Современные системы бронирования

Современные системы бронирования, их характеристики

Компания HRS, официальный дистрибьютор Micros-Fidelio, представляет следующий пакет интегрированных систем.

Fidelio V8 — система управления гостиницей. Основные функции:

• управление связями с клиентами {Customer Relationship Management);

• ведение электронной карточки клиента;

• управление мероприятиями;

• электронная почта;

• организация конференций и банкетов;

• организация приема и размещения;

• бронирование номеров;

• поселение и выписка гостей;

• кассовые операции;

• управление номерным фондом;

• ведение ночного аудита;

• подготовка отчетов о работе гостиницы.

Fidelio V5 взаимодействует с различными системами Micros-Fidelio и программными продуктами сторонних разработчиков: системой управления ресторанами, телефонными системами и системами тарификации телефонных звонков, системой автоматических мини-баров, управления счетами клиентов, платного телевидения, электронных замков, авторизации кредитных карт, бухгалтерскими системами и др.

OPERA Enterprise Solution — комплексная система управления отелем, которая включает в себя систему автоматизации службы приема и размещения гостей (Property Management System), систему автоматизации отдела продаж и маркетинга (Sales and Catering), систему управления качеством обслуживания (Quality Management System), систему оптимизации прибыли (Revenue Management), систему управления мероприятиями (OPERA Activity Scheduler), систему централизованного бронирования (OPERA Reservation System), модуль бронирования через Интернет (Web-Self Service), централизованную информационную систему по клиентам (Customer Information System):

• myfidelio.net — система онлайн-бропироваиия;

• Fidelio Sales & Catering — система автоматизации отдела продаж и маркетинга;

• Materials Control — комплексная система управления складским учетом, калькуляцией и инвентаризацией;

• HRS Back Office — система управления бухгалтерией, складом и калькуляцией;

• Trako - система управления счетами клиентов;

• Micros — автоматизированная система управления рестораном;

• Bartech — система автоматических мини-баров;

• ТорLine Profit — система оптимизации прибыли.

Компания Knowledge Engineering Industries Company (www.kei.ru) представляет следующий пакет систем:

• KEI-Hotel — программный комплекс управления гостиницей;

• KEI-Billing — система учета телефонных переговоров;

• KEI-WorkTime — автоматизированная система учета рабочего времени;

• KEI-Biser — система контроля доступа.

Компания «Рексофт» представляет систему комплексной автоматизации гостиницы «Эдельвейс/Medallion». Основные функции системы:

- организация индивидуального резервирования;

- организация группового резервирования;

- организация резервирования по тину номера;

- создание плана событий (конференции, съезды и др.);

- ведение архива гостей, фирм, туроператоров и турагентств;

- квотирование турагентств и туроператоров;

- ведение лицевых счетов гостей и групп;

- контроль и изменение статуса комнат (например, при постановке на ремонт);

- отслеживание статистики загруженности гостиницы;

- формирование отчетов по работе гостиницы;

- управление помещениями, арендуемыми на непродолжительный срок;

- управление сообщениями для гостей.

Дадим краткую характеристику системы «Эдельвейс/Medallion».

Основная задача — автоматизация служб бронирования и размещения, коммерческого отдела и бухгалтерии. Система построена по модульному принципу, на основе технологии «клиент—сервер». Одним из важнейших преимуществ является использование визуального плана резервирований, что обеспечивает удобство выполнения соответствующих операций.

Основу системы составляет БД, в которой накапливается информация о гостях и текущем состоянии гостиницы. Источниками этой информации являются (рис. 1):

Рисунок 1 – Источники информации в системе «Эдельвейс / Medallion»

• бухгалтерская система гостиницы;

• АСУ ресторана;

• АТС гостиницы;

• внешние электронные системы;

• система бронирования;

• системы отделов и служб гостиницы.

