ноздренко самоменеджмент

троль за его исполнением. Соблюдение этого принципа, безусловно, является обязательным условием рационального проведения совещаний. По итогам осуществления контроля, выявленные невыполненные задания или нерешен- ные проблемы должны стать первым пунктом повестки очередного совеща- ния. Успешность проведения совещания любого уровня во многом зависит от его председателя.

Значимость председателя совещания

Профессионально подготовленный с позиции самоменеджмента пред- седатель – необходимая фигура для рационального проведения совещания. Задача председателя – правильно обозначить проблемы, организовать прове- дение совещания по установленному регламенту, обеспечив обсуждение всех заявленных вопросов с целью достижения поставленной цели. Председатель совещания выполняет две принципиальные функции: несет полную ответст-

венность за проведение совещания согласно установленным правилам и обеспечивает максимальную эффективность, контролируя поведение всех участников и оценивая вклад каждого в достигнутый результат. Обе эти функции выполняются председателем одновременно.

Вторая функция обеспечивается лидерскими качествами председателя. Следовательно, не каждый человек способен выполнять роль председателя совещания, так как наличие лидерских качеств в данном случае – условие не желательное, а обязательное. Функции лидерства и способности управления дискуссией определяют наличие таких качеств, как:

Øясное и быстрое мышление;

Øумение внимательно слушать;

Øспособность ясно и кратко выражать мысль;

Øумение внести ясность в плохо изложенную точку зрения;

Øбеспристрастность и объективность судьи;

Øумение предотвращать конфликтные ситуации;

Øтерпение, терпимость и настойчивость;

Øдружелюбность, энергичность и деловые качества.

В многочисленных источниках можно познакомиться с различными классификациями типов лидерства, однако наиболее актуальную можно представить следующим образом.

Типы лидерства

Суверен — иначе, «патриархальный повелитель». Лидер в образе стро- гого, но любимого отца. Способен подавлять отрицательные эмоции и вну-

51

шить людям уверенность в себе. Его выдвигают в лидеры на основе любви и почитают.

Вожак — в нем последователи видят выражение своих желаний, соот- ветствующих определенному групповому стандарту. Личность вожака — но- ситель таких стандартов. Ему стараются подражать члены группы.

Тиран — становится лидером, потому что внушает последователям чувство повиновения и безотчетного страха. Лидер-тиран — это домини- рующая, авторитарная личность, обычно его боятся и подчиняются ему.

Организатор — объединяет последователей, выступает как сила для поддержания Я-концепции и удовлетворения потребности каждого. Умеет снимать чувство вины, тревоги. Его уважают.

Соблазнитель — становится лидером, играя на слабостях других. Вы- ступает в роли «магической силы», давая выход подавленным эмоциям дру- гих людей. Предотвращает конфликты, снимает напряжение. Его обожают и часто не замечают всех его недостатков.

Герой — лидер, жертвующий собой ради других. Часто выразительно проявляется в ситуациях группового протеста. Его храбрость объединяет лю- дей. На него ориентируются, видят в нем стандарт справедливости. А он умеет увлечь за собой других.

Дурной пример — выступает как источник заразительности для бес- конфликтной личности, заряжает других эмоционально.

Кумир — влечет, притягивает, заряжает последователей положитель- ной энергией. Его любят, боготворят, идеализируют.

Изгой — это, по существу, антилидеры. Они служат объектом агрес- сивных тенденций, из-за чего развиваются групповые эмоции. Часто группа объединяется для борьбы с антилидером, но в случае его исчезновения груп- па распадается, если нет других общегрупповых стимулов.

Процесс образования лидеров во многом определяется ролевыми по- требностями группы, на которые во многом влияет стиль руководства веду- щего. Во время проведения совещания его ведущий выполняет важную функцию самоменеджмента – контроль, который должен осуществляться ра- зумно и тактично. Одной из задач контроля в данном контексте является предотвращение постановки и обсуждения вопросов, не относящихся к пове- стке заседания.

