Тема 4. Официально-деловой стиль.

1. Общая характеристика специфики стиля, сфера его применения, основные лингвистические и экстралингвистические особенности.

Официально-деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между орга­нами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производствен­ной, хозяйственной, юридической деятельности.

Сфера функционирования официально-делового стиля – ад­министратив-но-правовая. Широта этой сферы позволяет выделить по меньшей мере три подстиля (разновидности) официально-делового стиля:

• собственно официально-деловой (административно-кан­целярский);

• юридический (законодательный);

• дипломатический.

Эти подстили, имея ряд различий, близки друг другу по своим основным характеристикам:

• точность изложения, не допус­кающая возможности инотолкований; детальность изложения;

• стереотипность, стандартизированность изложения;

• долженствующе-предписывающий характер изложения;

• объек­тивность;

• логичность.

Доминирующая языковая функция официально-делового сти­ля – информативная (предписывающая, констатирующая). Основ­ная форма реализации этого стиля – письменная, типичный вид речи – монолог.

Тексты официально-делового стиля представ­ляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, инструкция, за­явление, докладная записка, объяснительная записка, автобиография, анкета, трудовой договор, статистический отчет, дове­ренность, расписка, характеристика и др.

Языковые средства официально-делового стиля образуют от­носительно замкнутую систему, основу которой составляют спе­цифические единицы трех уровней: лексического, морфологиче­ского и синтаксического.

Лексические особенности. Лексическая система официально-делового стиля включает помимо нейтральных и об­щекнижных слова и устойчивые словосоче­тания, имеющие окраску официально-дело­вого стиля:

• профессиональная терминология (ди­пломатическая, военная, бухгалтерская и т.п.): законодательство, ратифицировать, полномочия, контракт, импорт, взимание, заяви­тель и др.;

• нетерминологические слова, употребляющиеся преимуще­ственно в административно-канцелярской речи: нижеподписав­шийся, вышеуказанный, надлежащий, препровождение, взыскание, подведомственные, обжаловать и др.;

• архаизмы и историзмы: Его Величество, Ваше Превосхо­дительство, уверение в почтении, сей, таковой, оный.

Такие лексические единицы характерны лишь для определен­ных жанров организационно-деловых документов, в частности историзмы встречаются только в правительственных нотах.

Долженствующе-предписывающий характер, свойственный официально-деловому стилю, требует выбора из ряда синонимов таких, которые выражают волю законодателя: разрешить, запре­тить, указать, обязать, постановить, назначить.

Многие из слов с окраской официально-делового стиля об­разуют антонимические пары: права – обязанности, истец – от­ветчик, наказан – оправдан, действие – бездействие, правовой – противоправный.

С процессом стандартизации деловой речи тесно связан про­цесс ее фразеологизации. Здесь широко представлены как стили­стически нейтральные и межстилевые фразеологизмы (иметь значение, занимать должность, сфера применения, причинить ущерб), так и устойчивые сочетания с окраской официально-делового стиля (установленный порядок, кассационная жалоба, предварительное рассмотрение, оправдательный приговор, едино­временное пособие).

Для лексики делового стиля характерно также использование сложносокращенных слов (обычно сокращенных названий госу­дарственных и общественных организаций): ООН, КПРФ, МГУ, НИИ, профсоюз, студсовет, цехком.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, поэтому ее лексика предельно обобщена в семантическом плане. Предпочтение отдается родовым, а не ви­довым понятиям: населенный пункт, транспортные средства, учеб­ное заведение и т.д.

Лексика официально-делового стиля характеризуется полным отсутствием жаргонизмов, просторечных слов, диалектизмов и слов с эмоционально-экспрессивной окраской.

Морфологические особенности. Официально-деловой стиль носит сугубо именной характер: имя преобладает над глаголом; широко употребляются отглагольные и точность существительные; используются многочисленные именные словосочетания, придаю­щие тексту официальную тональность.

Среди имен существительных весьма употребительны назва­ния людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением: работодатель, усыновитель, свидетель, кварти­росъемщик, заказчик, поставщик.

Существительные, обозначающие должности и звания, в офи­циально-деловом стиле употребляются только в мужском роде: директор, бухгалтер, майор, почтальон и др. Пример: контролер Петрова, свидетель Попова.

