3.5. Кибернетические основы управления

Определение 1. Кибернетика — наука об общих законах управления в живой и неживой природе, связанных с переработкой информации.

Определение 2. Кибернетика — это изучение систем произвольной природы, способных воспринимать, хранить и перерабатывать информацию, используя последнюю для управления и регулирования. (Колмогоров).

Определение 3. Кибернетика — наука об общих закономерностях строения управляющих систем и течении процессов управления. (Ляпунов).

Как следует из приведенных определений, интересы кибернетики достаточно обширны и связаны со специфическими свойствами управления и процессами преобразования информации, особенно с теми, которые обеспечивают синтез целей и средств, а также имитацию поведения систем.

К основным особенностям кибернетических подходов следует отнести:

• В кибернетике во многих случаях намеренно игнорируется различие между живыми и неживыми системами.

• Развиваемые в кибернетики подходы и методы и полученные закономерности с равным успехом могут быть использованы для изучения любых систем.

• Центральной в кибернетики является концепция отрицательной обратной связи.

• Философской проблемой в кибернетике является проблематика искусственного интеллекта.

Относительно последней проблемы происходит много, на наш взгляд, ненужных дискуссий. На часто задаваемый вопрос: «Могут ли машины мыслить?», очевидно существуют два ответа: «Да», — если речь идет о решении задач любой сложности, поставленных (формализованных) человеком и переданных для решения машине.

«Нет», — если под мышлением понимать нечто, присущее живым организмам и самим человеком непознанное.

Современные ЭВМ существенно превосходят человека в обработке за короткий период огромных массивов информации, анализе по заданным правилам большего числа альтернатив при поиске лучшего решения, производстве сложных вычислений. Машина, базируясь на исходные положения, заложенные человеком, может получить и неожиданный для человека результат, но при тщательном анализе всегда оказывается, что эти результаты как-то вытекают из заложенных посылок. Наглядно возможности ЭВМ проявляются при игре в шахматы. При выборе очередного хода машина просчитывает немыслимое число вариантов дальнейшего течения партии, но не в состоянии дать интуитивную оценку произвольной шахматной позиции. Тем более ЭВМ не в состоянии

найти ответ на принципиальные вопросы философии о сути бесконечности и др. Делались заявления о том, что постановка подобных задач сделана, и программы их решения созданы. Указывались сроки решения. Все сроки прошли и, как следовало ожидать, никаких результатов.

3.6. Менеджмент — современные подходы к управлению

Определение. Менеджмент — это эффективное использование и координация таких ресурсов, как капитал, здания, материал и труд для достижения заданных целей максимальной эффективностью.

Первоначально менеджмент был определен как управление бизнесом. Соответственно, следующее определение.

Определение. Менеджмент — это совокупность принципов, методов, средств и норм управления предприятием в условиях рыночных отношений. Т.е. это управление в условиях и на основе такого инструмента как рынок. Целью менеджмента является повышение эффективности производства и увеличение на этой основе прибыли.

В этом качестве менеджмент завоевал признание в крупных компания США в начале 20-го столетия, как инструмент повышения производительности труда и повышения конкурентоспособности предприятия. Современный менеджмент опирается на кибернетику, системный анализ, информатику. В рамках менеджмента развивается дисциплина, называемая в США и Западной Европе логистикой. Логистика занимается системой управления материальными и товарными потоками. В объединенных логистических системах обеспечивается постоянный рост потока инноваций, принципиально новых идей и разработок.

Менеджмент как социальный инструмент перешагнул границы сферы бизнеса, его идеи широко применяются в некоммерческих организациях: государственных учреждениях, учебных заведениях, больницах и пр. Появился термин «административный менеджмент».

Можно выделить пять основных значений менеджмента.

Менеджмент:

1.) как задача определяет функции управления, которые включают постановку целей, принятие решений и контроль их выполнения;

2.) как орган управления является совокупностью средств, реализующих функции управления;

3.) как общество профессионалов объединяет лиц, занимающихся управлением;

4.) как особое учение или совокупность концепций (организационных, технических, экономических, психологических) обеспечивает теоретические основы всех аспектов управления, в том числе управления персоналом;

5.) как социальный институт отвечает чаяниям и надеждам определенной части населения, является очень престижной сферой, притягивающей талантливую и инициативную молодежь.

