23. Автоматизированные информационные технологии управления персоналом

Автоматизированные информационные технологии управления персоналом — это совокупность методов и программно-техниче­ских средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспе­чивающую сбор, обработку, хранение и транспортировку инфор­мации по кадрам с целью снижения трудоемкости процессов ис­пользования информационного ресурса, а также повышения их эффективности, надежности и оперативности.

Важнейшими стадиями автоматизированных информац-ых технологий управления персоналом являются:

• сбор данных о персонале и первичная информация;

• обработка данных о персонале и получение результатив­ной информации;

• передача результатов информации о персонале для приня­тия управленческих решений.

Приведем классификацию автоматизированных информацион­ных технологий управления персоналом по следующим признакам:

• по способу реализации в информационных системах: тради­ционные технологии (бумага); новая технология (основанная на применении персонального компьютера, средств связи);

• по степени охвата технологий и задач управления: элект­ронная обработка данных; технологии поддержки приня­тия решений;

• по классам реализуемых технологических операций (по виду обрабатываемых данных). Например: вид информации: текст; данные (табличный редактор); графики; знания: объекты реального мира;

• по типу пользовательского интерфейса: пакетная автома­тизированная информационная технология (исключает воз­можность влияния на программу); диалоговая автоматизи­рованная информационная технология (неограниченные возможности действия с информационными ресурсами); сетевая автоматизированная информационная технология (представляет средства удаленного теледоступа).

Целью применения автоматизированной информационной тех­нологии управления персоналом является удовлетворение инфор­мационных потребностей всех без исключения сотрудников орга­низации, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления, и в первую очередь, для служб управления персоналом. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления пер­соналом и используется для структуризации решаемых задач в сфере управления кадрами.

Специалист по автоматизированным информационным техно­логиям управления персоналом призван решать следующие задачи:

• уметь создать новую информационную систему управления пер­соналом; настроить ее работу;

• обеспечить непрерывное развитие;

• обеспечить применение новейших сетевых технологий в управ­лении персоналом.

Возможность решения этих задач требует наличия определен­ных знаний, которые могут быть сгруппированы в три направ­ления:

• знание современных технических средств обработки инфор­мации;

• знание современных программных продуктов по управле­нию персоналом;

• знание возможностей современных коммуникационных систем.

Сотрудник кадровой службы работает с персональными дан­ными, которые относятся к категории конфиденциальной инфор­мации. Не допускается сбор, хранение, использование информации о частной жизни, а также информации, нарушающей личную и семейную тайну и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Особо отметим, что кадровые службы как юридические лица в соответствии со своими полномочиями, владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность и порядок ее использования в соответствии с законодательством РФ

Кроме того, персональные данные о работниках организации могут рассматриваться как вид экономической информации, под которой понимается совокупность сведений, отображающих состояние экономики объектов. Именно в этом смысле персональные данные, которые складываются из профессиональных и личностных характеристик граждан, которые имели или име­ют рабочие места в организациях, можно рассматривать как вит экономической информации.

Информацию о конкретном работнике, позволяющую идентифицировать ею личность, составляют: данные, подтверждающие личность; физические характеристики; данные о состоянии здоровья; характеристики образовательною уровня; профессиональ­ные характеристики (включая оценку трудового вклада, карьерные устремления, пожелания работника в направлении изменения профессионального или должностного статуса); данные о бла­госостоянии; данные для налоговых служб; данные о лицензи­ях и разрешениях; сведения о взаимоотношениях с органами правопорядка; сведения о частной собственности.

В современных информационных технологиях организации вы­деляют автоматизированное рабочее место специалиста кадро­вой службы. Автоматизированное рабочее место (АРМ) работни­ка кадровой службы — совокупность организационно-программных технических ресурсов, обеспечивающих специалисту но персона­лу сбор персональных данных, их автоматизацию и автоматиза­цию управленческих функций в области управления персоналом. АРМ оснащено программными, техническими, методическими разработками.

