Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
«Кадры решают все, а не кобылы и машины».
Речь Сталина перед выпускниками военных академий 4 мая 1935 года
Управление персоналом (англ.Human Resource Management, HRM) — область знаний и практической деятельности, направленная на обеспечение организации «качественным» персоналом (способным выполнять возложенные на него трудовые функции) и оптимальное его использование. В различных источниках могут встречаться и другие названия: управление трудовыми ресурсами, управление человеческим капиталом, кадровый менеджмент, менеджмент персонала.
Прозвучавший в период индустриализации СССР лозунг: «Кадры решают всё» [1], был и остаётся актуальным в наше время. Стремительное развитие технологий, внедрение новой техники, методов организации и управления требует от людей соответствующих навыков, знаний и способностей для обеспечения эффективного функционирования организаций, достижения личных целей и интересов общества. «Чтобы привести технику в движение и использовать ее до дна, нужны люди, овладевшие техникой, нужны кадры, способные освоить и использовать эту технику по всем правилам искусства. Техника без людей, овладевших техникой, мертва. Техника во главе с людьми, овладевшими техникой, может и должна дать чудеса. Если бы на наших первоклассных заводах и фабриках, в наших колхозах и совхозах, в нашей Красной Армии имелось достаточное количество кадров, способных оседлать эту технику, страна наша получила бы эффекта втрое и вчетверо больше, чем она теперь имеет. Вот почему упор должен быть сделан теперь на людях, на кадрах, на работниках…».1
Прошло более семидесяти лет, а важность кадрового вопроса была и остаётся на одном из первых мест. Деятельность по управлению персоналом целенаправленное воздействие на человеческую составляющую организации, ориентированное на приведение в соответствие возможностей персонала и целей, стратегий, условий развития организации. Если раньше кадровой политикой занималось только государство, то с приходом рыночных отношений управление персоналом и кадрами полностью ложиться на плечи работодателя.
В первой части настоящей работе рассматривается непосредственная организация кадрового делопроизводства на предприятии. Кадровое делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учетом, а также учетом рабочего времени и расчетов сперсоналом.
Во второй, практической части приводятся примеры способов расчёта коэффициента оборота кадров по приему и увольнению, коэффициента текучести и стабильности кадров, а также показана связь и влияние изменения численности работников на основные показатели деятельности предприятия.
1 Делопроизводство в управлении персоналом
1.1 Состав документации кадровой службы
Для понимания темы рассмотрим некоторые понятия связанные с делопроизводством в управлении персоналом.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами2.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием– запись – фиксация информации на различных носителях по установленным правилам. Вопросы движения и учета документов определяются понятиемдокументооборот– движениедокументовв организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Деятельность по организации хранения документов относят кархивному делу. Посколькууправленческая деятельностьчеловека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)3. Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".
Хотелось бы отметить, что состав документации кадровой службы определяется как размерами самой организации (организационной структурой), так и направлением деятельности. Можно выделить следующие организационные формы осуществления кадровой работы на предприятиях разной направленности, численности и структуры:
самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю предприятия или его заместителю;
выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудникам предприятия;
выполнение функций кадровой службы сотрудником, основные обязанности которого не совпадают с возложенными задачами по кадровой работе.
С учетом изложенного организационная структура отдела кадров предприятия может быть представлена в следующих видах (рис.1):
Рис.1 – Примеры организационных структур кадровой службы.4
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.
Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.
Рис.2 – Примерный состав кадровой документации.5
Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику.Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация» (рис.2). Весь комплекс этих документов систематизируется по различным признакам. Как следует из схемы по целевой принадлежности выделяют две основные группы кадровых документов:
1. Локальные нормативные акты, связанные с управлением персонала – составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В ОКУД эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
2. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Более подробный перечень кадровой документации по основным кадровым процедурам представлен в Приложении 1.