5.Формы делового общения

1. Правила подготовки и проведения деловой беседы

2. Правила подготовки и проведения переговоров с деловыми партнерами

3. Правила подготовки и проведения публичного выступления

4. Правила подготовки и проведения служебного совещания

1). Правила подготовки и проведения деловой беседы

Деловая беседа — процесс общения с использованием вер­бальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности.

Процесс деловой бесе­ды можно представить таким образом:

1. Подготовка к беседе (определение цели, информационная подготовка, обработка понятий и суждений, определение последовательности и содержания аргументации, формирование состава участников, выбор времени и места проведения беседы с учетом элементов невербальной связи)

2. Моделирование беседы (анализ возможной ответной реакции собеседника. Следует спрогнозировать максимально возможное число встречных реакций собеседника на те или иные высказывания).

3. Проведение беседы скла­дывается из трех этапов — начального, основного этапа и этапа выхода из беседы. Особенности человеческой психики таковы, что серьезные, деловые вопросы решаются легче после создания ат­мосферы благожелательности и доверительности. Такая атмосфера создается посредством не относящихся к предмету деловой встречи фраз, обмен которы­ми позволяет не­сколько расслабиться в преддверии обсуждения серьезных про­блем. Естественно, начальный этап беседы не должен быть слиш­ком растянут по времени. Основной этап включает в себя эффективное слушание, использование тактики постановки вопросов. Этап выхода из беседы, так же как и начальный этап, не должен быть очень длительным. Он должен способствовать со­хранению делового настроя участников и указывать в коррек­тной форме на то, что все возможные результаты беседы дос­тигнуты и лимит ее времени исчерпан.

2). Правила подготовки и проведения переговоров с деловыми партнерами

Существуют различные точки зрения на соотношение понятий «деловая беседа» и «переговоры». В принципе допустимо ставить между ними знак равенства. Представляется целесообразным раз­делить эти два понятия, но с естественной оговоркой, что между ними существует тесная взаимосвязь. Она заключается в исполь­зовании при подготовке и проведении переговоров с деловыми партнерами практически всех рекомендаций, касающихся деловой беседы. Тем не менее, переговоры представляют собой более слож­ный и ответственный процесс. Они связаны, как правило, со вза­имоотношениями с внешним окружением и завершаются (опять-таки, как правило) заключением принципиальных со­глашений, подтверждаемых организационно-правовыми документами. Переговоры с деловыми партнерами связаны с бо­лее обширным сводом правил подготовки, проведения, анали­за результатов по сравнению с деловой беседой. Хотя еще раз следует подчеркнуть условность данного деления.

3). Правила подготовки и проведения публичного выступления

Знание правил и обладание навыками риторики, т. е. теории построения, подготовки и доведения до слушателей публичного выступления в различных формах, позволяют смоделировать его ход, спрогнозировать возможную реакцию слушателей, а также наметить способы использования стилистических форм повыше­ния выразительности речи, основных правил культуры дискуссии.

Подготовка к публичному выступлению включает три основ­ные группы правил, которые можно условно разделить по хроно­логическому принципу: предварительная отработка навыков рито­рики; непосредственная подготовка к публичному выступлению; изучение навыков поведения во время выступления.

♦ Предварительная отработка навыков риторики может предусматривать несколько искусственных приемов, позволяющих, поддерживать оратору повседневную общую готовность к работе с аудиторией. В качестве искусственных приемов, позволяющих поддержи­вать общую готовность к работе с аудиторией, могут использовать­ся следующие:

• Выступление перед воображаемой группой слушателей или перед группой доверенных лиц

• Краткое изложение выбранного текста.

• Отработка определений каких-либо терминов и понятий, используемых в сфере профессиональной деятельности ора­тора. Когда человек четко ориентируется в терминологии, ему становится проще строить выступления, делать логичес­кие связи и обобщения.

• Использование опыта ведущих ораторов

♦ Следующая группа правил может быть определена как не­посредственная подготовка к публичному выступлению. При непосредственной подготовке к выступлению следу­ет в первую очередь уделить внимание его структуре.

В общем случае может быть рекомендована следующая струк­тура выступления:

• вступление, стержневая идея доклада; Стержневая идея выступления должна формулироваться до­статочно кратко, в тезисной форме, акцентируя внимание слу­шателей на предмете доклада,

• краткая история рассматриваемого вопроса;

• тенденции развития проблемы;

• накопленный опыт (положительный и отрицательный) реше­ния рассматриваемых вопросов;

• предложения по решению проблемы. Основной частью выступления следует считать формулирова­ние предложений по решению проблемы, поднятой докладчиком. Регламентом на нее должно быть отпущено, соответственно, от одной трети до половины времени доклада.

• заключение.

Заключение целесообразно делать, как правило, в случае дос­таточно длительного выступления. В заключении рекомендует­ся повторить стержневую идею, а также кратко, в тезисной фор­ме без соответствующих основной части комментариев и пояс­нений повторить главные предложения по решению проблемы.

♦ В ходе подготовки к встрече с аудиторией следует учитывать правила изучения навыков поведения во время выступления.

Поведение во время выступления должно способствовать достижению его целей, реализации подготовленного плана вы­ступления (при необходимости — его оперативной корректи­ровке), использованию продуманных заранее преимуществ устной речи. В то же время манера поведения выступающего не должна отвлекать слушателей от целостного восприятия сообще­ния. Поведение докладчика должно быть естественным, соответ­ствующим проблематике выступления и составу аудитории.