Комплекс задач по управлению персоналом, решаемых на базе АРМ, включает: учет приема, перемещения и увольнения персонала; оформление приема кадров, перевода, отпуска, коман­дировки, увольнения; ведение базы данных (БД) кандидатов на вакантные должности; наполнение БД по кандидатам; получе­ние отчета по заявке на вакантную должность и отчетной доку­ментации; ведение штатного расписания.

На практике реализация в информационной системе органи­зации функций управления персоналом требует наличия следу­ющих составляющих программного обеспечения:

• Модуль кадрового учета — для поддержки непосредствен­ной работы менеджера кадровой службы.

• Модуль управления штатным расписанием — для планиро­вания численности работников и фонда заработной платы.

• Модуль расчета заработной платы — для распределения и рас­чета заработной платы.

• Система управлении документами (СУД) — для документаль­ного обеспечения управления персоналом.

• Юридическая справочная система — для соблюдения всех правовых норм и выполнения инструкций.

• Экспертные системы — для проведения аналитических исследований значитель­ное число интегрированых систем западных разработчиков, таких, как /?/3 фирмы Л/1/', Ваап (Наем), ОтекАррИсаИопх(Огас!е).

Основные недостатки зарубежных программных продуктов — это слабая адаптация к российскому законодательству, ограни­ченная локализация (т.е. перевод на русский язык не всех эле­ментов интерфейса) и очень высокая стоимость.

Перечень основных пакетов прикладных программ но управле­нию персоналом, наиболее известных в России и странах СНГ, включает в себя:

• пакет «Ьосс-кадровик>> компании АйТи -— комплексная система, позволяющая формировать и вести штатное рас­писание, хранить полную информацию о сотрудниках, от­ражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать заработную плату и т.д.;

• пакет «Атлант-кадры» фирмы «Атлант/Информ», предна­значенный для автоматизации учета кадров предприятий любой формы собственности;

• пакет по управлению кадрами фирмы //У///У, позволяющий автоматизировать следующие кадровые процедуры: прием сотрудников; перемещение сотрудников; отпуска сотруд­ников: увольнение сотрудников; личная карточка; подборкадров:

• автоматизированное рабочее место «Учет личною состава» фирмы «Инфософт», предназначенное для учета личного состава предприятий любого типа: государственных, совмест­ных, бюджетных, акционерных;

• модуль «Бизнес-кадры» интегрированного пакета «Галак­тика» московской корпорации «Галактика». Комплекс за­дач «Учет и управление кадрами» входит в состав контура административного управления наряду с такими модуля­ми, как «Финансовое планирование», «Календарно-сетевое планирование», «Анализ финансовой и хозяйственной деятельности», «Управление маркетингом», «Управление документооборотом»;

• пакет прикладных программ белорусского предприятия «НИИЭВМсервис» по управлению кадрами;

• система «Кадры» украинской фирмы АNТЕС, ориентирован­ная на выполнение основных действий кадровой службы;

• модуль «Управление персоналом», представленный в составе системы электронного документооборота М.Sуstem разра­ботанной в Санкт-Петербурге специализированным пред­приятием « СотриterLand/St. Реterburg»;

• АСУ «Кадры», охватывающая набор основных функций управления персоналом во ВНИПИ АСУ «Газпром» и ап­парате управления НПО «Союзавтоматика» и др.

Среди разнообразных справочно-информационных систем, содержащих юридическую информацию для работников кадро­вых служб, наибольший интерес и практическую ценность пред­ставляют справочно-информационные системы законодательных актов.

Кроме этого, все более широкое распространение Интернета в России открывает перед кадровыми службами новые возмож­ности в решении профессиональных задач. С одной стороны, можно разместить на собственном или арендуемом узле (сайте) информацию об организации и ее кадровых потребностях, а с дру­гой — получить информацию, размещаемую на веб-страницах кадровыми агентствами, учебными заведениями, консалтинго­выми организациями и пр.

Автоматизированные информационные технологии управле­ния персоналом призваны решать следующие комплексы задач: работа с персоналом на уровне отдела кадров (наем, отбор, учет, перемещения и т.п.); социологические исследования; психоло­гические аспекты подготовки и проверки персонала; нормиро­вание труда; оплата труда; планирование трудовых показателей; оперативно-производственное управление трудовыми показа­телями; организация труда; социальное и медицинское обслужи­вание; техника безопасности.

