Договорная процедура

Действия, составляющие содержание договорной работы, группируются по стадиям, на каждой из которых работниками организации решаются свои задачи относительно формирования и исполнения договорных обязательств. Перечень вопросов, которые необходимо решить в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждой отдельной организации. Вместе с тем договорная процедура обычно включают следующие стадии.

Подготовка к заключению договоров

Порядок и сроки заключения договоров обусловлены порядком и сроками планирования организациями своей деятельности. Основная масса договоров заключается во второй половине календарного года, даже ближе к его завершению. В связи с этим появилось понятие договорной кампании как работы по массовому оформлению договорных отношений на очередной год. Потребность в проведении таких кампаний более ощутима у организаций, заключающих значительное количество договоров. Подготовка требуется, причем особая, и для заключения отдельных договоров (неординарных, сложных по характеру и по количеству согласовываемых сторонами вопросов либо по их субъектному составу).

В содержание подготовительной стадии договорной работы входят:

- преддоговорные контакты с будущими контрагентами; - разработка основных условий; - подготовка бланков договорной документации; - составление планов проведения договорной кампании - и др.

Первые два пункта подготовительной стадии реализуются, как правило, путем переговоров с контрагентами. Именно переговоры определяют суть договорных отношений, от них многое зависит. Сам процесс переговоров - дело психологически очень трудное. Вот почему в западных компаниях не только для облегчения труда переговорщиков, но и прежде всего для достижения нужного эффекта от переговоров составляется специальная внутренняя инструкция (корпоративный акт), своего рода перечень "ценных указаний" для ведения переговоров

В частности, в ней рекомендуется сотрудникам:

- вести переговоры целенаправленно, сухо, динамично, гибко ("нет" менять на "да, но...");

- в ходе переговоров приглашать партнеров на обед или ужин (на дом - только при тесных контактах плюс при наличии симпатии). Если сотрудник сам принимает приглашение прийти на домашний ужин, для хозяйки дома следует непременно приобрести цветы, сувенир и т.п.

Оценка оснований заключения договоров

Главный вопрос, который должна решить организация, - заключать или не заключать договор. Оценка базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится организация. Однако ее право выбирать контрагентов по договору на основе своего усмотрения нельзя абсолютизировать. Если принимается решение об отказе от заключения договора при наличии предварительного договора или договора о намерениях, у организации возникает обязанность аргументировать свой отказ, причем сделать это нужно до того, как предполагаемый контрагент совершит определенные действия, связанные с материальными затратами.

Оформление договорных отношений

Заключение договоров может включать в себя следующие этапы:

1) работа над проектами договоров; 2) урегулирование разногласий; 3) конкретизация содержания заключенных договоров; 4) изменение или расторжение договоров.

Проекты договоров, как правило, разрабатываются службой, ответственной за ведение договорной работы. Результаты фиксируются в документах, выполненных в виде проекта договора, протокола разногласий или другой договорной документации. Эти документы подлежат всестороннему рассмотрению службами, отвечающими за участки работы, связанные с техническим, производственным, материальным, финансовым и правовым обеспечением исполнения договоров. Традиционная форма проверки соответствия проектов договорной документации интересам предприятия - визирование.

То, что касается формы соглашения, то здесь используется как бумажная, так и электронная. Бумажный документ до сих пор остается одним из необходимых носителей достигнутого соглашения. То, что касается ведения учета исполнения договоров, то здесь компьютер незаменим.

Составленный проект договора передается контрагенту. Во многих случаях содержание договора вызывает возражения контрагента, и тогда требуется применение процедуры разрешения разногласий. Работа, связанная с урегулированием разногласий, во многом сходна с работой над проектом договора: в обоих случаях стоит задача отыскать вариант, приемлемый для сторон и отвечающий их законным интересам.