3. Бухгалтерская обработка документов
Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, до записи по счетам бухгалтерского учета подвергаются бухгалтерской обработке.
Бухгалтерская обработка заключается в следующем:
Проверка
Шифровка (при механизации учета)
Таксировка
Группировка
Оформление бухгалтерскими проводками (контировка)
Гашение
1. Проверка документов включает в себя:
а) Формальная проверка – выявляют, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.
б) Счетная проверка, т.е. контроль за правильностью итогов, вычислений, подсчетов.
в) Проверка по существу – выявляют законность и целесообразность каждой хозяйственной операции, отраженной в документе, была ли выполнена эта операция на самом деле и в указанном объеме.
2. После проверки документы шифруются. Для этой цели на предприятии разрабатывается целая система шифров.
3. Таксировка – проставление в документах цены и суммы (умножается количество на цену).
4. В бухгалтерию поступает большое количество документов, отражающих однородные операции. Для того, чтобы собрать общие суммы по однородным признакам, документы группируются в специальных накопительных ведомостях.
5. Далее производится контировка документов, т.е. проставляется корреспонденция счетов, на которые следует произвести запись по дебету и кредиту определенной суммы, указанной в документе.
6. Документы после их использования гасятся, т.е. на них ставится специальный штамп «Получено», «Оплачено», «Погашено».
Также штампы ставятся в основном на денежных документах. На остальных документах указывают номер регистра и номер строки, куда сделана запись (журнал-ордер, главная книга).
4. Документооборот и его значение. Хранение бухгалтерских документов
Движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их в бухгалтерском учете и последующей передачи в архив, называется документооборотом.
Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером, он является элементом учетной политики предприятия. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота.
График документооборота позволяет задать схему и сроки прохождения документов внутри бухгалтерии по отдельным рабочим местам.
Основные этапы документооборота:
Составление и оформление документа.
Прием и проверка документа в бухгалтерии.
Движение документа по рабочим местам бухгалтерии и использование его в учете.
Перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки.
Подшивка документов в папки (дела) и передача их в архив.
На начальном этапе составления графика главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами. Каждому лицу вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки (дела) и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивают их сохранность и удобство хранения. Каждой папке присваивается номенклатурный номер. Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, следствия, прокуратуры, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер вправе снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.
В соответствии с перечнем типовых документов и ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст.17) предприятия должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.