Предложенное распределение по уровням не означает, что именно в такой последовательности должны разрабатываться и внедряться соответствующие комплексы информационных уп­равленческих задач. Работы по всем уровням производятся, как правило, параллельно. Присоединение каждого нового уровня (неважно в какой последовательности) только расширяет границы предметной области и представляет процесс «Управление пер­соналом» в более полном объеме.

Вопросы кадровой политики, как на текущий момент, так и на долгосрочную перспективу, решаются во всех без исклю­чения организациях —- от крупных до мелких, которые могут при­надлежать к различным формам собственности.

Для формирования бизнес-плана организации могут исполь­зоваться специальные пакеты, с помощью которых проводит­ся компьютерный анализ инвестиционных проектов органи­зации, рассчитанные как на среднесрочную, так и на долго­срочную перспективу. В рамках подобных инвестиционных проектов производится проектирование номенклатуры и объема продукции, оценивается трудоемкость ее изготов-ления и тру­доемкость производственной программы. Здесь же определя­ется потребность в оборудовании и необходимость обучения или переобучения персонала. Расчеты по количественному и ква­лификационному составу производятся в процессе составле­ния бизнес-плана и зависят от содержания портфеля заказов (на выпуск продукции или оказания услуг) и технологии про­изводства.

Для подбора персонала сотрудники кадровой службы могут обратиться в базы данных служб занятости или профсоюзных организаций через глобальную сеть. Кроме этого, организация может разместить объявления о вакансии на соответствующем сайте в Интернете.

В ответ на рекламу все заинтересованные лица подготавли­вают необходимый пакет документов и направляют его в кадро­вую службу организации, которая регистрирует эти документы и заполняет базы данных претендентов на вакансии. Если при реализации инвестиционного плана встает вопрос об обучении сотрудника или о его перемещении, то служба управления пер­соналом также обращается в созданную соответствующую базу данных. Очень большие возможности открываются при исполь­зовании информационных технологий при проведении деловойоценки персонала.

Помимо рассмотренных видов пакетов прикладных программ для кадровых служб, может представить интерес еще один класс программных продуктов, который называется «Экспертные си­стемы» (ЭС). Экспертные системы — разновидность прикладной программы, которая решает проблемы и делает выводы, объяс­няя их. Результат их работы заранее неизвестен, поскольку ход алгоритма рассуждений строится в зависимости от постоянно дей­ствующего при решении диалога с пользователем, а следовательно, определяется его ответами. Экспертные системы являются пер­вым этапом в создании искусственного интеллекта. Они разра­ботаны для самых различных предметных областей и могут использоваться как основа маркетинговых исследований в области управления персоналом.

В частности, создаются ЭС для службы управления персона-лом по отбору, оценке и расстановке кадров, которые рекомендованы для использования в банках, на промышленных предприятиях, в строительных организациях, рекрутинговых организациях и в организациях других сфер деятельности. Такие ЭС позволяют выполнять компьютерное психофизиологическое об следование и тестирование работников, проводить профориентацию, профотбор, прием на работу, сокращение штатов, аттестацию, получать рекомендации по наиболее эффективному использованию каждого работника в условиях конкретного пред приятия, создавать профили профессий и должностей, оценивать профпригодность работника, совместимость «команды» и дру­гие функции.

Таким образом, на современном этапе развития автомати­зированных информационных технологий работники служб уп­равления персоналом могут не только упростить процедуру вы­полнения задачи управления персоналом и снизить трудоем­кость ее выполнения при помощи формализации и использования работы в автоматизированном режиме, но и добиться макси­мального сокращения затрат на сбор, передачу, обработку кад­ровой информации, не посягая на ее полноту и достоверность. При этом происходит повышение качества принимаемых уп­равленческих решений за счет более «высокой» информаци­онной поддержки руководства, возрастает уровень компетен­тности и подготовки самих работников служб управления пер­соналом.