1.3.4.Копіювання (перенесення) фрагменту.

Для цього необхідно:

а) виділити фрагмент;

б) скопіювати його в буфер (кнопка панелі інструментів);

в) перемістити курсор у місце вставки фрагмента;

г) вставити фрагмент (кнопка панелі інструментів).

При перенесенні фрагменту замість копіювання виконується видалення фрагменту (кнопка)

При вставці фрагменту в інший документ перед виконанням вставки необхідно перейти у вікно цього документу.

Додатковими можливостями по редагуванню тексту є використання засобів Автозаміна, Автотекст, використання контекстного пошуку та заміни, а також використання засобів автоматизації перевірки правопису.

Розділ II. Створення шаблонів та форм.

2.1. Збереження документа Word вигляді шаблону.

У Microsoft Word 2010 можна створити шаблон, зберігаючи документ як DOTX-файл, DOT-файл або DOTM-файл (файл типу DOTM дозволяє вирішити макроси у файлі).

2.1.1. Відомості про шаблони.

Шаблон - це тип документа, при відкритті якого створюється його копія.

Наприклад, бізнес-план - поширений документ, часто створюваний в Word. Замість створення структури бізнес-плану з самого початку можна використовувати шаблон зі стандартним макетом сторінки, шрифтами, полями та стилями. Залишається лише відкрити шаблон і заповнити документ відповідним текстом і даними. При збереженні у вигляді файлу. Docx чи. Docm документ зберігається окремо від шаблону, на якому він базується.

В шаблоні можна зберегти рекомендовані розділи або обов'язковий текст, а також елементи керування вмістом, такі як стандартний список, що розкривається або спеціальна емблема. Можна додати захист для розділу шаблону або застосувати до шаблону пароль, що захищає вміст шаблону від змін.

Шаблони Word для більшості видів документів можна знайти на веб-сайті Office.com. При наявності підключення до Інтернету відкрийте вкладку Файл і натисніть кнопку Створити, а потім виберіть потрібну категорію шаблонів. Можна також створити власні шаблони.

Складні шаблони з хитромудрою структурою, такі як форма податкової декларації, найкраще створювати у програмах, призначених для створення форм, наприклад в Microsoft InfoPath 2010.

2.2.Створення шаблону (Зберегти як шаблон)

Почати можна з пустого документа і зберегти його як шаблон або створити шаблон на основі існуючого документа чи шаблона.

2.2.1.Використання порожнього шаблону:

1. Відкрийте вкладку Файл і натисніть кнопку Створити.

2. Виберіть Новий документ і натисніть кнопку Створити.

3. Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування.

Можна також додати елементи керування вмістом, такі як вибір дати, пояснювальний текст і графічні об'єкти, які повинні бути присутніми у всіх нових документах, заснованих на даному шаблоні.

4. Клацніть вкладку Файл, а потім виберіть Зберегти як.

5. У діалоговому вікні Зберегти як виконайте одну з таких дій:

- На комп'ютері з операційною системою Windows 7 перейдіть до самого верху і в розділі Microsoft Word виберіть значення Шаблони.

- На комп'ютері з операційною системою Windows Vista в розділі Вибрані посилання виберіть значення Шаблони.

- На комп'ютері з операційною системою Windows XP в поле Зберегти в виберіть значення Надійні шаблони.

6. Виберіть ім'я файлу для нового шаблону, в списку Тип файлу виберіть Шаблон Word і натисніть кнопку Зберегти.

 Можна також зберегти шаблон як Шаблон Word із підтримкою макросів (файл dotm) або Шаблон Word 97-2003 (файл dot).

7. Закрийте шаблон.

2.2.2.Створення шаблону на основі існуючого шаблону або документа

1.Відкрийте вкладку Файл і натисніть кнопку Створити.

2.У групі Доступні шаблони виберіть З існуючого документа.

3.Виберіть шаблон або документ, схожий на шаблон, який необхідно створити, і натисніть кнопку Створити новий.

4.Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування.

Можна також додати елементи керування вмістом, такі як вибір дати, пояснювальний текст і графічні об'єкти, які повинні бути присутніми у всіх нових документах, заснованих на даному шаблоні.

5.Клацніть вкладку Файл, а потім виберіть Зберегти як.

6.У діалоговому вікні Зберегти як виконайте одну з таких дій.

- На комп'ютері з операційною системою Windows 7 перейдіть до самого верху і в розділі Microsoft Word виберіть значення Шаблони.

- На комп'ютері з операційною системою Windows Vista в розділі Вибрані посилання виберіть значення Шаблони.

- На комп'ютері з операційною системою Windows XP в поле Зберегти в виберіть значення Надійні шаблони.

