Лекция 10. Основы построения инструментальных средств информационных технологий

Лекция 11. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Лекция 12. Компьютерные технологии обработки деловой информации на основе табличных процессоров

Лекция 13. Использование систем управления базами данных на основе программMicrosoftOfficeSuite..

13.1 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MICROSOFT EXCEL

13.1.1 Общие сведения об электронных таблицах

Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. Они представляют собой двумерные массивы, состоящие из поименованных столбцов и строк, называемых рабочими листами. Рабочие листы скомпонованы в книги, сохраняемые в виде файла. С помощью электронных таблиц можно выполнять расчеты, строить графики, применять электронные географические карты, проводить экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных экономических ситуаций и многое другое.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

создание и редактирование электронных таблиц;

оформление и печать электронных таблиц;

создание многотабличных документов, объединенных формулами;

построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

использование электронных географических карт;

работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

создание итоговых и сводных таблиц;

использование информации при построении таблиц из внешних баз данных;

решение экономических задач типа «что-если» путем подбора параметров;

решение оптимизационных задач;

статистическая обработка данных;

создание слайд-шоу;

разработка макрокоманд, настройка экрана электронных таблиц под потребности пользователя и т. д.

По оценкам фирмы PC Data of Reston, наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Excel (фирма Microsoft), Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Development) и Quattro Pro (фирма Word Perfect — Novell Applications Group). Однако если после своего появления в 1982 г. Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время явное преимущество имеет Excel. Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию функциональных средств Excel, многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах.

Электронные таблицы (ЭТ) состоят из столбцов и строк. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, а строки — цифрами. Число столбцов в электронных таблицах обычно составляет 256 и строк — более 16 тыс. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки.

В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, называемых блоками. Блоки именуются адресами двух противоположных по диагонали ячеек, разделенных двоеточием. С блоками ячеек можно выполнять операции копирования, удаления, перемещения, изменения формата и т. п.

В электронных таблицах используются следующие типы данных:

текст — любая последовательность символов;

число — числовая константа;

формула — выражение, состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций и арифметических операций;

функции — стандартные формулы, позволяющие осуществлять выполнение часто встречающихся вычислений;

даты — значения дат, представленные в различных форматах, с которыми можно выполнять и арифметические, и логические операции.

Технология работы пользователя с электронными таблицами идентична для всех электронных процессоров, и различия между ними определяются в основном функциональными возможностями.

Наибольшее распространение в настоящее время имеют электронные таблицы Microsoft Excel, которые могут работать с четырьмя основными типами документов: электронной таблицей (рабочим листом), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий лист служит для организации данных и проведения разнообразных вычислений с ними.

Рабочая книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. Число листов можно менять. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т. п.

Диаграмма представляет собой графическое изображение данных таблицы.

Макротаблица (макрос) — это постоянно выполняемая пользователем последовательность команд, которую можно сохранить и выполнять автоматически по мере необходимости.