Коммуникативная составляющая проведения совещаний является не менее важной, чем организаторские способности ведущего. Так как совеща-

52

ние – это, прежде всего деловое общение, следует учитывать специфическую характеристику его участников, которые могут быть условно распределены согласно следующей классификации, которую предлагает Богдан Будзан

(таб.7).

Таблица 7.

Классификация участников совещания Б. Будзана

	Типы участников	Поведение ведущего совещание
	совещания
	"Спорщик"	Сохранять спокойствие и деловитость. Дать уча-
		стникам возможность отклонить его утверждения
	"Негативист"	Признать, оценить его знания и опыт
	"Позитивист"	Предложить ему подвести итоги, сознательно
		втянуть в дискуссию
	"Всезнайка"	Призвать участников принять определенную по-
		зицию по отношению к его утверждениям
	"Словоохотливый"	Тактично прерывать, напоминать о регламенте
	"Застенчивый"	Ставить нетрудные вопросы, укреплять его уве-
		ренность в своих силах
	"Незаинтересован-	Поинтересоваться его работой, привести примеры
	ный, пассивный"	из его сферы интересов
	"Склонный к рас-	Адресовать его вопросы к участникам
	спросам"
	"Большая шишка"	Избегать прямой критики, применить технику
		"да, но"

Необходимым атрибутом делового общения, способствующему рацио- нальному использованию времени, является использование визитной карточ- ки в процессе общения.

Список литературы

1.Берд П. Продай себя! Эффективная тактика улучшения вашего имиджа П. Берд. – Минск: Амалфея, 2000. – 208с.

2.Борисов А.Ю. Роскошь человеческого общения / А.Ю. Борисов. – М., 1998.

3.Гойхман О.Я. Основы речевой коммуникации / О.Я. Гойхман, Т.М. На-

деина. – М., 1997. – 272с.

4.Добрович А. Общение: наука и искусство / А. Добрович. – М., 1996.

5.Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии: Практическое руководство для решения повседневных проблем / И.Л. Добротворский. – М.: "Приор-издат", 2003. – 272 с.

6.Зарецкая Е.Н. Логика речи для менеджера / Е.Н. Зарецкая. – М., 1997.

53

7.Каррас Ч.Л. Искусство ведения переговоров / Ч.Л. Каррас. – М., 1997.

8.Курбатов В.И. Как успешно провести переговоры (пособие для деловых людей) / В.И. Курбатов. – Ростов-на-Дону, 1997.

9.Малышев М. Новые информационные технологии в управлении социаль-

но-трудовой деятельностью: В 3 ч. / М. Малышев. – Уфа: ЮНИТИ, 1999.

– 460 с.

10.Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управле- ния своим временем и своей жизнью / Джулия Моргенстерн. – М., 2002 – 256 с.

11.Свириденко С. Информация и информационные технологии в современ- ном обществе / С. Свириденко. – М., 1993.

12.Хофф Р. Я вижу вас голыми. Как подготовиться к презентации и с бле- ском ее провести / Р. Хофф. – М., 1996.

13.Язык и моделирование социального взаимодействия. - М., 1987. 14.Якокка Л. Карьера менеджера / Ли Якокка. - М., 1990.

Лекция 7.

План лекции

1.Рациональное моделирование рабочего пространства.

2.Искусство организации рабочего места.

3.Рациональное управление потоком деловой документации.

4.Специфика работы и формы общения с различного типа информацией в офисе.

5.Принципы рациональной организации работы в офисе

Рациональное моделирование рабочего пространства

Большинство людей работают в офисах и у каждого есть свое рабочее место. Под офисом в данном случае понимается любое служебное помеще- ние от роскошных апартаментов в большой организации до отдельной не- большой комнаты или кабинета. По мере достижения успехов в целеполага- нии и планировании рабочего времени приходит осознание важности рацио-

нально организованной офисной жизни. Сложность состоит в том, что офисы населены разными людьми, которые могут распоряжаться своим временем и пространством не самым рациональным образом.

