3. Аналитико-синтетическая обработка информации: общая характеристика. Виды асои и их последовательность.

Конечной целью аналитико-синтетической обработки является упорядочение знаний, отраженных в документах. Именно упорядоченные документы можно быстро найти, выдать, использовать. Упорядочение производится посредством их классификации.

Объектом аналитико-синтетической обработки является документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи, изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.

Документы оснащают реквизитами (книжный формуляр, ярлычок, штамп, библиографическая запись), содержащими элементы обработки.

Любой документ, на который необходимо составить библиографическую запись, является объектом обработки.

Объекты составления библиографической записи – это все виды опубликованных и неопубликованных документов на любых; составные части документов; группы однородных и разнородных документов.

Запись может составляться на любой документ, независимо от времени его создания. Каждый новый документ, несмотря на наличие общей методики, требует частных правил, в которых отражаются особенности, характерные для данного документа. Объекты обработки могут состоять из одной части (одночастные объекты) или из двух и более частей (многочастные объекты).

Одночастный объект – разовый документ или отдельная физическая единица многочастного документа на одном физическом носителе: однотомный документ или отдельный том многотомного документа, отдельный компонент комплектного документа, сериального или другого продолжающегося ресурса.

Многочастный объект – документ, представляющий совокупность отдельных физических единиц на одинаковых или разных физических носителях – многотомный документ, комплектный документ, сериальный или другой продолжающийся ресурс.

Объектом также может быть составная часть одночастного документа или единицы многочастного документа. К составным частям относятся статьи из журналов и газет, законченные произведения из сборников, главы, параграфы из учебников, фрагменты текста из различных документов.

Для обработки представляет интерес прежде всего документ, обладающий необходимым набором библиографических сведений, пригодных для составления обязательного элемента записи – библиографического описания.

Международная федерация библиотечных ассоциаций и учреждений (ИФЛА) разрабатывает и рекомендует применять единые правила описания документов, созданных на любых материальных носителях.

Источником описательных средств, которые можно использовать для библиографической обработки электронных ресурсов, являются библиографические метаданные, например «Дублинские соглашения» (Dublin Core). Недостатком метаданных является то, что они по своей природе неконтролируемы и не могут считаться объективным, авторитетным источником информации о документе. В то же время они просты в использовании и поэтому быстро распространяются.

В июне 1998 г. в Вильнюсе была принята рекомендация по метаданным для ИФЛА «Стандарты по метаданным»: «ИФЛА должна включиться в общую дискуссию по стандартам для метаданных и работать в направлении координации национальной инициативы по созданию метаданных. ИФЛА может также оказывать помощь в централизации опыта в обращении с метаданными, указывая национальным организациям приоритетные направления в создании метаданных».

Документ подвергается обработке независимо от языка, на котором он опубликован, места и времени его издания.

Важно понимать значимость триединой природы объекта обработки, которым является документ. Триединая сущность документа общественного пользования заключается в наличии:

- во-первых, содержания в документе (семантической сущности: мысли, идеи);

- во-вторых, формы документа (материальной, вещественной сущности, служащей для закрепления и передачи содержания);

- в-третьих, элементов обработки и других сведений на документе (библиотечных реквизитов, пометок, заметок, автографов, дарственных надписей, то есть информации, появившейся после издания документа).

Элементом фонда документ становится только благодаря появлению третьего компонента, который возникает в результате обработки документа.

В ходе обработки документ сохраняется в первичном, целостном виде, он только приобретает необходимые реквизиты, новую, дополнительную форму представления, которые обеспечивают возможность общественного пользования им.

При исключении из фондов первичного документа выбывают из действующих каталогов и библиографические записи, содержащие сведения о нем. Вторичная информация об этом документе приобретает не актуальную, а ретроспективную (историческую, книговедческую, культурологическую) значимость.

Обработка документа – это совокупность взаимосвязанных, взаимозависимых процессов формирования элементов библиографической записи посредством анализа и синтеза.

При анализе документа выявляются его основные библиографические сведения: описательные, индексационные, аннотационные, реферативные и другие признаки. Они синтезируются в библиографическом описании, заголовке, терминах индексирования, аннотации, реферате, а все вместе – в библиографической записи.

В результате обработки документ обеспечивается новыми качествами, способствующими его идентификации, поиску, распространению.

После обработки документ становится структурообразующим элементом фонда, а библиографическая запись – структурообразующим элементом каталогов, картотек, библиографических списков, информационных изданий, баз данных и других ИПС различных учреждений и организаций системы документальных коммуникаций.

Согласно ГОСТ 7.0–99 «Информационно-библиотечная деятельность. Библиография. Термины и определения» аналитико-синтетическая обработка, АСО это – «преобразование документов в процессе их анализа и извлечения необходимой информации, а также оценка, сопоставление, обобщение и представление информации в виде, соответствующем запросу».

