Глава 3. Рекомендации по орагнизации кадрового документооборота в рекламном агентстве «городская реклама»

Прежде всего считаю необходимым:

1. Организовать самостоятельное структурное подразделение – кадров с непосредственным подчинением руководителю.

С учетом изложенного организационная структура отдела кадров предприятия может быть представлена в следующем виде

Руководитель организации

Менеджер по персоналу

Делопроизводитель

2. Организовать программное обеспечение отдела кадров

3. Внедрить мероприятия по адаптации и обучению кадров

4. Непосредственное ведение делопроизводства возложить на должностные лица, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Рис.2 – Примерный состав кадровой документации.⁶

5. Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом, поэтому считаю необходимым оформить и упорядочить документы, регламентирующие деятельность персонала и учет кадров.

Рис.3 – Документация по личному составу

6. Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. В связи, с чем необходимопереложить прямые обязанности кадрового работника по формированию приказов по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрацию с секретаря на делопроизводителя. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы.

7. Внедрить оформление должностных инструкций

Во-первых, без правильных и грамотно составленных должностных инструкций невозможно эффективное управление персоналом, вне зависимости от профиля и размера бизнеса. Ключевым моментом управления трудовым процессом в любой организации является создание ее структуры, распределение функций между ее элементами. Должностная инструкция - простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально корпоративную структуру, соответствующую динамике и целям развития организации, регламентировать деятельность каждой ее единицы. Во-вторых, как нормативно-правовой документ должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, для определения правомерности тех или иных мер дисциплинарных взысканий. Несмотря на то что должностная инструкция не является обязательным кадровым документом и ее существование – это право, а не обязанность работодателя, все-таки этот локальный нормативный акт относится к тем документам, который лучше принять, чем проигнорировать. При разработке должностных инструкций рекомендуется ввести соответствующее положение, в котором будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку. Положение о должностной инструкции — необязательный документ, но лучше разработать этот локальный нормативный акт. Он позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы.

8. Нанять бухгалтера так как, бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования и начисление заработной платы.

9. Нанять юриста. В связи с тем, что у руководителя не достаточно знаний в области кадровой политики, ему необходима постоянная консультация юриста, для того чтобы руководитель мог контролировать работу вновь созданного отдела хотя бы на время его формирования. Сегодня считается, что на предприятии обязательно должен быть свой юрист, ведь если понадобится задать вопрос адвокату, не нужно будет записываться на платную юридическую консультацию – специалист будет, как говорится, всегда под рукой. Деятельность любой компании связана с заключением договоров, оформлением сделок, а также и с решением налоговых вопросов. В современном мире считается, что все эти вещи должны проходить через руки грамотного юриста, поэтому многие предприниматели часто обращаются за юридической консультацией, затрачивая огромное количество времени.