9. Ввод данных

Ячейки электронной таблицы могут содержать самую разнообразную информацию: текст, числовые значения и формулы. При вводе данных Excel автоматически распознает их тип. Ввод данных выполняется в активной ячейке или в строке формул. Для этого достаточно выделить ячейку и набрать текст с клавиатуры. Набранный текст автоматически отобразится в строке формул. Ввод данных завершается нажатием клавиши [Enter] (в этом случае активной становится нижняя ячейка) или смещением в нужном направлении клавишей управления курсором.

Особое внимание следует уделить выравниванию данных, т.к. введенные числовые значения выравниваются по правому краю, а текстовые данные – по левому краю. Выполненное предварительно, перед вычислением, выравнивание, не дает визуально определить причину ошибки в вычислении. Например, как на рисунке 17:

Рисунок 17. Автоматическое выравнивание текстовой и числовой информации.

Если длина введенного в ячейку текста превышает ширину этой ячейки (в одну ячейку можно поместить до 255 символов), то после завершения ввода текст либо полностью отображается в таблице, закрывая, расположенные справа, пустые ячейки, либо урезается по правому краю ячейки, если соседняя содержит какую-либо информацию. Урезанный текст полностью отображается в строке формул.

Если числовые значения, полученные в результате вычисления формул, не помещаются в ячейку, вместо них на экране отображается соответствующее число символов диез (#).

Для ввода повторяющихся данных или значений из списка используется автозаполнение. Небольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона (рис. 18) называется маркером автозаполнения. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста.

Рисунок 18. Вид указателя мыши на маркере автозаполнения

Использование функции автозаполнения:

1. Ввести в ячейку нужное содержимое.

2. Если данное значение является элементом одного из встроенных списков, то выделенные ячейки заполняются соответствующими значениями из списка в заданной последовательности. Чтобы отключить заполнение ячеек значениями из списка (ряда), при перетаскивании следует удерживать клавишу Ctrl.

3. Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными, нажмите левую кнопку мыши и перемещайте мышь в нужном направлении.

4. Чтобы вывести на экран контекстное меню с параметрами заполнения (рис. 19), перетаскивайте маркер заполнения, нажав и удерживая правую кнопку мыши.

Рисунок 19. Контекстное меню с параметрами заполнения

Команда Сервис/Параметры, вкладка Списки содержит заданные в табличном процессоре списки. Пользователь может создавать новые списки. Для этого, следует ввести значения списка в область Элементы списка, разделяя их клавишей [Enter] и нажать кнопку Добавить (рис. 20).

Рисунок 20. Создание списка в окне Списки

10. Адресация ячеек таблицы

Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки, называется относительным адресом или просто адресом. При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах, что служит источником ошибок.

Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, можно назначить и ее абсолютный адрес. Для этого необходимо поставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак «$».

Для назначения абсолютного адреса можно использовать клавишу [F4].

Например:

в адресе $D$12 – не меняется номер строки и столбца (одно нажатие [F4]); B$7 – не будет меняться номер строки (двойное нажатие [F4]); $A5 - не будет меняться номер столбца (тройное нажатие [F4]);

четвертое нажатие F4 вернет ячейке относительный адрес.

Формат (стиль) ссылок может быть изменен. Изменение осуществляется командой Сервис/Параметры вкладка Общие выбором режима Стиль ссылок R1C1, в котором нумеруются как строки, так и столбцы. В стиле ссылок R1C1 Microsoft Excel указывает положение ячейки буквой «R», за которой идет номер строки, и буквой «C», за которой идет номер столбца.

В этом случае относительная ссылка задается указанием нужного количества строк и столбцов в квадратных скобках. Положительное значение задает ссылку на указанное количество строк (столбцов) ниже (правее) ячейки, в которой задана ссылка. Отрицательное значение задает ссылку на ячейку выше (левее) ячейки, содержащей ссылку.

В таблице 5 приведены некоторые примеры использования стиля ссылок R1C1.

Ссылка	Значение
R[-2]C	Относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки выше и в том же столбце
R[2]C[2]	Относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки ниже и на два столбца правее
R2C2	Абсолютная ссылка на ячейку, расположенную во второй строке и во втором столбце
R[-1]	Относительная ссылка на строку, расположенную выше текущей ячейки
R	Абсолютная ссылка на текущую строку

Таблица 5. Примеры использования стиля ссылок R1C1