ГОСТ 7.76–96 «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация: термины и определения» содержит определение термина «библиотечная обработка» – совокупность процессов подготовки документов и библиографических записей к их дальнейшему использованию и хранению в библиотеке или информационном центре.

В состав библиотечной обработки входят техническая обработка и библиографическая обработка.

Техническая обработка документа – совокупность процессов подготовки документа к последующему хранению и использованию. Техническая обработка производится в том случае, если документ подлежит длительному хранению.

В состав технической обработки входят штемпелевание, проставление инвентарного номера и шифра хранения документа, наклеивание кармашка, листка сроков возврата, оформление формуляра, книжных ярлыков, а также формирование других служебных реквизитов.

Шифр хранения документа – это условное обозначение места хранения документа в виде сочетания буквенных и цифровых знаков. При систематическо-алфавитной расстановке книги в зависимости от содержания распределяются по отделам, каждый из которых соответствует определенной отрасли знания. Для этого массовые библиотеки используют таблицы «Библиотечно-библиографической классификации» (ББК), научно-технические библиотеки – «Универсальную десятичную классификацию» (УДК) и др. Первоначально книги подбираются по индексам, а внутри тождественных индексов по алфавиту авторов или заглавий произведений. Этому способствуют авторские знаки, отраженные в «Таблицах авторских знаков», составленных библиотековедом Л.Б.Хавкиной.

Авторский знак – это условное обозначение начальных буквосочетаний первого слова библиографической записи. Авторский знак состоит из начальной буквы слова, с которого начинается библиографическая запись, и цифр, соответствующих первым, а иногда и последующим слогам или буквосочетаниям этого первого слова.

В небольших библиотеках авторские знаки определяются по пособию Л.Б. Хавкиной «Таблица авторских знаков двоичных», 25-е издание которого было осуществлено в 1992 году. Крупные библиотеки применяют составленные также Л. Б. Хавкиной трехзначные авторские таблицы.

Для библиотек всех типов и для осуществления централизованной систематизации и каталогизации требуются таблицы авторских знаков для обработки книг на иностранных языках. Ее осуществляют по книге Л. Б. Хавкиной «Эластичные таблицы авторских знаков для кириллицы и латиницы», 7-е издание которой опубликовано в 1993 г. Процедуру установления авторского знака следует начинать после того, как документ описан и систематизирован.

Расстановка книг в фонде может быть организована и по формальным признакам документа (алфавитная, хронологическая, географическая, языковая, форматная, форматно-инвентарная, нумерационная). В этом случае шифр хранения может содержать дату издания или дату поступления книги в фонд, высоту книги, регистрационный или инвентарный номер, сиглы библиотеки или ее структурного подразделения и др. Часто в шифре отражается комбинация различных способов расстановки документов в фонде.

В начале 1990-х гг., в связи с компьютеризацией, отечественные библиотеки получили новые возможности технической обработки – с помощью штрихового кодирования документов. Посредством ПЭВМ и термотрансферного принтера в библиотеке формируются и печатаются самоклеящиеся этикетки с последовательными номерами и штриховыми кодами. В процессе обработки этикетки наклеиваются на каждый экземпляр издания. При формировании библиографической записи в электронном каталоге текст с них считывается с помощью сканера в соответствующее поле. Считыватели штриховых кодов расширяют возможности идентификации, поиска, выдачи и отбора документов.

Библиографическая обработка документа – это совокупность процессов формирования библиографической записи документа для представления его в библиотечных каталогах, библиографических указателях, списках и картотеках. Процессы, относящиеся к библиографической обработке называются семантическими.

По количеству обрабатываемых документов обработка подразделяется на индивидуальную и групповую.

При индивидуальной обработке обрабатывается каждый экземпляр каждого названия документа.

При групповой обработке обрабатывается группа документов, однородных по содержанию, родственных по виду и другим признакам.

По месту реализации обработка может быть самостоятельной (децентрализованной) и централизованной.

При самостоятельной обработке библиографирующее учреждение само проводит обработку документов, поступающих в ее фонд.

Централизованную обработку документов проводят в едином библиографирующем центре для использования ее результатов в других учреждениях или в нескольких филиалах одного библиографирующего учреждения. Она может осуществляться, например, Книжной палатой, библиотечным коллектором или центральной библиотекой централизованной библиотечной системы.

