1. Организационные системы

1.1. Основные определения

Организационная система (оргсистема, организация) относится к так называемым социотехническим системам, т.е. системам, включающим технику и коллективы людей, интересы которых существенно связаны с функционированием системы. Простая сумма людей и техники — это еще не организация.

Оргсистема — это рациональное объединение людей и привлечение различных ресурсов в обособленном целенаправленном коллективе. Оргсистема обеспечивает распределение обязанностей, координацию действия людей для достижения поставленной цели, ориентации людей на конечный результат. К организациям относятся социально-экономические общественно-политические системы, учреждения культуры и др. системы.

Понятие система и признаки, свойства системы определены в системном анализе. Как любая система, оргсистема является совокупностью элементов (подсистем) и обладает следующими признаками.

а) Целостностью — определенной независимостью системы от внешней среды и от других систем.

б) Связностью — наличием отношений, связей между элементами системы, так что посредством перехода от элемента к элементу можно соединить любые два элемента системы.

в) Функцией — наличием целей, функций, возможностей, присущих системе в целом и не являющихся простой суммой целей, функций, возможностей элементов, составляющих систему. Несводимость (степень несводимости) свойств (функций) системы к сумме свойств (функций) ее элементов называется эмерджентностью.

Структура оргсистемы (оргструктура) определяется совокупностью элементов, входящих в систему, и связями, отношениями между элементами. При описании оргструктуры выделяются несколько типов связей, в том числе функциональные, технологические (потоки продуктов, материалов, энергии), информационные. Элемент системы — это такая подсистема, внутренние процессы в которой не рассматриваются при конкретном анализе (синтезе) системы в целом. Учитываются только входы и выходы (исходы) элементов, т.е. отношения каждого элемента системы с другими элементами и со внешней средой. Механизмами функционирования оргсистемы (оргмеханизмами) называется набор правил, процедур, алгоритмов, определяющий действие, поведение всех элементов системы и взаимодействие системы с окружающей средой. Оргсистемы могут быть открытыми — взаимодействующими с окружающей средой и закрытыми — в противном случае.

Оргсистемы относятся к классу активных систем. Активными системами называются системы, содержащие активные элементы, т.е. такие элементы, которые имеют возможность принимать самостоятельные решения относительно своего состояния. В тоже время оргсистемы относятся к классу мягких или слабо структурированных систем, способных адаптироваться к условиям внешней среды и неоднозначно, порой непредсказуемо, реагирующих на внешние воздействия. Таким образом, в состав оргсистемы входят активные и пассивные элементы, сами являющиеся системами (подсистемами). Активные элементы, включающие людей, коллективы людей, существенно влияют на деятельность организации, поскольку обладают определенной свободой действий, возможностью выбора решения относительно своего состояния из некоторого набора альтернатив. Причем, цели элементов системы могут, в общем случае, не совпадать с целями системы, а центральному органу системы (центру), отвечающему за достижение общих целей оргсистемы, могут быть не известны решения, которые выберет активный элемент в конкретной ситуации, а, иногда и набор альтернативных решений элемента. Для описания активного элемента, как составной части системы необходимо описать совокупность целей элемента, возможный набор его альтернативных состояний и набор процедур поведения элемента в процессе его взаимодействия с центром и другими элементами системы. Пассивные элементы действуют автоматически. Если в состав такого элемента входят люди, то операции выполняются ими по строгим инструкциям.

Пассивные элементы описываются некоторой передаточной функцией, в которой набору (вектору) входных переменных x ставится в однозначное соответствие набор выходных переменных элемента y:

y =f(x).

Оргсистема существует во взаимодействии с внешней средой. Любая оргсистема является, как правило, элементом системы более высокого порядка. Элемент оргсистемы является, в свою очередь, оргсистемой более низкого порядка.

Существование оргсистемы описывается следующими понятиями:

— состояние системы — определяется значениями параметров и переменных системы в определенный момент времени;

— поведение системы — способность перехода системы из одного состояния в другое;

— равновесие — способность системы сохранять свое состояние при неизменных внешних условиях;

— развитие — способность системы улучшать свои характеристики под воздействием процессов различной природы, протекающих в системе и во внешней среде.

Из принадлежности организационной системы к классу активных и слабоструктурированных систем вытекают следующие ее свойства.

1) Целенаправленная деятельность системы обусловлена наличием общих для всех элементов системы целей, не являющихся в общем случае простой суммой целей отдельных элементов. Предполагается наличие у системы центрального органа управления — центра, способного осмыслить проблемы системы, определить ее цели и принять соответствующие решения, выработать механизмы достижения целей и обеспечить реализацию принятых решений, в том числе корректировку решений при изменении внешних условий, а также по результатам анализа течения системных процессов.

2) Целенаправленная деятельность отдельных элементов системы обусловлена знанием общих целей системы и наличием у элементов системы своих целей и права выбора решений относительно своего состояния, а также способностью прогнозировать свое состояние и реакцию центра и других элементов системы на свое поведение. Причем цели отдельных элементов системы могут не совпадать с целями системы.

3) Задачи, функции, права и обязанности распределяются центром между отдельными элементами системы таким образом, чтобы автономное решение отдельных задач способствовало достижению общей цели.

4) Процесс функционирования системы разбивается на отдельные взаимосвязанные процессы: производственный, организационный, информационный и др., в соответствие с характером взаимоотношений и связей в системе.

5) Изменение внешних условий и неоднозначность, порой непредсказуемость решений активных элементов приводят к неоднозначности результатов принимаемых решений, что предопределяет необходимость эффективных обратных связей. Эффективность обратных связей зависит от их «гибкости» — степени производных, измеряемых и учитываемых в контролируемых системных процессах. Вследствие функционирования системы в условиях неопределенности к органам управления предъявляются особые требования в части квалифицированного прогноза последствий принимаемых решений и оценки складывающейся ситуации, а также в части способности оперативного принятия необходимых решений при возникновении непредвиденной ситуации.

6) Структура системы, характер взаимоотношений между элементами системы имеет особое определяющее значение для устойчивого функционирования системы