7.Виберіть ім'я файлу для нового шаблону, в списку Тип файлу виберіть Шаблон Word і натисніть кнопку Зберегти.

 Можна також зберегти шаблон як Шаблон Word із підтримкою макросів (файл dotm) або Шаблон Word 97-2003 (файл dot).

8.Закрийте шаблон.

2.3. Додавання до шаблону стандартних блоків

Стандартні блоки - це багаторазово використовувані елементи вмісту або інші частини документа, які зберігаються в колекціях і в будь-який час доступні для повторного використання. Стандартні блоки також можна зберігати і поширювати за допомогою шаблонів.

Наприклад, можна створити шаблон звіту, що містить два типи супровідних листів, які користувачі зможуть вибрати при створенні звіту на основі даного шаблону.

1.Збережіть і закрийте шаблон, розроблений з урахуванням певних потреб, до якого потрібно додати стандартні блоки для вибору користувачами шаблону.

2.Відкрийте шаблон.

Тримайте відкритим шаблон, до якого потрібно додати стандартні блоки.

3.Створіть стандартні блоки, які потрібно надати користувачам шаблону.

При введенні відомостей в діалоговому вікні Створення нового стандартного блоку в полі Зберегти в виберіть ім'я шаблону.

Додаткові відомості про створення стандартних блоків і додаванні їх у колекції можна знайти у статті Додавання стандартного блоку в колекцію.

Якщо необхідно зробити стандартні блоки доступними в елементі керування вмістом колекції стандартних блоків, надайте стандартним блокам унікальну категорію в діалоговому вікні Створення нового стандартного блоку.

4.Поширення шаблону

При відправці шаблону або надання доступу до нього іншим способом стандартні блоки, збережені з шаблоном, будуть доступні в заданих колекціях.

2.4.Додавання до шаблону елементів керування вмістом

Додаткову гнучкість шаблоном можна надати, додавши та налаштувавши елементи керування вмістом, такі як поля форматованого тексту, малюнки, списки, що розкриваються або вибір дати.

Припустимо, наприклад, що користувач передав колезі шаблон, що містить список, що розкривається. У цьому списку набір елементів, який повинен бути в документі, який розповсюджується на основі шаблону, колегу не влаштовує. Оскільки при додаванні елемента керування вмістом до шаблону користувач дозволив редагувати список, що розкривається, колега може швидко і легко змінити шаблон під свої потреби.

Якщо елементи керування вмістом недоступні, можливо, відкрито документ або шаблон, створений за допомогою більш ранньої версії Word. Щоб можна було використовувати елементи керування вмістом, перетворіть документ у файл формату Word 2010, для цього відкрийте вкладку Файл, виберіть пункт Відомості, виберіть команду Перетворити та натисніть кнопку OK. Після перетворення документа або шаблон, збережіть його.

Для додавання елементів керування вмістом необхідно відобразити вкладку «Розробник».

2.4.1.Відображення вкладки «Розробник»

1.Відкрийте вкладку Файл.

2.Натисніть кнопку Параметри.

3.Відкрийте вкладку Налаштування стрічки.

4.У списку Настроювання стрічки виберіть пункт Основні вкладки.

5.Встановіть у списку прапорець Розробник і натисніть кнопку ОК.

2.4.2.Додавання елементів керування вмістом

На вкладці Розробник у групі Елементи керування натисніть кнопку Режим конструктора, а потім вставте необхідні елементи управління.

Вставка елемента керування текстом, куди користувачі можуть вводити текст

В елементі керування вмістом «форматований текст» користувачі можуть застосовувати до тексту різні параметри форматування, наприклад виділення напівжирним шрифтом або курсивом, а також вводити декілька абзаців. Щоб обмежити для користувачів можливість додавати параметри форматування, вставте елемент керування звичайним текстом.

Клацніть те місце, куди потрібно вставити елемент керування.

На вкладці Розробник у групі Елементи керування клацніть Елемент керування вмістом «форматований текст» або Елемент керування вмістом «звичайний текст».

2.4.3. Додавання елемента керування «Рисунок»

1.Клацніть те місце, куди потрібно вставити елемент керування.

2.На вкладці Розробник у групі Елементи керування натисніть кнопку Елемент керування «Рисунок».

Додавання поля зі списком або списку, що розкривається

У полі зі списком користувачі можуть вибирати елементи з заповненого вами списку, а також можуть вводити власні дані. У списку, що розкривається користувачі можуть тільки вибирати варіанти зі списку.

1.На вкладці Розробник у групі Елементи керування натисніть кнопку Елемент керування вмістом «поле зі списком» або Елемент керування вмістом «розкривається список».