В некоммерческих организациях заимствуются не только методы и техника руководства, но и новая философия менеджмента. Перестраивается вся структура управления. Организации начинают жить по новым законам: соразмерять доходы и затраты, не надеясь на дотации, четко формулировать цели и добиваться их реализации. Наступает понимание, что из карманов налогоплательщиков нельзя черпать сколько захотелось. Успешное применение менеджмента и, соответственно, судьба организации в существенной мере зависит от лиц, управляющих организацией. Справедливо замечание одного из теоретиков менеджмента: «Нет слаборазвитых стран, а есть только слабоуправляемые страны».

Существуют определенные отличия административного менеджмента от экономического. Во-первых, это касается целей оргсистем. Целью административных систем является не прибыль, а повышение благосостояния населения. Благосостоянию населения должны способствовать и коммерческие организации, однако на практике прибыль часто оказывается для них единственной целью, даже если ее рост приводит к обнищанию населения. Так в 90-е годы в России прибыль банков и ряда других организаций базировалась на спекуляции «короткими» деньгами, что явилось одной из основных причин кризиса в августе 1998 года. Важной целью административного менеджмента территориальных оргсистем является также улучшение экологической ситуации, что, порой, противоречит целям коммерческих систем.

Отдельные коммерческие предприятия не рассматривают стратегические цели, делая ставку на максимизацию текущей прибыли. Для административного менеджмента является обязательным определение стратегических целей, согласование с ними целей тактических.

Определенные особенности имеет в менеджменте развитие такой функции управления как маркетинг. Решающее значение приобретает основная концепция цивилизованного (социально-этического) маркетинга, а именно залогом достижения цели организации является определение целей и потребностей целевых рынков (групп населения) и обеспечение их наиболее эффективным способом с одновременным укреплением благосостояния всего общества. В организации ориентированной на маркетинг, потребителю (человеку, другой организации) предлагаются как бы не конкретные товары и услуги, а средства решения тех проблем, которые перед потребителем возникли или могут возникнуть.

Соответственно строится управление организацией. Наличие обратной связи от потребителя дает возможность обеспечить полноту и качество решения проблем, наиболее эффективно использовать средства и ресурсы. В экономическом менеджменте маркетинг как система охватывает период от зарождения нового продукта до его реализации на рынке и последующего ухода с рынка.

Зачастую в административном менеджменте имеет место подмена целей населения целями администрации (целями отдельных лиц), при этом принимаются решения, уещербные для общества, поощряется развитие предприятий, не способствующих развитию экономики страны, навязываются услуги населению не нужные. Наглядным примером подобной деятельности административного аппарата может служить спекуляция по поводу строительства скоростной дороги Москва—Петербург.

Важным направлением в административном маркетинге является содействие коммерческим организациям, находящимся на территории подведомственного региона, для объединения усилий для завоевания рынков. Например, относительно небольшие лесотехнические предприятия Максатихинского района выпускали однотипную продукцию и выходили с ней на внешний рынок, где и конкурировали между собой. Задача администрации района была содействовать этим предприятиям в создании совместной маркетинговой службы для систематического изучения рынков, грамотного определения номенклатуры пользующейся спросом продукции, завоевания новых рынков. На проведение подобных маркетинговых исследований маломощные предприятия без объединения усилий не в состоянии. Аналогичная ситуация имеет место с выходом на внешний рынок предприятий России, торгующих сырой нефтью и продуктами ее переработки, конкурирующих между собой в ущерб интересам государства. Еще один пример задачи, решаемой административным маркетингом, — формирование заказа на подготовку специалистов. В цивилизованных государствах эта задача решается министерством образования совместно с органами регионального (муниципального) управления.

Частные задачи, которые должны решаться маркетинговыми службами при формировании заказа на специалистов, суть следующие.

• Анализ «состояния» и «динамики» работающих специалистов;

• Анализ текущего состояния подготовки специалистов в учебных заведениях по годам выпуска;

• Анализ потенциала учебных заведений: кадровый состав, материальная обеспеченность, традиции подготовки специалистов;

• Изучение состояния и перспектив развития хозяйств в регионах, в том числе перспектив внедрения новых направлений, новых технологий, а также их потребности в специалистах.

• Прогноз потребности регионов в различных специалистах на период 5-7 лет, в том числе потребности в молодых специалистах и в переподготовке подготовленных ранее специалистов.

