Работа № 9 Справочная система Word

Справочная система Word 97 построена по правилам, единым для всех программ Microsoft Office 97. Она является контекстно-зависимой и предоставляет три варианта ее использования:

• с помощью Помощника;

• просмотр разделов справки (вызов справки);

• вывод подсказок.

1. Просмотр разделов справки

Просмотр разделов справки реализуется командой меню

? / Вызов справки.

Открывается диалоговое окно «Справочная система: Microsoft Word», содержащее три закладки:

• Содержание;

• Указатель;

• Поиск.

Каждая из них предоставляет свои возможности получения нужных сведений.

1.1. Закладка «Содержание»

Это справочник по работе с MS Word. Все темы в нем сгруппированы в книжки. Открывается книжка двойным щелчком либо ее выделением с последующим нажатием кнопки «Открыть». Книжки могут быть вложенными. Страница со справкой содержит ответ на вопрос и, возможно, ссылки на связанные с этой темой разделы. Ссылки в тексте справки выделены зеленым цветом или значком с двойной стрелкой. На ссылках курсор мыши превращается в «руку».

1.2. Закладка «Указатель»

Справка MS Word проиндексирована по основным словам и понятиям. Для получения информации в первом поле необходимо набрать слово – интересующий нас термин или понятие. По мере набора слова во втором поле мы будем приближаться к искомому термину. Когда он найден, нужно дважды щелкнуть по нему или один раз щелкнуть по кнопке «Показать».

1.3. Закладка «Поиск»

Это довольно мощный инструмент получения справочной информации.

Порядок действия для получения информации следующий:

1. переключиться на закладку «Поиск»;

2. вполне вероятно, что появится окно «Мастер настройки поиска». Выбрать один из вариантов (для начала лучше первый, как рекомендуется) и нажать кнопку «Далее»;

3. Теперь в первое поле следует ввести нужные слова, например, «шрифт». В поле 2 будет выделено это слово.

4. В поле 3 выбрать нужный раздел, например, «Вставка символов, отсутствующих на клавиатуре» и нажать кнопку «Показать».

2. Помощник

Помощник – это очеловеченная оболочка справочной системы.

Для вызова Помощника следует нажать кнопку со знаком вопроса на панели инструментов либо клавишу F1. Появится окно с Помощником. Теперь он будет помогать, когда включен.

Помощник может отображать:

• Разделы справочной системы, связанные с выполняемым пользователем действием (которые предлагаются еще до того, как пользователь сформулировал свой вопрос);

• Советы по более эффективному использованию возможностей приложения и сочетания клавиш. О появлении нового совета говорит светящаяся лампочка в окне Помощника. Для просмотра совета следует щелкнуть лампочку.

• Сообщения, ранее отображаемые в диалоговых окнах.

3. Режим контекстной помощи

Этот режим включается нажатием комбинации клавиш SHIFT/F1 либо с помощью команды меню

? / Что это такое ?

При этом рядом с указателем мыши появится знак вопроса. Для получения справки нужно щелкнуть в нужном месте экрана, например, в поле документа или на панели инструментов.

4. Подсказки

Ряд элементов рабочей части экрана снабжены подсказками, которые появляются через 2 секунды после того, как на них остановится указатель мыши. Прежде всего это относится к инструментам на панели инструментов, а также некоторым элементам оформления экрана.

5. Лабораторное задание

1. Освоить методику получения справки с помощью Помощника.

2. Активизируйте Помощника и продолжайте работать. Время от времени он будет предлагать свои услуги. Если уж очень надоест – отключите.

3. Освоить методику получения справки с использованием команды меню ? / Вызов справки:

1. На закладке «Содержание» ознакомиться с содержимым некоторых книжек, например «Начальные сведения» или «Получение справочных сведений».

2. Выбрать закладку «Указатель». Освоить методику получения сведений, вводя в первое поле окна интересующие вас слова и понятия, например, документ, шрифт, абзац.

3. Познакомиться с методикой получения справки на закладке «Поиск». Попробуйте получить справку по таким словам, как шрифт, абзац и некоторым другим.

5.4. Освоить методику получения справки с помощью команды меню

? / Что это такое?

Попробуйте получить справку по некоторым инструментам панели инструментов, элементам рабочего поля формируемого документа.

Работа № 10

Работа с таблицами

1. Вставка таблицы

Работа с таблицами обычно начинается с вставки таблицы в документ.

Имеется два основных способа вставки таблицы: с помощью инструментов «Добавить таблицу» и «Таблицы и границы» или главного меню.

