13.1.2. Создание и обработка электронных таблиц

Microsoft Excel позволяет редактировать содержимое ячеек таблицы двумя способами: набором новой информации поверх ошибочной (используется, как правило, при полной замене информации) или активизацией строки ввода и внесением необходимых изменений. Для активизации строки ввода и перехода в режим редактирования используется клавиша F2. При этом в левой части строки ввода появляются символы Ввод (V) и Отмена (X).

Для сохранения таблицы на диске используются следующие команды в меню Файл:

Сохранить используется для записи документа под тем же именем и на том же месте, что и прежде.

Сохранить как используется для сохранения изменений в активном документе и возможно под другим именем.

На стандартной панели инструментов есть кнопка Сохранить, выполняющая действия, аналогичные команде Сохранить меню Файл.

По умолчанию Excel устанавливает стандартное расширение имени файла для ЭТ — .xls. Оно присоединится к имени файла автоматически.

Excel предлагает специальные средства расчетов, которые называются формулами и функциями, что позволяет во многих случаях почти полностью автоматизировать составление таблицы.

Ввод формул и функций осуществляется по следующим правилам:

в формулу кроме числовых значений могут входить в качестве аргументов адреса ячеек или блоков, а также функции или другие формулы;

если формула (или встроенная функция) начинается с адреса ячейки, перед первым символом необходимо набрать знак «=» (знак равенства) или знак «+» (плюс);

в ячейке виден результат вычислений, а сама формула отражается в строке ввода;

Excel по умолчанию вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы.

Большинство таблиц содержат в пределах одной графы или строки однородные данные, вычисляемые по аналогичным формулам. Такого рода расчеты реализуются копированием формул из одних ячеек в другие блоки.

С помощью мыши можно выделить блок следующим образом: отметить первую ячейку в блоке, а затем при нажатой левой клавише мыши протащить указатель по всем оставшимся ячейкам блока. При этом выделенная область будет заключена в рамку. В Excel можно выделить целиком столбец (блок столбцов), строку (блок строк) и все окно целиком. Для этого следует щелкнуть мышкой на соответствующем идентификаторе столбца или строки, т. е. букве — для столбцов и цифре — для строк. Для работы с блоками Excel предоставляет большой набор команд: Копирование, Перемещение, Вставка, Удаление, Форматирование и т.д.

Под форматированием таблицы обычно понимают формирование ее внешнего вида и структуры. Внешний вид таблицы определяется видом шрифта и его размером, цветом текста и фона, шириной столбцов и высотой строк, способом изображения цифровых данных и т. п. Все действия по форматированию можно выполнить, пользуясь командами меню Формат. Кроме того, часто использующиеся операции форматирования внесены в качестве кнопок инструментов Стандартной панели инструментов и панели инструментов Форматирование.

В Microsoft Excel текст автоматически выравнивается по левому краю ячейки, а числа по правому краю. Но пользователь может менять расположение данных в ЭТ.

Это можно сделать различными способами:

с помощью соответствующих кнопок панели инструментов;

с помощью команды Формат: Ячейки\Выравнивание;

с помощью контекстного меню.

Конечно, удобнее всего выравнивать данные с помощью Панели инструментов, однако с помощью команд Формат {Ячейки можно более точно задать дополнительные параметры форматирования.

Excel позволяет изменять цвета ячеек и блоков, а также заключать их в рамки. Можно рисовать произвольную комбинацию горизонтальных и вертикальных линий слева, справа, вверху или внизу ячейки.

При вставке строк и столбцов электронной таблицы нужно 'учитывать следующее:

новые строки вставляются над текущей (активной) строкой, в которой находится указатель мыши;

все остальные строки сдвигаются вниз на число вставленных строк и получают новые адреса;

столбцы вставляются слева от текущего столбца.

Для удаления строки необходимо выделить строку, щелкнув мышью по заголовку строки и выбрать: Правка {Удалить. Столбцы ЭТ удаляются аналогичным образом.

Microsoft Excel предоставляет возможность объединять и связывать рабочие листы или файлы электронных таблиц таким образом, что в результате ввода значения в одну таблицу может измениться содержимое другой таблицы, а выполнение вычислений в одном файле может привести, например, к выдаче сообщения в другом.

При объединении и связывании таблиц используется абсолютная адресация. Признаком абсолютного адреса является символ «$» (знак доллара). В зависимости от его позиции в адресе ячейки соответствующая область данных не модифицируется, например: $Л$1, $А1, А$1. Установить абсолютную адресацию можно несколькими способами:

ввести знак $ на экран с клавиатуры;

выделить ячейку, затем дважды щелкнуть мышью в строке формул на адресе ячейки, чтобы выделить его, а затем нажать клавишу F4;

объединять листы рабочей книги можно также по-разному:

суммированием содержимого ячеек соответствующих рабочих листов с использованием функции Автосуммирования;

консолидацией электронных таблиц;

созданием Сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц.

Способ консолидации позволяет объединять данные из областей-источников и выводить их в область назначения. При консолидации данных могут использоваться различные функции: суммирования, расчета среднего арифметического, подсчетов максимальных и минимальных значений и т. п. Кроме того, при консолидации можно создавать связи с исходными данными в областях-источниках, при этом область назначения будет автоматически обновляться при внесении изменений в областях-источниках.

Структурирование данных рабочих листов используется в Excel при создании итоговых отчетов. Оно позволяет показывать или скрывать уровни структурированных данных, выводя на экран данные с большими или меньшими подробностями.

При консолидации данных с созданием связей Excel автоматически корректирует итоговые данные при изменении их в таблицах-источниках.