Особое внимание потребуется уделить своевременной подготовке таких специалистов, которые должны обеспечить развитие новых направлений в экономике, внедрение принципиально новых технологий. Их подготовка должна начинаться до того, как их необходимость будет осмыслена предприятиями. Более того, подготовка подобных специалистов должна стимулировать прогрессивное развитие экономики.

Наконец, важнейшей задачей административного маркетинга является участие в формировании разумных потребностей населения. Известно, что, если потребление благ на душу населения достигнет во всем мире современного уровня США, на Земле произойдет экологическая катастрофа. Но и при любом увеличении экологически чистых производств недопустимость создания «общества потребителей» очевидна.

Особые требования предъявляются к квалификации руководителя — административному менеджеру (администратору). Здесь, как нигде, справедливо утверждение, что менеджер не может быть только профессиональным экономистом, или юристом, или инженером. Он должен знать все, что касается положения той организации, которой управляет. Для этого необходимы не только знания, но и опыт и определенные личные качества, в том числе способность пройти испытание властью. Кроме того, в административном менеджменте велико значение политической доминанты. Менеджер (администратор) теоретически должен быть выше политики, На практике необходим учет политической ситуации, целей различных политических партий, поиск консенсуса с которыми оказывается существенной составной частью управления. Неудачное окончание в августе 1998 г. деятельности премьера правительства России Кириенко связано в какой то мере с недооценкой противодействия правительству со стороны думской оппозиции.

3.7. ОСОБЕННОСТИ КОЛЛЕКТИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЧЕЛОВЕКА В ОРГСИСТЕМАХ

Особенности индивидуальной деятельности человека в оргсистеме определяется тем, что оргсистема является искусственной системой, созданной для достижения определенных целей. Соответственно индивидуальная деятельность всегда осознана, внутренняя и внешняя активности регулируются сознаваемой целью. На рис. 3.1 приведены пять блоков психических механизмов, необходимых и достаточных для осуществления деятельности любого индивида в организации.

Рис. 3.1 Структура психических механизмов

Блок 1 — мотивационный. Всякая человеческая деятельность должна иметь внутреннюю мотивацию. Человек в своих действиях базируется на определенные категории, такие как потребности, идеалы, притязания, мотивы, установки, интересы, влечения.

Блок 2 — ориентационный. Мотивации выражаются в конкретном плане деятельности, предполагающим осознание цели и программы действий.

Блок 3 — операционный. Осуществление плана должно быть обеспечено определенными возможностями, что включает личные способности, техническое оснащение, материальное обеспечение. Способы и средства осуществления любого вида человеческой деятельности называется технологией.

Блок 4 — энергетический. Энергетические ресурсы человека связаны со следующими понятиями: внимание (обеспечение концентрации усилий), воля (целеустремленность), эмоциональный фон.

Блок 5 — оценочный. Оценка результатов деятельности позволяет субъекту испытывать удовлетворенность или неудовлетворенность. Этот блок связан с другими обратными связями в виде установок.

Интегрирующую роль играет характер, связывающий все блоки. Механизмы управления человеческой деятельностью в организациях являются составной частью культуры управления.

Типы и стили руководства

Главная задача руководителя состоит в том, чтобы направить действия подчиненных на достижение цели организации. Тип руководства — определяется устойчивым мнением руководителя относительно той степени свободы, которая должна быть предоставлена подчиненным в их деятельности.

Различают четыре типа руководства.

1. Жесткий авторитарный. К такому типу руководства прибегают субъекты, не имеющие достаточной квалификации, но с гипертрофированным мнением о своих возможностях. Подобное руководство может быть обусловлено обстоятельствами, но даже во время войны ссылка на особые обстоятельства не всегда обоснована. Маршал К. Рокоссовский, отдавая должное выдающейся деятельности Г. Жукова во время ВОВ, так сформулировал

основной недостаток последнего: «Его жестокость была не всегда обусловлена обстоятельствами.».

2. Благожелательный авторитарный. Требуя безусловного выполнения своих распоряжений, руководитель до принятия решения готов выслушать мнение подчиненных.

3. Совещательный. Подчиненные предлагают решения, После обсуждения альтернатив решение и ответственность остается за начальником.

4. Коллегиальный. Руководитель вместе с группой подчиненных обсуждает альтернативы решения. Лучшее решение выбирается коллегиально и принимается, если оно не противоречит принципиальной позиции начальника.