Существует большая разница между высокоэффективной работой сла- женной группы и деятельностью неорганизованного коллектива. В первом

случае показательно стремление каждого члена группы использовать свое время и время других сотрудников для достижения наилучшего общего ре-

54

зультата. Таким образом, офис становится некой платформой для эффектив- ных действий.

Функциональное планирование офиса

Рабочее пространство должно быть максимально удобным. Для пра- вильной организации рабочего пространства необходимо определить функ- ции, которые выполняет рабочее место. В случае, когда работа связана с большим количеством документации, надо организовать рабочее пространст- во таким образом, чтобы не было необходимости часто совершать ненужные движения для обращения к документам (все необходимые документы долж- ны быть под рукой). В случае, когда рабочее место организовано нерацио- нально происходит незаметное растрачивание времени попусту.

Офисное помещение должно быть правильно освещено, оборудование и материалы, которыми наиболее часто приходится пользоваться должны быть под рукой, что способствует комфортной и эффективной профессио- нальной деятельности. Комфортность и эстетичность являются неотъемле-

мыми составляющими рационально организованного пространства офисного помещения. Необходимость хорошего освещения связана, прежде всего, со здоровьем, так как при правильном освещении глаза не так сильно устают и возникновение головных болей минимизируется. Свет от окна должен падать на рабочий стол слева, а перед столом не желательно располагать иные яркие источники света.

Ссостоянием здоровья связано и качество офисной мебели, которая должна быть максимально функциональной. Ведь большую часть жизни че- ловек проводит на работе и необходимо сделать её комфортной. Так, напри- мер, медики говорят о том, что боли в спине часто связаны с сидением в пло- хо сконструированных креслах.

Сцелью рациональной организации труда необходимо также проду- мать планировку офисного помещения. Пространство кабинета, в котором проводятся совещания должно быть функционально организовано. Особое внимание следует уделить расстановке мебели, так как посетители должны иметь возможность свободного и удобного размещения. Следует хорошо продумать обстановку в офисе и расположить мебель так, чтобы всё имею- щееся пространство было максимально задействовано. В идеальном варианте нагрузка должна быть распределена по всему помещению. Рабочий стол сле- дует расположить таким образом, чтобы была видна входящая дверь, часы должны располагаться на видном месте (рис.4).

55

На представленной модели функциональной организации кабинета ра-
бочий стол (1) и кресло расположены напротив двери, шкаф с часто исполь-
зуемыми документами (2) располагается рядом с рабочим местом, шкаф с
редко используемыми документами (3)
удален от него, а стол для проведения	3	2
встреч (4) имеет свое обозначенное
пространство, которое располагает к		1
деловому разговору.	4
Рис. 4. Функциональное расположение
мебели в офисе

На данной модели рабочего пространства представлена структура ра- циональной организации пространства, однако модель каждого предмета ме- бели может быть иной. Так, например, стол для переговоров может иметь и круглую форму. Некоторые документальные источники говорят, что первым ввел в обращение круглый стол легендарный король Артур. Круглая форма стола препятствует утомительным конфликтам во время переговоров. Более того, такая форма стола символизирует высокую степень равенства собрав- шихся за ним людей, подчеркивая открытость без оказания кому-либо пред- почтений. Очень важно, когда собравшиеся за столом люди чувствуют себя комфортно, тогда появляется возможность обсуждать деловые вопросы на равных условиях, что, в свою очередь сказывается на конструктивности про- веденного мероприятия.

В условиях отсутствия отдельного кабинета, когда приходится делить рабочее пространство с коллегами, человек также может рационально орга- низовать своё рабочее место. Стол следует расположить так, чтобы была возможность видеть входящих в помещение людей. Не следует сидеть спи-

	ной к двери, такое расположение не способст-	2
	вует продуктивной работе, так как вызывает
	чувство уязвимости и беспокойства. Монитор	1
	компьютера может служить разделительным
	барьером относительно посетителей.
	Представленная модель планировки ра-
	Рис. 5. Рациональная планировка рабочего пространства

бочего пространства (рис.5) отвечает всем требованиям рационально органи- зованного пространства, где рабочий стол (1) разделяет пространство между стулом и дверью, стул развернут к двери и монитор компьютера (2) является

56

защитным барьером. Примечательно, что на данной модели не присутствует свободный стул для посетителя, наличие которого, как правило, располагает к длительному разговору, актуальность которого не всегда обоснована.