Документу, прошедшему централизованную обработку, требуется дополнительная обработка, поскольку лишь отредактированная на месте библиографическая запись может отразить все особенности документа, потупившего в конкретный фонд. Это могут быть примечания о наличии дарственной надписи или особых пометок. Следует самостоятельно включить в запись шифр хранения документа, инвентарные номера и другие служебные пометки, которые в каждом библиографирующем учреждении имеют свою специфику. Самостоятельная обработка сокращает время продвижения документа с момента его поступления в фонд до выдачи пользователю.

Владение навыками обработки – один из важнейших показателей высокой квалификации специалиста системы документальных коммуникаций. Без таких специалистов нормальное функционирование библиографирующего учреждения становится проблематичным.

Централизованная обработка может быть завершенной или незавершенной.

При завершенной обработке книгу без дополнительной над ней работы можно поставить на полку, а библиографическую запись на нее – в каталог. Незавершенная обработка предполагает дальнейшую обработку в структурных подразделениях: простановку шифра хранения, уточнение терминов индексирования, фиксацию служебных пометок и др.

В состав семантической (библиографической) обработки входят составление библиографического описания, выбор первого элемента библиографической записи, формирование заголовка, индексирование (систематизация, предметизация, координатное индексирование), аннотирование и реферирование, оформление других дополнительных элементов библиографической записи.

Каждый процесс формирования элементов библиографической записи производится по специальным правилам, изложенным в системе Стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

Библиографическое описание – это совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающим порядок следования областей и элементов, и предназначенных для идентификации и общей характеристики документа. Правила составления библиографического описания зафиксированы в ГОСТ 7.1–2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления».

Заголовок библиографической записи – это элемент библиографической записи, расположенный перед библиографическим описанием и предназначенный для упорядочения и поиска библиографических записей. Он может содержать имя лица, наименование организации, географическое название, обозначение документа, унифицированное заглавие и другие сведения. Правила составления заголовка изложены в ГОСТ 7.80–2000 «Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления».

В автоматизированных ИПС, библиотечных каталогах, в государственной библиографии заголовок – обязательный элемент библиографической записи. Все названные виды заголовков, а также ряд других элементов в машиночитаемой библиографической записи используются в качестве точек доступа, способствующих поиску необходимых библиографических записей.

Термин индексирования – обобщенное понятие для трех элементов библиографической записи, способствующих поиску документов по содержанию. Терминами индексирования являются классификационные индексы, предметные рубрики, ключевые слова или дескрипторы. Они формируются с помощью специально разработанных информационно-поисковых языков. Классификационный индекс создается в процессе систематизации, предметная рубрика – в процессе предметизации, ключевые слова или дескрипторы – в процессе координатного индексирования. Обобщающим термином для названных трех процессов является термин «индексирование». Организация процессов предметизации и систематизации документов зафиксирована в ГОСТ 7.59–2003 «Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации», а процесса координатного индексирования – в ГОСТ 7.66–92 (ИСО 5963–85) «Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию».

Аннотация – это краткая характеристика документа, поясняющая его содержание, назначение, форму, другие особенности.

Реферат – сокращенное объективное изложение содержания документа с основными фактическими данными и выводами.

Аннотация и реферат, в отличие от терминов индексирования, формируются на естественном языке.

Сущность процессов аннотирования и реферирования раскрыта в ГОСТ 7.–95 «Реферат и аннотация. Общие требования», а также в ГОСТ 7.86–2003 «Издание. Общие требования к издательской аннотации».

В результате реализации данных названных процессов создается семь наиболее распространенных элементов библиографической записи. К элементам библиографической записи также относят шифр хранения, справки о добавочных библиографических записях и др.

Составление библиографического описания и заголовка, индексирование, аннотирование и реферирование – процессы, входящие в технологический цикл обработки и являются основными видами аналитико-синтетической обработки документов.

Каждый процесс начинается с анализа документа, имеющего свою специфику, и завершается синтезом выявленных сведений и оформлением элементов библиографической записи. Все процессы в технологическом цикле обработки взаимосвязаны. При реализации каждого учитываются сведения, сформированные в ходе других процессов. Количество процессов, входящих в технологический цикл, зависит от конечной цели обработки.

Составной частью семантической (библиографической) обработки является научная обработка.

Научная обработка – это совокупность процессов каталогизации, конечной целью которых является адекватное представление документов в системе библиотечных каталогов. В процессе научной обработки формируется каталогизационная библиографическая запись, а также производится сверка книг с картотекой печатных карточек и их доработка, создание новых каталожных карточек, их тиражирование и оснащение необходимыми реквизитами, распределение книг по принадлежности к подфондам.

Таким образом, аналитико-синтетическая обработка информации как самостоятельная операция присуща и информационной деятельности, и информационному обслуживания. В первом случаи она преследует цель формирования нового системного знания, во втором случаи – свертывание (развертывание) и интерпретацию на основе уже имеющегося знания.