На выбор типа руководства влияют:

• способности и личные качества руководителя;

• способности и личные качества подчиненных;

• рабочая обстановка, сложившаяся в организации;

• тип руководства вышестоящего начальника;

• традиции и принципы управления, существующие в организации.

Известны два стиля руководства, сложившиеся в бизнесе: японский и американский.

Для японского стиля характерны:

• гибкая нестандартная система управления, в том числе контроля;

• принятие решения на основе единогласия, коллективная ответственность, оценка управления по коллективному результату;

• долгосрочная занятость руководителя в фирме, личные неформальные отношения руководителя с подчиненными, служебное продвижение по старшинству и стажу работы, оплата труда по результатам группы и служебному стажу;

• подготовка руководителей универсального типа, главным качеством руководителя полагается профессионализм и инициативность.

Для американского стиля характерны:

• строго формализованная структура управления и формализованная процедура контроля;

• индивидуальные принятие решения и ответственность, оценка управления по индивидуальному результату;

• приглашение на работу на определенный период, деловая карьера обусловлена личными результатами, отношение руководителя с подчиненными формальное, оплата труда по индивидуальным результатам;.

• подготовка узкоспециализированных руководителей, главным качеством руководителя считается умение осуществить координацию действий и обеспечить контроль.

Как следует из перечисления особенностей двух стилей руководства, японский стиль более патриотичен, в сотруднике ценится и воспитывается приверженность фирме, американский стиль в чем-то более демократичен своей ориентацией на личность. В административном менеджменте, по-видимому, полезно определенное сочетание отдельных черт обоих стилей.

Общие требования к руководителю любой оргсистемы

• универсальные знания (экономические, юридические, инженерные) в той мере, в которой это необходимо, чтобы понимать все, что касается руководимой им организации;

• знание теории управления;

• наличие опыта и интуиции, позволяющих разобраться в нестандартной ситуации и принять правильное нетривиальное решение;

• высокие нравственные качества.

Основными формальными отношениями между сотрудниками организации являются отношения распорядительности и подчинения

Распорядительность включает руководства функциональное и методическое. Подчинение предполагает контроль исполнения.

Кроме этих основных отношений имеют место следующие отношения:

• коллегиальность — совместное рассмотрение планов, альтернатив, поиск

решений и пр.; коллегия — орган рекомендательный;

• взаимодействие осуществляется между неподчиненными между собой элементами системы;

• согласование проводится между органами управления;

• визирование, визирующие лица в каждом конкретном случае могут своей подписью либо подтвердить свое согласие с текстом документа, в том числе соблюдение в документе всех правовых и других норм или подтверждают свое знакомство с документом;

• соисполнение — самостоятельное выполнение определенного раздела работы.

Важнейшим этапом работы является делегирование полномочий — т.е. наделение правами и обязанностями сотрудников организации Эффективность делегирования полномочий возрастает при выполнении следующих пяти принципов полномочий.

1. Принцип диапазона контроля. констатирует существование оптимальное числа работников, непосредственно подчиненных одному руководителю. Это число зависит от способности начальника и подчиненных, важности работы, наличия мотиваций (сотрудников, незаинтересованных в работе необходимо чаще контролировать), условий работы (например, местонахождение подчиненных).

2. Принцип фиксированной ответственности — делегирование обязанностей и, соответственно, ответственности подчиненному не снимает ответственность с начальника.

3. Принцип соответствия обязанностей и прав. Объемы делегированных прав и обязанностей должны совпадать. Возможные причины несовпадения прав с обязанностями: любовь начальника к власти, неверие в возможности подчиненного — предполагается, что все равно придется делать самому.

4. Принцип передачи прав на возможно более низкий уровень. Любое задание необходимо передавать на самый нижний уровень организации, способный его выполнить, тем самым экономить труд высококвалифицированных специалистов.

5. Принцип отчетности по отклонениям. О всех отклонениях от плана необходимо докладывать немедленно. В любой организации существуют неформальные отношения, оказывающие влияние на ее работу. Особенно это характерно для государственных учреждений. Далее перечисляются основные неформальные отношения.

• Взаимное уважение, основой для которого являются профессионализм сотрудников, их личные качества: добросовестное отношение к делу, коммуникабельность, самокритичность и др. Взаимное уважение существенно способствует успешному достижению цели.

