7.2. Технология самоменеджмента

Многие выдающиеся люди добивались успеха благодаря четкой организации своего личного труда. Человек, естественно, не может управлять самим временем, но способен управлять своими делами с учетом данного фактора. Следует отметить, что в управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, т.е. способность планировать, организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать.

Персональный менеджмент (англ. selfmanagment – «самоменеджмент») – это целенаправленное и последовательное применение практических методов менеджмента в повседневной деятельности для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Система персонального менеджмента включает следующие шесть процедур:

– постановка цели – анализ и формирование личных целей, выбор количественных критериев их достижения;

– сбор и обработка информации – сбор первичной информации и ее обработка по выбранному плану действий;

– планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

– принятие решений по предстоящим делам для достижения критериев управления;

– реализация решений и организация их исполнения включают составление распорядка дня и организацию личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач;

– контроль (самоконтроль и контроль итогов, в случае необходимости – корректировка целей).

Сущность системы персонального менеджмента можно представить в виде модели требований к качествам человека, его способности управлять собой. Эта модель складывается из семи блоков.

1. Личная организованность, пунктуальность.

2. Самодисциплина. Постоянная целенаправленная деятельность.

3. Знание техники личной работы и научной организации труда.

4. Мотивация человеческого потенциала на реализацию жизненных целей.

5. Способность быть здоровым и работоспособным.

6. Способность сформулировать и реализовать жизненные цели.

7. Личный самоконтроль.

В табл. 4 представлена технология самоменеджмента.

Таблица 4

Технология самоменеджмента

№ п/п	Процедуры	Методические приемы и способы	Достигаемый результат
1	Постановка целей. Выбор критериев достижения	Определение целей, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели	Ориентация на конечный результат. Выбор количественных критериев. Устранение слабых сторон. Распознавание преимуществ. Концентрация усилий на узких местах. Фиксация сроков и мероприятий
2	Сбор и обработка информации для планов	Сбор первичной информации. Обеспечение полноты и своевременности поступления информации. Обработка информации по альтернативным вариантам	Максимально необходимый объем информации для руководителя. Проработка трех вариантов (пессимистичного, реалистичного, оптимистичного)
3	Планирование и разработка альтернативных вариантов решений	Годовое и квартальное планирование, месячное и недельное. Планирование рабочего дня. Принципы персонального менеджмента. Менеджмент с помощью дневника времени	Подготовка к реализации цели на основе планов. Распределение рабочего времени. Распределение имеющихся ресурсов. Анализ ограничений на решение задачи. Наличие трех альтернатив
4	Принятие решений на основе альтернативных вариантов	Установка приоритетов решений. Выбор экономически выгодного варианта по критерию «Время – стоимость». Выполнение принципа Парето: 80 % альтернативных решений бесполезны и только 20% дают нужный результат	Первоочередное решение жизненно важных проблем. Приводящая к успеху организация труда. Упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности
5	Реализация решений и организация их исполнения	Четкий распорядок рабочего дня. Биоритм, график продуктивности. Четкая технология выполнения решений	Концентрация на значительных задачах управления, использование пика производительности труда. Постепенная реализация принятых решений
6	Контроль исполнения и самоконтроль	Контролирование процесса работы. Контролирование достижения поставленных целей и промежуточных результатов. Обзор итогов истекшего дня (самоконтроль) с точки зрения достижения критериев	Обеспечение запланированных результатов (цель и критерии). Контроль выполнения цели по каждому количественному критерию. Вознаграждение за достигнутые результаты

Планирование означает прежде всего умение думать с опережением и предполагает системность в работе. Планировать собственную деятельность нужно поэтапно, выполняя следующие процедуры: 1) проанализировать бюджет времени; 2) определить содержание планируемых дел; 3) рассчитать время, необходимое для выполнения этих дел; 4) составить план перспективных дел на год; 5) разработать тематический список дел на месяц; 6) составить план действий на неделю; 7) записать текущие дела и составить рабочий план на день.

Существует ряд преимуществ письменной формы планирования: письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти; планы, которые держат в голове, легко отвергаются; письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе; вы меньше отвлекаетесь и больше занимаетесь только намеченными задачами; благодаря контролю результатов, невыполненные дела не теряются (переносятся на следующий день); последовательное планирование обусловливает совершенствование вашей личной техники и методов работы; существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, вы стараетесь рационализировать свой труд и сознательно противодействовать помехам внутренней и внешней среды. Существует множество правил планирования, следуя которым вы должны значительно повысить эффективность планирования собственной деятельности: сначала нужно поставить себе цель – это необходимое условие начала любого планирования. Цель должна быть объективной и отвечать вашим возможностям; необходимо выбрать количественные критерии достижения поставленной цели; необходимо составить себе обзор возможных условий и факторов, могущих оказать на ваш план то или иное влияние; следует попытаться скомбинировать и адаптировать их таким образом, чтобы они в максимальной степени соответствовали поставленной вами цели; нужно дать оценку составленных вами комбинаций и выбрать наилучший вариант; при непосредственной разработке плана не следует сильно его детализировать – держите в голове весь план целиком.

Контроль – это постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть. Постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними решения и контроль над их исполнением. Контроль очень важен при реализации жизненных целей: он служит для их улучшения. Контроль охватывает три задачи.

1. Осмысление физического состояния (что достигнуто к моменту осуществления контроля?).

2. Сравнение запланированного с достигнутым (в какой степени достигнута поставленная цель?).

3. Корректировка по установленным отношениям (какие отношения имеют место?).

Регулярно через равные промежутки времени необходимо проверять свои планы и организацию труда. Это поможет вам выявить «поглотителей времени», вредные привычки (длительные телефонные разговоры, неверные приоритеты, неприятные отвлечения от работы). Контроль над результатами труда должен проводиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль). Следует осуществлять регулярную корректировку хода выполнения своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.