Таким образом, отсутствие свободного стула в кабинете для посетителя

может служить одним из способов рационального использования рабочего времени.

Искусство использования письменного стола

Улучшение эффективности труда, прежде всего, следует начинать с ор- ганизации рабочего места. Качество профессиональной деятельности напря- мую зависит от качества организации рабочего пространства. С целью ра- циональной организации профессиональной деятельности следует поддер- живать порядок на рабочем столе. Это означает, что на письменном столе не должно быть никаких лишних предметов и документов за исключением тех, с которыми необходимо работать в данный момент, что позволяет сосредо- точению именно на той работе, которая выполняется в существующий мо- мент. А умение концентрироваться способствует значительной экономии времени. Хаос на рабочем столе мешает продуктивному выполнению задач и держит человека в напряжении, что не способствует самоорганизации. Рас- полагая предметы на столе и во внутренних ящиках, следует помнить мудрое правило «место для каждой вещи и каждая вещь на своем месте». На форми- рование имиджа человека большое влияние оказывает окружающая его дело- вая обстановка. Рабочий стол не должен представлять собой корзину для не- нужных бумаг или хранилище хлама, из-за которого невозможно быстро найти в нужный момент актуальный документ. Заваленный горами бумаг и ненужных предметов стол никого не убедит в том, что его обладатель орга- низованный респектабельный человек. Очень важно произвести первое по- ложительное впечатление при общении на своем рабочем месте, которое должно быть правильно организовано, так как ни у кого не бывает второго раза произвести первое впечатление. Работа с документацией в офисе заслу- живает особого внимания.

Работа с документами в офисе

Управление потоком документов – это своего рода искусство, овладев которым можно экономить много времени. Один из самых надежных спосо- бов работы с документами заключается в том, чтобы брать каждый доку- мент в руки только один раз. Это можно осуществить, если не откладывать на завтрашний день необходимую реакцию на полученный документ (сразу

57

приступить к ответу на письмо или предпринять меры, согласно полученной информации). Практика показывает, что при использовании данного метода появляется возможность сохранять один час в день, что равно 220 часам в год. Однако существует и противоположное мнение, которое утверждает, что

для правильного восприятия документа его необходимо прочесть несколько раз. Такое мнение совершенно обосновано, так как случаются ситуации, при которых требуется время для обдумывания полученной информации прежде, чем на неё отреагировать.

Полученную информацию, оформленную в письменном виде, следует классифицировать согласно расставленных приоритетов следующим обра- зом:

«К исполнению» – при возможности немедленного реагирования на по- лученную информацию следует сделать это сразу.

«Принять к сведению» – после прочтения информации необходимо принять решение о дальнейших действиях, которые могут выражаться в от- срочке работы с данной информацией или избавлении от неё с помощью кор- зины для мусора.

«Прочитать» – данную категорию документов не следует читать два- жды, поэтому сохранять их следует в редких случаях.

«Для бумаг, тратящих попусту драгоценное время» – в эту категорию должна отправляться та информация, которая не попадает ни в одну из вы- шеперечисленных категорий.

Не менее важной задачей является не только правильное распределе- ние, но и хранение документации. Вся деловая документация должна быть систематизирована, это дает возможность не только экономить время, но и улучшить условия хранения информации (рис.6). Последовательность орга-

низации файловой системы должна определяться согласно особенностей профессиональной деятельности. Однако существуют универсальные реко- мендации, соблюдение которых значительно рационализирует труд:

Øраспределение документов по основным категориям, определяющим общие параметры задач;

Øкрупные категории разбиваются на более мелкие, а мелкие распре- деляются по персоналиям.