• Дружеские отношения. Эти отношения могут способствовать лучшей организации работы, если лица, находящиеся в дружеских отношениях, способны не поступиться ради дружбы интересами организации, не путают служебные и вне служебные отношения. В частности, для научных коллективов, характерно, когда в результате обсуждения научных вопросов страсти накаляются сверх меры, высказываются нелицеприятные мнения относительно позиции противной стороны, однако затем это никак не отражается

на дружеских отношениях.

• Семейственность имеет место, когда продвижение по службе и распределение различных благ (премии, выгодные командировки, путевки в санатории и др.) производятся с учетом родственных отношений между сотрудниками. Однако работа в одной организации родственников не приводит автоматически к семейственности.

• Клановость. Главенствующую роль в организации играют представители клана — группировка лиц, сложившихся по национальному признаку, или в результате длительной совместной работы. Клановость означает подчинение интересов организации клановым интересам, хотя формально все может оставаться в рамках закона.

• Коррупция — определена выше в п. 6.7.

• Криминализация — проникновение непосредственно в организацию преступных элементов или постановка в зависимость от преступной группировки лиц из руководства организацией. Деятельность организации контролируется и подчинена интересам преступной группировки.

• Отношения угодничества, подхалимажа — отношения, развращающие

руководителя и способствующие, в конечном счете, как провалу руководителю, так и снижению эффективной деятельности организации. Руководитель, не способный устоять от подхалимажа, начинает верить в свою исключительность и принимать необоснованные, волюнтаристские решения. Подхалимы добиваются личного служебного успеха, но первые покидают руководителя, когда его положение оказывается не прочным. Примером, и весьма наглядным, подобной ситуации может служить состояние государственного управления в последние годы руководства государством Н.С. Хруще-

вым.

• Инфантильность — отношения внутри организации характеризуется безразличием к результатам работы со стороны большинства сотрудников, отстраненных от участия в выработки целей организации и способов достижения цели.

Такое положение может сложиться при профессионально неграмотном руководителе с авторитарном стилем руководства, Сотрудники организации могут формально добросовестно выполнять порученную им работу даже будучи уверенными в ее бесполезности. Характерным для подобных отношений является заявление: «А что от меня зависит?».

• Неформальное лидерство возникает при профессиональной неграмотности или слабости характера руководителя и при наличии в организации лиц, способных быть лидером. Неформальный лидер и группа сотрудников, ориентированных на него, может поддерживать руководителя или противостоять ему и проводить свою «линию» в организации.

При перечислении неформальных отношений не рассматривались особенности взаимоотношений в организации, связанные с психическими отклонениями от нормы характера отдельных сотрудников, что может существенно затруднить на определенный период деятельность организации.

Кадровая политика будет успешной при:

• сочетании старых опытных и молодых кадров;

• продуманной системы повышения квалификации и переподготовки кадров;

• четкой регламентации служебных обязанностей;

• создании в организации здоровой нравственной обстановки, исключающей появления вредных для дела неформальных отношений.

Трудность обеспечения рационального сочетания старых и молодых кадров связана с объективной реальностью, суть которой образно изложена в законах Паркинсона — чтобы новое поколение своевременно подключалось к работе, необходимо, чтобы предыдущее поколение покидало работу в расцвете сил, знаний и опыта. Реально можно проследить невостребованность некоторых поколений, что, в свою очередь, приводит в определенный момент к кризису управления, вследствие отсутствия подготовленных кадров руководителей.

Необходимость системы повышения квалификации и переподготовки кадров очевидна. Однако необходима четкая целевая направленность этой системы, ясное представление, чему на очередном этапе необходимо учить, как предполагается использовать полученные знания. В СССР, а затем в России целенаправленная система повышения квалификации подменялась периодическими компаниями, результатом которых было не получение необходимых знаний, а получении бумаги о повышении квалификации. Например, в 80-х годах было принято решение повысить компьютерную грамотность руководящего персонала и преподавателей учебных заведений. Составленные в приказном порядке группы были направлены для повышения грамотности в Вузы страны. Калининский государственный университет «повысил компьютерную грамотность несчетного числа групп. Это повышение свелось, в основном, к обучению программированию на языке ПЛ-1. Было ясно, что эти знания, как правило, не пригодятся обучающимся в их последующей работе, да и к тому же в большинство организаций компьютеров в тот период не было. Московское руководство было удовлетворено результатами проведенной компании.