Организационные документы

Они определяют статус организации, систему управления, порядок ее работы.

Вот перечень вопросов, регулируемых с помощью организационных документов:

- создание организации;

- штатная численность и состав должностей;

- органы управления;

- совещательные органы;

- структурные подразделения;

- номенклатуры должностей;

- реорганизация;

- ликвидация.

К организационным документам относятся; устав организации; положения о структурных подразделениях, ее органах управления; регламент работы органов управления; штатное расписание, положение о персонале, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации; должностные инструкции работников, правила, памятки и др.

Цель разработки организационных документов - рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Распорядительные документы

Любая организация должна работать эффективно в соответствии с поставленными перед ней задачами. С этой целью орган управления (коллективный или единоличный) издает множество распорядительных документов для организации ее повседневной деятельности.

Распорядительные документы могут называться по-разному. Если документ принимает коллегиальный орган управления организации, то используются такие названия, как решение. Если документ издает единоличный орган организации, то используются названия приказ, распоряжение, указание.

Текст распорядительного документа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, причины, факты, послужившие основанием издания документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, распоряжения, указания - ОБЯЗЫВАЮ, постановления - ПОСТАНОВЛЯЕТ или ПОСТАНОВИЛИ, решения - РЕШИЛИ.

Дата в распорядительном документе проставляется лицом, его подписавшим.

Назначение видов распорядительных документов:

- приказ издается единоличным органом управления организации для разрешения основных задач, стоящих перед организацией;

- распоряжение руководителя организации предназначается для разрешения оперативных вопросов в жизни организации;

- указание - это документ руководителя, издаваемый по вопросам, связанным с организацией исполнения нормативных актов (законодательных или корпоративных);

- решение - это распорядительный документ коллегиального органа, существующего в организации, принимаемый по вопросам, относящимся к его компетенции.

Учетно-расчетные (бухгалтерские) документы

Ни одна организация не обходится без совершения финансово-хозяйственных операций. Учет финансов, материальных средств, движения товаров и услуг и есть бухгалтерия.

Бухгалтерский учет безусловно является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это есть письменное свидетельство осуществления хозяйственной или финансовой операции и права на ее совершение.

Значение документов в ведении хозяйственной деятельности достаточно велико. Документы служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Вот почему столь жесткие требования предъявляются к их составлению. Они таковы:

1) к учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации;

2) документы, о которых идет речь, для придания им юридической силы обязательно должны иметь следующие реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц;

3) первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после ее окончания;

4) документы должны составляться четко и ясно. Как в тексте документа, так и в цифровых данных не разрешаются никакие подчистки, помарки и неоговоренные исправления. В кассовых и банковских документах исправление записей не допускается вообще;

5) за достоверность данных и качество составления документов несут ответственность лица, подписывающие документы (директор, заведующий, главный бухгалтер, кассир, приемщик и др.).

Документы, составленные с нарушением установленных правил, не имеют юридической силы. Они не могут служить основанием и доказательством совершения операции. Все документы по финансово-расчетным операциям при их дальнейшей обработке должны подвергаться строгому контролю по форме и по существу.

Виды документов по финансово-расчетным операциям:

- денежный чек; - расчетный чек; - чековые книжки; - счет-фактура; - обязательство кассира;

- платежное поручение; - лицевой счет - и др.