Øфайлы распределяются по степени востребованности, те с которыми приходится работать чаще, на первом плане, за ними следуют остальные.

58

Ø новую информацию следует сразу распределять, отдельную от- правлять в архив, а ненужную – удалять.

Для усовершенствования работы с деловой информацией рекомендует- ся использовать цветовой код. Использование цветового кода также значи- тельно сокращает время на поиск необходимой в данный момент информа-

	ции, что, безусловно, увеличит эффективность работы. Цветовой код опреде-
					ляется индивидуально, согласно личным предпоч-
	отчеты
						тениям.		При помощи цветового кода можно
		контракты
							визуально определить тип каждого фай-
			справка				ла.
										Значительным	моментом
				переписка						при работе с документацией яв-
	ля-									ется правильность	определения
										значимости и целесообразности
	Рис. 6. Систематизация деловой информации									хранения информации. Так как
										большая часть информации дос-

таточно быстро устаревает и теряет свою актуальность, следует хорошо об- думать целесообразность хранения каждого документа. Обработка ненужных сведений занимает большое количество времени.

Рациональная работа с информацией

Практика показывает, что обязательная работа менеджера с информа- цией часто занимает у руководителя в день больше одного часа. Неудовле- творительное выполнение данной работы влечет значительные потери вре- мени, которых можно избежать за счет рационализации. Наличие системы обработки новой информации значительно увеличивает эффективность дело- вой деятельности. Информация может поступать в различных формах: в письменном виде (газеты, журналы, письма, отчеты, служебные записки), по электронной почте, в устной форме (по телефону, во время встреч, презента- ций). Следует учитывать, что срочные способы передачи информации не все- гда определяют её важность.

Соблюдение приводимых ниже советов Богдана Будзана поможет зна- чительно быстрее справиться с перепиской и сэкономить время.

1. Позаботьтесь о том, чтобы на ваш стол клали только ту входящую корреспонденцию, которая действительно важна для вашей работы. Реши- тельно откажитесь от ознакомления с любой "рутинной почтой".

59

2.Поручите помощнику или секретарю предварительно сортировать входящую корреспонденцию по направленности и приоритетности, раскла- дывая ее по специальным папкам.

3.Распорядитесь, чтобы к входящим письмам сразу прилагались необ- ходимые пояснительные и справочные материалы.

4.Все, что лишено информационной ценности и не требует дальней- шей проработки или сохранения, немедленно отправляйте в корзинку для бумаг.

5.При чтении письма сразу же отмечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим дальнейшую его обработку.

6.Делайте на письме пометки и замечания по обработке, указывая, на- пример, ключевые слова будущего ответа, исполнителя и срок исполнения, место в архиве и т.п. Используйте для этих целей стандартные формуляры.

7.Корреспонденцию, подлежащую обработке в другом месте или под- разделении, немедленно отправляйте по назначению.

8.Максимально обрабатывайте корреспонденцию сразу во время озна- комления с ней.

9.Обработка любой корреспонденции состоит не только в чтении, но и

впринятии каких-то мер, решений.

Для рационального ведения корреспонденции следует также после её обработки классифицировать следующим образом: «к немедленному испол- нению», «к обсуждению и повторному просмотру» и «в архив». Экономии

времени при обработке корреспонденции можно достигнуть стремлением к тому, чтобы каждый входящий документ или письмо анализировались еди-

ножды.

Рациональная обработка исходящей корреспонденции

Деловые письма, независимо от их типа, должны быть краткими и чет- ко составленными, включающими только необходимую информацию в лако- ничной форме.

Получив информацию в письменном виде, подразумевающую ответ на неё, следует написать прямо на полученном письме краткую резолюцию, по- ставить дату, подпись и отправить оригинал письма его автору, оставив себе

ксерокопию.

В случае, когда существует необходимость получить краткий и быст- рый ответ на отправленное письмо, рекомендовано использовать "письма- маятники", облегчающие партнеру составление "блиц-ответа". В этом случае

60