ноздренко самоменеджмент

в конце письма помещается формуляр для ожидаемого ответа, в который партнеру достаточно вписать ключевые слова, а затем отослать письмо об- ратно. У такого способа переписки есть свои преимущества: как отправитель, так и получатель имеют перед глазами одновременно и предложение, и от- вет; оба партнера используют только одно-единственное письмо; отправи- тель ответа не должен повторять атрибутику делового письма.

Стандартное уведомление требует применения разнообразных форму- ляров, бланков и стандартных сопроводительных записок для кратких сооб- щений. В соответствующей ситуации такого рода послания производят луч- шее впечатление, чем красивые, но нерациональные письма. С этой целью следует иметь в электронном варианте формы стандартных бланков, помес- тив в персональном компьютере, что существенно упростит программирова- ние писем, сэкономит много времени и даст возможность сохранить форму лично составленного послания.

Но, кроме формальной формы переписки, в работе каждого менеджера существует необходимость составления индивидуального письма нестан- дартного содержания. Данную работу можно также рационализировать, подготовив процесс написания, заранее подбирая необходимые материалы и записывая ключевые слова, применяя краткие заметки по основным пунктам

для максимальной концентрации на формулировании основных тезисов письма. В зависимости от расставленных приоритетов рационализировать процесс переписки возможно, применяя функцию делегирования полномочий квалифицированному сотруднику или коллеге, а также продумав альтерна- тивный вариант обмена необходимой информацией посредством телефон- ного разговора.

После составления делового письма и перед тем, как поставить под- пись, следует убедиться в актуальности его содержания, проверить правиль-

ность написания имени адресата и убедиться в отсутствии орфографических ошибок. С целью рационализации переписки важным является осуществле- ние обратной связи, выраженной в подтверждении получения информации от делового партнера, подтверждении намеченной встречи с указанием вре- мени и места её проведения. В случае смены адреса и номера телефона/факса следует сообщить эту информацию деловым партнерам, что предусмотрено правилами делового этикета. Правила составления деловой корреспонденции

также предусматривают обсуждение не более четырех вопросов в одном письме объёмом не более одной страницы.

61

Для рациональной работы с деловой информацией следует учитывать

следующие рекомендации:

ØПостоянно поступающая новая информация не должна нарушать рабочий ритм.

ØПри поступлении информации следует производить её первона- чальную сортировку, ознакомившись с содержанием.

ØОт неактуальной информации надо избавляться немедленно.

ØПри необходимости осуществления действий по итогам полученной информации следует внести соответствующую запись в список дел.

ØОтработанную документацию целесообразно удалять. Значительную часть поступающей информации целесообразно переад-

ресовать подчиненным или коллегам, предварительно классифицировав её на три основные категории:

üсведения, требующие внесения корректив (отчеты, служебные записки);

üознакомительная информация (газеты, журналы, буклеты и т.д.);

üсведения, которые необходимо размножить.

При разработке собственной модели работы с информацией следует определить порядок её обработки. Целесообразно выделять определенные

установленные промежутки времени в начале и в конце рабочего дня для этой деятельности. Так, в начале дня следует использовать запланированное время для работы с входящей информацией (разобрать почту, ознакомиться с прессой и принять электронные сообщения). В завершении рабочего дня сле- дует навести порядок на столе, проанализировав полученную за день инфор- мацию и занявшись подготовкой на следующий день.

Форму общения с информацией определяет её тип:

1.Внутренние отчеты и служебные записки – работу с такого рода информацией можно частично делегировать, определив, кому она предназна- чена и какие действия необходимы для работы с ней.

2.Входящая почта и факсы – диапазон содержимого и степень важно- сти данного типа информации довольно большой, также разнообразно и вре- мя её поступления. Определив степень важности и характер последующих действий, актуальную информацию следует сохранить, а ненужную, соответ- ственно, ликвидировать.

3.Электронная почта, Интернет – форма общения для срочной пере- дачи сообщений. Не следует открывать сообщения не представляющие заве-

62

домо интереса. Прочитанные сообщения необходимо оценить на предмет их важности, внести в список дел и удалить.

4. Газеты, журналы, буклеты – содержат огромное количество ин- формации по различным областям знаний. Следует ознакомиться с содержа- нием интересующих статей, определить те, которые необходимо сохранить и при необходимости сделать копии.

Список литературы

1.Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии: Практическое руководство для решения повседневных проблем / И.Л. Добротворский. – М.: "Приор-издат", 2003. – 272 с.

2.Коддлер И. Успешная организация вашего времени / И. Коддлер. – М., 2003. – 64 с.

3.Малышев М. Новые информационные технологии в управлении социаль- но-трудовой деятельностью: В 3 ч. / М. Малышев. – Уфа: ЮНИТИ, 1999.

– 460 с.

4.Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управле- ния своим временем и своей жизнью / Джулия Моргенстерн. – М., 2002 – 256 с.

5.Свириденко С. Информация и информационные технологии в современ- ном обществе / С. Свириденко. – М., 1993.

6.Ньюстром Д.В. Организационное поведение. Поведение человека на рабо- чем месте / Д.В. Ньюстром, К. Дэвис. – СПб., 2000. – 448с.

7.http://www.improvement.ru – Организация времени: эффективность, успех, развитие.

8.http://www.daytimer.com – Инструменты планирования времени.

9.http://www.timemanager.ru – Тайм-менеджмент.

10.http://www.palm.com – Электронные планировщики времени. 11.http://www.calendar.yahoo.com – Календари и программы планирования

времени.

63