1. Вставка с использованием инструментов

1. установить курсор в место вставки таблицы;

2. нажать кнопку «Добавить таблицу» на панели инструментов;

3. с помощью мыши выбрать формат таблицы (количество строк и столбцов).

1. Вставка с помощью главного меню

1. установить курсор в место вставки таблицы;

2. выполнить команду меню

Таблица / добавить таблицу.

На панели настройки задать размеры таблицы (число строк и столбцов), а также ширину столбца. Параметр «Авто» для ширины столбца означает расположение таблицы по всей ширине страницы.

1. Вставка таблицы методом рисования

1. Нажать кнопку «Таблицы и границы» или выполнить команду меню «Таблица/нарисовать таблицу». На экране появится панель инструментов «Таблицы и границы», а указатель мыши примет форму карандаша;

2. Используя карандаш и другие инструменты, нарисовать таблицу.

2. Перемещение по таблице

Основной способ перемещения по таблице – установить курсор ввода в нужную ячейку и щелкнуть мышью. Кроме того, перемещаться можно с помощью клавиш-стрелок, клавиши TAB и некоторых других.

3. Ввод данных в таблицу

Ввод данных производится в текущую ячейку (т.е. в ячейку, в которой находится курсор), в соответствии с установленным форматом оформления (шрифт, выравнивание и т.д.). Каждую ячейку можно отформатировать как отдельный абзац.

4. Изменение размеров строк и столбцов таблицы

1. Использование мыши

Указатель мыши поместить на границу, которую нужно переместить. В тот момент, когда указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки, захватить границу и отбуксировать ее на новое место.

1. Использование меню

1. Выделить строки или столбцы, размер которых нужно изменить.

2. Выполнить команду

Таблица / Высота и ширина ячеек

3. На панели настройки задать необходимые размеры ячеек.

5. Выделение фрагмента таблицы

Для каждого элемента выделения существует область выделения:

- Ячейка – вблизи левой границы ячейки;

- Строка – левое поле листа напротив строки;

- Столбец – над столбцом вблизи границы таблицы.

Вот некоторые способы выделения фрагмента таблицы:

Элемент выделения	Действие
Ячейка	Щелчок в области выделения ячейки
Строка	Щелчок в области выделения строки
Столбец	Щелчок в области выделения столбца или ALT + щелчок в любой области столбца
Несколько ячеек	Обычным способом – с помощью мыши
Вся таблица	ALT + двойной щелчок по таблице или Команда Таблица / Выделить таблицу

6. Объединение и разбиение ячеек

1. Объединение ячеек

Содержимое нескольких ячеек будет располагаться в одной ячейке. Для выполнения необходимо:

1. выделить область объединения;

2. выполнить команду

Таблица / Объединить ячейки.

2. Разбиение ячеек

Одна ячейка или группа ячеек разбивается на несколько строк и столбцов следующим образом:

1. выделить ячейку или область ячеек;

2. выполнить команду «Таблица / Разбить ячейки»;

3. на появившейся панели настройки указать требуемое количество строк и столбцов.

7. Автоформатирование таблиц

Оформление таблицы можно осуществить одним из заготовленных шаблонов.

Для автоформатирования необходимо:

1. выделить всю таблицу;

2. выполнить команду меню

Таблица / Автоформат.

В диалоговом окне выбрать подходящий шаблон. Можно отменить действие тех или иных параметров автоформатирования (шрифт, цвет и т.д.), сохранив те, которыми была оформлена таблица.

8. Ориентация текста

Ориентацию текста можно изменить в любой ячейке. Для этого необходимо:

1. выделить ячейки, в которых необходимо изменить ориентацию текста;

2. выполнить команду

Формат / Направление текста.

3. В диалоговом окне выбрать желаемое направление текста.

9. Лабораторное задание

1. Вставить в документ таблицу с помощью инструмента «Добавить таблицу». Заполнить несколько ячеек, используя различные форматы оформления (шрифты, выравнивание, направление текста).

2. Вставить еще одну таблицу, используя команду меню «Таблица/Добавить таблицу». Ввести некоторые данные.

3. Выполнить изменение размеров строк и столбцов таблицы разными способами.

4. Выполнить несколько операций по изменению формата таблицы: вставку/удаление строк и столбцов, объединение и разбиение ячеек.

5. Используя справочную систему, попробуйте получить сведения о способах красочного оформления таблиц. Примените полученные сведения к созданным таблицам.

6. Выполнить автоформатирование созданных таблиц, используя различные форматы.