Рассмотрим основные информационные потоки, циркулирующие в системе «Эдельвейс/Medallion» (рис. 2):

Рисунок 2 – Информационные потоки в системе «Эдельвейс / Medallion»

1. — информация о предстоящих заездах и выездах, о наличии мест в гостинице, о состоянии счетов гостей;

2. — ввод данных о заездах, размещение гостей;

3. — информация о количестве и типе заказанных пансионов;

4. — информация об изменении стоимости стандартных типов блюд;

5. — информация об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере;

6. — информация о совершенных звонках и их стоимости с занесением суммы на счет гостя;

7. — нетарифицированная информация о звонке от телефонной станции;

8. — информация об услугах киосков, их стоимости и оплате;

9 — информация о запросе услуг клиентом;

10. — информация о состоянии номера;

11. — информация о заезде и выезде, передача сообщений для клиентов;

12. — статистическая информация для анализа по различным критериям;

13. — информация об изменении цен, видов услуг, скидках, установление квот по загрузке номеров;

14. — информация о загрузке номерного фонда и бронированиях, подтверждения бронирований;

15. — резервирование с указанием количества и типа заказываемых номеров, информации о группе, информация о внесении авансовых платежей;

16. — выставление счетов клиентам, изменение расценок на гостиничные услуги;

17. — информация о платежах, полученных службами, сведение бухгалтерских проводок за отчетный период и формирование отчетов.

Для перечисленных систем можно настроить интерфейсы с внешними приложениями.

Интерфейс — это компьютерная программа, обеспечивающая интеграцию компонентов программного комплекса автоматизации гостиницы на уровне обмена данными.

Обычно компоненты программного комплекса автоматизации гостиницы являются функционально обособленными специализированными программами, предназначенными для эксплуатации в разных подразделениях. Интерфейс обеспечивает передачу данных из одной системы в другую. Это позволяет минимизировать дублирование информации в системах гостиницы.

Интерфейсные программы могут разрабатываться для следующих систем:

• бухгалтерских (передача финансовых данных из системы управления гостиницей);

• систем телефонной тарификации (начисление па счет гостя сумм за пользование телефоном);

• систем управления энергосбережением (контроль микроклимата в номере);

• систем управления гостевыми факсами (начисление на счет гостя сумм за получение и отправку факсовых сообщений);

• систем интерактивного телевидения;

• систем тарификации Интернета в номерах;

• систем электронных дверных замков (контроля доступа);

• электронных мини-баров;

• систем управления рестораном (начисление на счет гостя сумм, проведенных по точкам продаж, обслуживание клубных карт);

• систем электронных сейфов (активация гостевых сейфов, начисление на счет гостя стоимости услуги пользования персональным сейфом);

• телефонных станций (открытие и закрытие телефонного соединения в номере, установление ограничений использования телефона, индикация гостевых сообщений, обновление статуса номера горничной, управление голосовой почтой, отображение на дисплее оператора фамилии гостя и номера комнаты).

Важной частью программного комплекса автоматизации гостиницы является модуль бронирования номеров через Интернет. Он позволяет увеличить загрузку отеля, сократить затраты на бронирование за счет отказа от посредников и привлечения потенциальных клиентов на сайт гостиницы. В этом случае информация о бронировании номера автоматически передается в систему управления гостиницей и высылается подтверждение. Это облегчает работу менеджеров. Процесс бронирования номеров через Интернет включает следующие этапы (рис. 3).

Рисунок 3 – Бронирование номеров через Интернет

1. Гостиница выделяет квоту номеров для свободной продажи в Интернете.

2. Клиент заходит па сайт гостиницы и ищет номер.

3. Клиент заполняет форму бронирования и через Интернет отправляет данные в систему управления гостиницей.

4. Система обрабатывает заказ и отправляет предварительное подтверждение с условиями предоплаты, а клиент заносится в лист ожидания.

5. После получения соответствующих гарантий (предоплата, гарантийное письмо и т. д.) клиенту высылается подтверждение брони.

6. Бронь заносится в график загрузки, а изменения в статусе номерного фонда автоматически отражаются на сайте.

Оплата забронированного номера возможна через Интернет или посредством кредитной карты.