Большую группу существительных представляют производные от глаголов (с суффиксами -к, -ение, -ние, -тие; нередко – с пре­фиксом -не): выписка, исполнение, признание, оправдание, выбы­тие, несоблюдение, нераспространение (информации) и т.п. При­мета такого стиля – «нанизывание» родительного падежа в це­почке имен существительных: для рассмотрения мер воздействия.

Одна из основных черт официально-делового стиля – точ­ность.

Во избежание неточностей, имя существительное не заменя­ется местоимениями и повторяется даже в рядом стоящих пред­ложениях. Местоимения первого лица допустимы лишь в опре­деленных ситуациях, когда устанавливаются правовые отноше­ния между частным лицом и организацией или государством, например при заключении трудового соглашения, оформлении доверенности.

Целевая установка большинства официально-деловых доку­ментов – выразить волю законодателя. В этом находит объяснение самый высокий процент упот­ребления инфинитива в официально-деловом стиле среди всех других стилей.

Из спрягаемых форм глагола чаще употребляются формы на­стоящего времени со значением предписания. Глагольная форма обозначает не постоянное или обычное действие, а предписы­ваемое законом: «Обвиняемому обеспечивается право на защиту»; «При неявке свидетелей суд принимает меры, предусмотренные частью ... статьи ... настоящего Кодекса».

Императивный, директивный характер официально-делового стиля обусловливает частое использование глаголов в форме по­велительного наклонения.

Яркая черта официально-делового стиля – употребление в нем – отыменных предлогов: в целях, в ходе, в силу, во избежание, по ли­нии, на предмет, а также сочетаний существительных в предложном падеже с предлогом по: по причине, по болезни, по возвращении

Числительные в официально-деловом стиле пишутся цифра­ми, за исключением денежных документов (счета, доверенности, расписки и пр.).

Синтаксические особенности. Синтаксис официально-делового стиля отличает усложненность, стремление к детализации и классифика­ции, к рассмотрению в единстве констати­рующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и условно-следственных отношений.

Характерная черта деловой речи – употребление инфини­тивных и безличных конструкций со значением долженствова­ния, например: «Принятые общим собранием решения должны быть выполнены к началу второго квартала». Распространены пассивные конструкции типа: «Оплата гарантируется»; «Запрос получен»; «В паспорт нового образца вписываются данные ста­рого паспорта».

Простые предложения осложняются однородными членами, например: В условиях становления российской государственности возрас­тает социальная значимость русского языка в формировании лично­сти, духовно-нравственного мира школьника, его ценностно-ориентационной культуры» (Государственные образовательные стандарты в системе общего образования. – М., 2002).

Сложные предложения преобладают над простыми: простое предложение не может отразить последовательность фактов, под­лежащих рассмотрению в официально-деловом стиле. Среди слож­ных предложений лидируют сложноподчиненные с придаточ­ными условными.

Особенностью синтаксиса официально-делового стиля явля­ется преимущественное использование косвенной речи. К пря­мой речи прибегают лишь тогда, когда необходимо дословное цитирование законодательных актов и других документов:

Некоторую синтаксическую усложненность официально-делового стиля компенсируют клише и стандартизация. Иногда овладение ими требует специального обучения. При необходимости массою-го употребления клише используются отпечатанные бланки и оп­ределенные формы, которые даются в специальных справочниках.

Помимо лексических, морфологических и синтаксических осо­бенностей официально-деловому стилю присущи и некоторые Другие признаки.

В оформлении текстов данного стиля большую роль играют реквизиты (постоянные элементы содержания документа), абзац­ное членение, рубрикация.

Текстам деловых документов присущи все функционально-смысловые типы речи: повествование (автобиография, отчет), описание (постановление, приказ), рассуждение (объяснитель­ная записка, служебное письмо). На практике эти виды изложе­ния сочетаются и дополняют друг друга.

Перечисленные отличительные черты официально-делового стиля органически вписываются в письменную сферу употреб­ления этого стиля, в свойственные ему жанры документации.

Но содержание культуры речи применительно к официально-деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики; это вопрос не только подбора языковых средств, но и учета ряда экстралингвистических факторов.

2. Особенности официально-документального подстиля. Логическая структура и композиция текста документа.

Адресант и адресат документов выступают в роли субъектов правоотношений. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Офи­циальным автором и получателем документов является обычно «коллективный субъект», т.е. организация, хотя письмо, как пра­вило, подписывается одним лицом. В деловой переписке ис­пользуются языковые формулы – стандартные языковые оборо­ты, в большинстве случаев выступающие как юридически зна­чимые компоненты текста (Оплату гарантируем; Наши реквизиты; Наш расчетный счет...).

