Б) Внешние факторы

1. Вырезки из газет, журналов. Профессиональных изданий и информационных бюллетеней, в которых освещается деятельность организации и рассматриваемая проблемная ситуация.

2. Отчеты, расшифровки стенограмм, а также записи радиопередач и телепрограмм.

3. Анализ информации, появляющейся в СМИ.

4. Перечни средств массовой информации, списки журналистов, комментаторов, ведущих ток-шоу, нештатных авторов и продюсеров, которые готовят новости и сюжеты об организации и материалы, касающиеся проблемной ситуации.

5. Списки отдельных лиц и групп (а также любая другая дополнительная информация о них), которые разделяют заботы организации, её интересы и позиции по данной проблемной ситуации (включая контролируемые ими внутренние и внешние средства распространения информации).

6. Списки отдельных лиц и групп (а также любая другая дополнительная информация о них), которые действуют наперекор заботам организации, её интересам и позициям по данной проблемной ситуации (включая контролируемые ими внутренние и внешние средства распространения информации).

7. Результаты обследований и опросов общественного мнения, касающихся данной организации и рассматриваемой проблемной ситуации.

8. Графики специальных событий, привлечения внимания к важным датам, проведения торжественных мероприятий и празднований, связанных с данной организацией и рассматриваемой проблемной ситуацией.

9. Списки государственных агентств, законодателей и прочих должностных лиц, обладающих регулярной законодательной властью, влияющей на данную ситуацию и рассматриваемую проблемную ситуацию.

10. Копии соответствующих регулятивных и законодательных документов, результатов опросов, правительственных публикаций и отчетов о слушаниях.

11. Копии опубликованных исследований по темам, связанных с рассматриваемой проблемной ситуацией.

12. Списки важных справочников, записей и руководств с указанием мест в организации, где их можно получить

57. Процесс анализа полученных результатов в ходе исследований и подготовка рекомендаций для разрешения конфликта (swot- анализ, мозговой штурм).

Подробный анализ внутренних и внешних факторов проблемной ситуации позволяет ПИАР специалистам получить информацию, необходимую для того, чтобы правильно оценить сильные стороны (S) и слабые стороны (W) организации, а также выявит новые возможности (О) и угрозы (Т), появляющиеся во внешним окружении организации.

На практике специалисты в области ПИАР называют подход к резюмированию анализа ситуации SWОТ-, или TOWS- анализом. Из этой аналитической конструкции логически вытекает несколько стратегических соображений:

1. SО - стратегии строятся на сильных сторонах организации с целью извлечения преимуществ из новых возможностей, появляющихся во внешним окружении организации.

2. SТ- стратегии также строятся на сильных сторонах организации с целью противостояния угрозам, появляющихся во внешним окружении.

3. WО - стратегии связаны с попытками минимизировать слабые стороны организации с целью извлечения преимуществ из внешних возможностей.

4. WТ – стратегии связаны с попытками минимизировать как слабые стороны организации, так и угрозы, появляющиеся во внешним окружении.

Мозговой штурм – это метод был предложен советским исследователем Е.А. Александровым и модифицирован Г.Я. Бушем.

Сущность диалога в данном случае состоит в активизации творческого потенциала изобретателей (технологий) при коллективном генерировании идей с последующим формулированием контридей. Предусматривается поэтапное выполнение следующих процедур:

1-й этап – формирование малых групп, оптимальной по численности и психологической совместимости;

2-й этап – создание группа анализа кризисной (проблемной) ситуации, формирование творческой задачи в общем виде, сообщение всем участникам диалога;

3-й этап – генерирование идей по правилам прямой «мозговой атаки» (абсолютный запрет критики, поощрение возможных шуток, реплик, умение руководителя дискуссии грамотно ставит стимулирующие вопросы, осуществлять подсказки, количество участников дискуссии – 4-15 человек, участники дискуссии должны быть разного уровня образования, разных специальностей, соблюдать баланс разного уровня активности, характера и темперамента);

4-й этап – систематизация и классификация идей. Изучаются признаки, по которым можно объединить идеи и сгруппировать их по группам. Составляется перечень групп идей, выражающих общие принципы, подходы к решению предстоящей задачи;

5-й этап - оценка идей на реализуемость. «Мозговая атака» на этом этапе направлена только на всестороннее рассмотрение возможных препятствий на пути реализации выдвинутых идей;

6-й этап – оценка критических замечаний и составление списка практически используемых идей.

Наиболее эффективные результаты достигаются в случаях, когда все участники «мозговой атаки» рационально распределяются на группы:

генерирование идей;

анализа проблемной ситуации и оценка идей;

генерирования контридей.