1.3. Проблемы структуры Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства
К недостаткам организационной структуры управления Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства можно отнести: отсутствие регламентов проведения операций, проблема смены кадров на ключевых постах, отсутствие службы внутреннего контроля.
1. Отсутствие регламентов. В некоторых организациях выполнение функций и процедур не регламентировано внутренними стандартами организации, положениями и инструкциями. Осуществление операций сотрудниками при отсутствии закреплённых и утверждённых органами управления отдельных документов приводило к возникновению нарушений технологий процессов, а также к наличию ошибок, что негативно сказывается на деятельности организации в целом. Необходимость строгой регламентации всех действий подтверждается тем, что при соблюдении каждым специалистом установленных технологий снижается вероятность ошибок.
2. Отсутствие службы внутреннего контроля. До настоящего времени созданию эффективной службы внутреннего контроля не уделялось должного внимания. Основной функцией служб внутреннего контроля является проверка соответствия деятельности организации требованиям законодательства.
3. Медленная передача и переработка информации из-за множества согласований, а, следовательно, замедляются процессы принятия управленческих решений.
Схему принятия управленческих решений в Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства можно детализировать на отдельные шаги, входящие в тот или иной этап процесса принятия решений. (Рис. 7)
Осознание
и установление симптомов затруднения Сбор
информации Релевантная
информация Формулировка
ограничений
и критериев Определение
альтернатив Оценка
альтернатив Выбор
альтернативы Диагностика
проблемы Обратная
связь Фильтр
Организация
выполнения
решения
Рисунок 7 - Схема принятия управленческих решений в Департаменте
Количество подчиненных/количество начальников. В целом по организации диапазон контроля равен 97/38=2.55.
Таким образом, организационная структура Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства на сегодняшний день характеризуется общим низким диапазоном контроля, а соответственно высокими накладными расходами. При этом она не является сбалансированной, то есть по целому ряду должностных позиций диапазон контроля явно превышен. Соответственно целый ряд управленческих функций выполняется недостаточно эффективно, например: мотивация; внедрение новых способов организации труда. Целый ряд управленческих функций вообще не нашел отражения в данной организационной структуре. Это в основном функции и так далее.
Итак, проводя анализ существующей структуры управления Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства сделаны следующие выводы:
В структуре Департамента существуют преимущества:
1. Четкое распределение ответственности в рамках подразделений.
2. Высокий уровень координации взаимодействий функциональных подразделений.
И недостатки:
1. Низкая формализация внутренних процессов, высокая степень дублирования операций.
3. Несбалансированность организационной структуры, то есть Департамента характеризуется высокой структурой управления с относительно низким диапазоном контроля, при этом на ключевых должностях диапазон контроля значительно отличается от среднего по организации.