2. Роль обработки документа в информационно-поисковой деятельности.

Ориентация в многочисленных фондах обеспечивается посредством особых идентификационных и поисковых признаков, которыми обладает документ, а также тех, которые специально формируются в результате его обработки.

Быстро и эффективно произвести поиск позволяют признаки документа, которые содержатся в библиографических сведениях.

Любой документ, еще на стадии рукописи, обретает библиографические сведения, позволяющие его идентифицировать. Автор фиксирует на произведении свое имя, присваивает документу название, указывает место и дату его написания. Так начинается обработка документа до выхода его в свет в виде издания. Далее издательство оформляет эти сведения на обложке и на титульной странице. Затем эти сведения станут элементами библиографической записи.

В издательстве рукопись обретает дополнительный набор библиографических сведений: заглавие, надзаголовочные и подзаголовочные данные, имена лиц, ответственных за данное издание, наименование издательства и дата издания, тираж, объем и др. Эти сведения называются выходными. Они представляют комплекс элементов для оформления издания, информирования потребителей, библиографической обработки и статистического учета.

К выходным сведениям относятся и выпускные данные, формируемые специалистами в области обработки: классификационный индекс, аннотация или реферат, макет аннотированной каталожной карточки, в основе которой – библиографическое описание. Данные сведения размещены на обороте титульного листа.

Титульный лист содержит основные библиографические сведения. Сама библиографическая запись расположена на обороте титульного листа. Она состоит из заголовка, под которым – библиографическое описание книги (название, место издания, наименование издательства, год издания, количество страниц, наименование серии, Международный стандартный номер книги). Под библиографическим описанием – аннотация и индекс ББК.

В описание включаются сведения в основном с титульного листа. На обороте титульного листа и на последней странице книги размещено еще множество сведений, которые издательство не отразило в библиографической записи. В результате анализа всех сведений специалист производит их отбор и работает с теми, которые в наибольшей степени способствуют идентификации и поиску документа. После их оформления по специально разработанным правилам и в установленной последовательности эти сведения синтезируются в библиографической записи.

Несмотря на наличие библиографической записи в самом документе, многие библиографирующие учреждения самостоятельно обрабатывают документы. Это связано со специфическими целями и задачами данных организаций, профилем и величиной их фондов, запросами пользователей. Их обработка становится более целенаправленной, а сама запись – более полной и глубокой. Она обеспечивает распространение и общественное использование как самого первичного документа, так и вторичных сведений о нем.

Сведения, зафиксированные в элементах библиографической записи, способствуют упорядочению, а значит, использованию единого документного ресурса страны, формированию различных информационно-поисковых систем международного и локального уровня.