Глава 9. Оптимизация загрузки персонала

9.1. Причины и показатели равномерной загрузки персонала

Равномерность является отличительным свойством любой высокоразвитой системы: биологической, социальной и экономической. Равномерный образ жизни, четкость в работе, стремление избегать перегрузок и излишних стрессов свойственны любому нормальному человеку.

В теории производственных процессов также одним из принципов их рационального построения является равномерность. Коэффициент равномерности выпуска продукции Крв рассчитывается по формуле

Крв=1-ΣВн/ΣВп,

где ΣВн – величина недовыполнения плана по объему выпуска продукции в абсолютных единицах (натуральных, трудовых, стоимостных) в отдельные периоды времени (дни, часы); ΣВп – плановый объем выпуска продукции за анализируемый период в соответствующих единицах.

Коэффициент равномерности выпуска продукции или коэффициент равномерности работы может быть определен также по формуле

Крв=Вд/Вс,

где Вд – фактический объем произведенной продукции (работы) в единицу времени (час, сутки, смену, декаду и т.д.); Вс – средний объем производимой продукции (работы) за данную единицу времени по плану (среднечасовой, среднесуточный, среднедекадный и т.д.).

Эта величина всегда меньше единицы, единица характеризует идеальную равномерность производства. Поскольку измерение управленческой продукции весьма сложная и до конца нерешенная задача на сегодняшний день, то использование коэффициента равномерности выпуска продукции в этой области затруднено. Вместе с тем целый ряд показателей использования трудовых ресурсов методом аналогий был перенесен из производственных процессов в управленческие. К ним следует отнести: локальные показатели использования рабочего времени, потерь рабочего времени, использования квалификации руководителей, специалистов и служащих, коэффициенты трудоемкости и оперативности, интегральные показатели уровня организации управленческого труда, эффективной производительности и др. Использование этих показателей осложняется тем, что не было создано надежной информационной базы для их расчета и доказательной методики формирования интегрального показателя, влияющего на конечные результаты производства.

Равномерность загрузки аппарата управления заключается в использовании человеческих ресурсов с постоянной интенсивностью, при которой потребность в персонале, как можно меньше отличается от наличия трудовых ресурсов. Необходимость организации работы аппарата управления без потерь рабочего времени и перегрузок, с постоянной загрузкой руководителей, специалистов и служащих не требует особых доказательств и кажется очевидной. Однако на практике не всегда удается организовать равномерную работу из-за целого ряда внутренних и внешних причин. Почти три четверти потерь связаны с факторами воздействия внешней среды: регламентированные сроки решения задач планирования и учета, несбалансированность планов и необходимость их корректировок, срыв поставок, ненадежность системы снабжения и др. Однако четверть потерь рабочего времени и перегрузок вполне поддается рациональному использованию путем оптимизации календарных сроков решения задач.

Исследователями были выявлены три причины необходимости равномерности загрузки аппарата управления: во-первых, неравномерная загрузка аппарата управления неэффективна с точки зрения охраны здоровья. Продолжительность рабочего дня директора предприятия и его заместителей, равная 12–14 ч ежедневно, является вредной для здоровья, ведет к психическим и физическим перегрузкам. Качество управленческих решений, принимаемых за пределами нормативной продолжительности рабочего дня, также далеко от оптимального: во-вторых, перегрузка одних специалистов и неполная загрузка других, штурмовщина и неритмичность приводят ненужной сверхурочной работе и дополнительным затратам труда. Как следствие, в трудовом коллективе возникают недомолвки, недоброжелательность, неудовлетворенность трудом, психологические конфликты; в-третьих, неравномерная загрузка управленческого персонала ведет к некачественной выработке управленческих решений и нарушению календарных сроков решения задач, а следовательно влияет на конечные результаты трудовой деятельности.

Основная цель расчета равномерности загрузки заключается в определении эффективности работы аппарата управления (структурного подразделения, отдельного работника) в течение года с помощью показателей равномерности загрузки персонала управления: U – требуемое количество трудовых ресурсов, чел. Характеризует количество работников необходимое в определенный период времени для своевременного и качественного решения задач управления; П – продолжительность рабочего дня, ч. Определяет расчетную продолжительность рабочего дня, необходимую для эффективного расчета задач управления; J – интенсивность загрузки персонала, %. Характеризует степень концентрации управленческого труда в конкретный период времени для выполнения задач управления; Тпот – потери рабочего времени, чел.-час. Определяет размеры непроизводительных затрат времени в периоды, когда требуемое количество трудовых ресурсов меньше фактического количества; Тпер – перегрузки персонала, чел.-час. Определяет размеры неэффективного использования трудовых ресурсов в периоды, когда требуемое количество трудовых ресурсов больше фактического количества; R – уровень неравномерности загрузки, доли. Определяет удельный вес потерь рабочего времени и перегрузок управленческого персонала в общей трудоемкости управления; Kр – коэффициент равномерности загрузки, доли. Характеризует степень приближения к идеальной загрузке, приближенной к единице, когда потери времени и перегрузки управленческого персонала равны нулю.

Наиболее эффективной является такая организация работы аппарата управления, при которой значения показателей Тпот., Тпер., и R являются минимальными, а Кр – максимальным.