Тема 3. Работа со структурой документа. Предварительный просмотр и печать документа

Цель работы:ознакомиться с режимами просмотра документа, приобрести навыки работы со структурой докумен­та, изучить режим предварительного просмотра, освоить печать документа.

Теоретико-методологическая часть

1. Режимы просмотра документа

Word предоставляет возможность выбора режима работы с документом.

• Обычный — режим общего назначения для быстрого ввода, редактирования и форматирования документа. Верхние и нижние колонтитулы в этом режиме не отображаются, а поля определяются по умолчанию.

• Разметка страницы— обеспечивает размещение абзацев текста и объектов на странице документа так, как они будут выглядеть при выводе на печать.

• Электронный документ— отображает документ в формате, с которым удобно работать на экране.

• Предварительный просмотр— отображает одну или несколько печатных страниц документа в виде, максимально приближенном к напечатанному.

• Структура — служит для просмотра общей структуры документа, позволяет просматривать, создавать и редактировать названия частей, глав, параграфов и т.п., скрыв остальной текст.

• Главный документ— включает средства работы с вложенными документами, удобен при работе с большими документами, например, книгами.

Чтобы переключиться в любой режим, за исключением режима предварительного просмотра, необходимо выбрать Вид. Для переключения в режим предварительного просмотра необходимо задатьФайл—Предварительныйпросмотрили нажать кнопкуна панели инструментовСтандартная.

2. Определение структуры документа

Word имеет удобные средства для предварительной раз­ра­ботки иерархической структуры будущего документа, последующего ввода каждой его части, а также реорганизации доку­мента. Структуризация доку­мен­та обеспечивается путём оформления названий частей, глав, параграфов специальными стилями заголовков, име­ющими названия "Заго­ло­вок 1" … "Заголовок 9".

Стиль "Заголовок 1" при­меняется для оформ­ле­ния названий частей документа, "Заголовок 2" — глав, "Заголовок 3" — пара­графов и т.д. Текст, расположенный между абзацами, оформ­ленными стилем "Заголовок 1", считается одной частью, а между абза­цами, оформленными стилем "Заголовок 2" — одной главой и т.д.

Для работы со структурой документа предусмотрен режим структуры, который включается заданиемВид—Структура.

В этом режиме заголовки разделов документа отмечаются символами (если в со­ответствующем разделе есть текст) или(если раздел пуст). Обычные абзацы отмечаются символом. Режим позволяет:

• просматривать структуру документа, выводя на экран только заголовки указанного и более высоких уровней (первый уровень считается наивысшим); для этого используются кнопки с цифрами на панели инструментов Структура(цифра соответствует уровню заголовков);

• отображать текст документа или только заголовки (кнопка Все заголовки на панели инструментовСтруктура);

• отображать/скрывать текст, относящийся к заголовку, содер­жа­щему курсор (соответственно кнопки ина панели инструментовСтруктура);

• включать/выключать режим просмотра только первых строк текста каждого раздела документа (кнопка на панели инструментовСтруктура);

• перемещать фрагменты документа, транспортируя символы ,и;

• изменять уровни заголовков, присваивая им соответствующие стили (кнопка на панели инструментовСтруктура— повышение, кнопкана панели инструментовСтруктура— по­нижение);

• превращать заголовок в обычный абзац (кнопка на панели инструментовСтруктура).

Примечание.Формат стилей заголовков может переопределяться так же, как и формат любых других стилей.

Для завершения работы в режиме структуры и перехода к обычному режиму просмотра используют команду Вид—Обычный.

Если включён режим структуры, документ выводится на печать в том виде, в каком он представлен на экране. Скрытые фрагменты документа печататься не будут. Это удобно, когда нужно напечатать только план документа.