Лаконичность в деловом документе проявляется в том, что оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц. Одновременно документ должен быть достаточно ин­формативен. Недостаточность информации может вынуждать к дополнительным запросам, избыточность – привести к затруд­нению восприятия сути документа.

Объективность информации предполагает, что деловое пись­мо отражает реальное состояние дел и дает непредвзятую оценку событий.

Структурированность изложения, или композиция, – это последовательность расположения его составных частей – ас­пектов. В самостоятельный аспект выделяется каждое речевое действие: просьба, сообщение, жалоба и т.п., так как по каждому аспекту принимается самостоятельное решение. Структура аспек­та (ситуативно-оценочной модели) состоит из двух частей: пер­вая часть содержит информацию об имевших место фактах, со­бытиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть на­зывает предполагаемые, желательные события (просьбы, предло­жения, требования).

Стандартизация и унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, характеризующее все ти­пы деловых бумаг, определяющее строгую закрепленность частей делового письма, его композицию.

Точность и стандартизация официально-делового стиля вле­кут за собой употребление специальных языковых средств, язы­ковых формул, образующих относительно замкнутую систему офи­циально-деловой речи.

3. Основные требования, предъявляемые к ОРД. Коммерческая корреспонденция. Типичные ошибки в тексте служебного документа.

Общие функции документа:

• информативная (документ создается для сохранения информации);

• социальная (документ определяется той или иной социальной потребностью и, следовательно, является социально значимым);

• коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между учреждениями либо учреждениями и частны­ми лицами);

• культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции).

Специальные функции документа:

• управленческая (документ представляет собой инструмент управления);

• правовая (документ закрепляет правовые нормы);

• функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии об­щества)

Приемы унификации языка служебных документов. Унификация – это приведение чего-либо к единообразию, единой системе, форме.

Унификация документов заключается в установлении единооб­разия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций.

Стандартизация документов – это форма юридического за­крепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, сни­жения трудоемкости их обработки, более эффективного исполь­зования вычислительной техники.

Особенность унификации языка служебных документов заключается в формировании системы стандартных языковых моделей, отра­жающих типовые ситуации делового обще­ния. При этом языковая модель понимается как логическая и синтаксическая конструкция, охватывающая максимальное ко­личество управленческих функций. Языковая модель обычно со­стоит из двух частей – мотивации действия и собственно рече­вого действия.

4. Стандартный аспект композиции деловых писем. Логическая схема расположения информации, стандартные и трафаретные выражения в их текстах. Речевой этикет в деловой корреспонденции.

Типовые тексты и тексты-трафареты. В официально-деловом стиле существуют типовые тексты и тексты-трафареты.

Типовой текст – это текст-стереотип, текст-шаблон, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документа по типовому тексту называется типизацией документов. Этот спо­соб используется для построения текстов аналогичного содер­жания в аналогичных ситуациях делового общения в государст­венных учреждениях, на производстве, в торговле и т.п. (напри­мер, Устав организации; приказы о назначении на должность, предоставлении отпуска, протокол).

Текст-трафарет – это способ фиксации информации в виде текста с пробелами, которые заполняются переменной инфор­мацией, зависящей от конкретной ситуации (например, бланки справок отдела кадров, бланки текстов контрактов, договоров, командировочных удостоверений и др.). Применение трафарет­ных бланков существенно сокращает время на их заполнение, т.е. на составление документа. При составлении текстов-трафа­ретов обязательно соблюдение правила: постоянная информация всегда предшествует переменной. С точки зрения языковых фор­мул «постоянная информация располагается до сказуемого, ко­торое является организующим членом предложения».

Особенности речевого этикета в деловой корреспонденции.

Типичные ошибки деловой речи.

5. Особенности обиходно-делового подстиля.

Основная характеристика – меньшая стандартизованность, большая свобода формы в зависимости от типа документа.

Специалисты, занимающиеся вопросами документационного обеспечения управления, отмечают, что многообразие современ­ных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшают воз­можность использования трафаретных текстов как способа де­лового общения. Соответственно, возрастает роль владения речевыми средствами воздействия на деловых партнеров, умения не только пользоваться речевыми моделями оформления дело­вых бумаг, но и составления моделей по аналогии.