Перечень

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.¹

Оформляется на общем бланке. Форма перечня, как правило, табличная. Но в ряде случаев его составляют и не в табличной форме (в этом случае он может иметь разделы).²

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.³

Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.⁴

Обязательными реквизитами перечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

Дополнительная информация:

• пример оформления перечня;

• информационно-справочные документы.

_____ ¹ Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974. ² Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995. ³ Там же. ⁴ Там же.

Список

Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. ¹

Список является сопутствующим, пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.). ²

Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список на рассылку и др.). ³

Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги. ⁴

Датой списка является дата его подписания исполнителем или дата утверждения. ⁵

В заголовке к тексту указывается разновидность списка. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. ⁶

Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем.

Обязательными реквизитами списка являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

Дополнительная информация:

• информационно-справочные документы.

_____ ¹ Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974. ² Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995. ^3-6 Там же.

Переписка

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. ¹

К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. ²

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.). ³

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др. _____ ¹ Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. ² Там же