2.Виділіть елемент керування вмістом, а потім на вкладці Розробник у групі Елементи керування натисніть кнопку Властивості.

3.Щоб створити список значень, натисніть кнопку Додати в групі Властивості поля зі списком або Властивості розкривного списку.

4.Введіть значення у вікні Коротке ім'я, наприклад Так, Ні або Можливо.

5.Повторюйте цей крок до тих пір, поки в списку, що розкривається не опиняться всі значення.

Заповнення всіх інших необхідних властивостей.

Якщо встановлено прапорець у полі Вміст не можна редагувати, користувачі не зможуть вибрати значення.

2.4.4. Додавання елемента керування вибору дати

1.Клацніть те місце, куди потрібно вставити елемент керування вибором дати.

2.На вкладці Розробник у групі Елементи керування натисніть кнопку Елемент керування вмістом «дата».

2.4.5. Додавання прапорця

1.Клацніть те місце, куди потрібно вставити елемент керування прапорцем.

2.На вкладці Розробник у групі Елементи керування натисніть кнопку Елемент керування вмістом «прапорець».

2.4.6. Додавання елемента керування колекцією стандартних блоків

Можна використовувати елементи управління стандартними блоками для надання можливості вибору певного блоку тексту

Наприклад, елементи управління стандартними блоками корисні, коли необхідно настроїти шаблон контракту і додавати різний стандартний текст в залежності від конкретних вимог контракту. Для кожної версії стандартного тексту можна створити елементи керування вмістом форматованого тексту, а потім використовувати елемент керування колекцією стандартних блоків як контейнер елементів керування вмістом форматованого тексту.

Елементи керування стандартними блоками можна використовувати також у формі.

1.Клацніть те місце, куди потрібно вставити елемент керування.

2.На вкладці «Розробник» у групі Елементи керування натисніть кнопку Елемент керування вмістом «колекція стандартних блоків».

3.Клацніть елемент керування вмістом, щоб виділити його.

4.На вкладці Розробник у групі Елементи керування натисніть кнопку Властивості.

5.Вибрати Колекція і Категорія для стандартних блоків, які необхідно зробити доступними в елементі керування стандартним блоком.

2.4.7. Встановлення або зміна властивостей елементів керування вмістом

1.Виберіть елемент керування вмістом в документі і клацніть Властивості у групі Елементи керування.

2.У діалоговому вікні Властивості елемента керування вмістом вкажіть, чи може елемент керування вмістом бути видалений або змінений іншим користувачем, який використовує шаблон.

3.Щоб працювати з декількома елементами керування вмістом або кількома абзацами тексту як з одним об'єктом, виберіть ці елементи керування або текст і виберіть Групувати у групі Елементи керування.

Наприклад, нехай є відмова від відповідальності, що складається з трьох абзаців. Після групування цих трьох абзаців командою Групувати відмова від відповідальності не може бути змінений і може бути вилучений тільки як група.

2.4.8. Додавання до шаблону пояснювального тексту

Щоб зробити шаблон більш зручним у використанні, можна додати пояснювальний текст. Ви можете змінити пояснювальний текст за умовчанням в елементі керування вмістом.

Щоб налаштувати пояснювальний текст за умовчанням для користувачів шаблону, виконайте одну з таких дій.

1.На вкладці Розробник у групі Елементи керування натисніть кнопку Режим конструктора.

2.Клацніть елемент керування вмістом, де необхідно змінити заміщаючий пояснювальний текст.

3.Відредагуйте і відформатуйте заміщаючий текст.

4.На вкладці Розробник у групі Елементи керування натисніть кнопку Режим конструктора, щоб відключити можливість конструювання і зберегти пояснювальний текст.

2.5. Заборона змін в шаблоні

До окремих елементів керування вмістом у шаблоні можна додати захист, щоб заборонити видалення або редагування певних елементів керування вмістом або групи елементів управління. Можна також захистити весь вміст шаблону паролем.

2.5.1.Захист елементів шаблону

1.Відкрийте шаблон, до якого потрібно додати захист.

2.Виділіть елемент керування вмістом, зміни якого необхідно обмежити.

Щоб вибрати кілька елементів управління, клацайте їх, утримуючи натиснутою клавішу CTRL.

3.На вкладці Розробник у групі Елементи керування натисніть кнопку Група, а потім ще раз натисніть кнопку Група

4.На вкладці Розробка у групі Елементи керування виберіть пункт Властивості.

5.У діалоговому вікні Властивості елемента керування вмістом у розділі Блокування виконайте одну з таких дій.

- Встановіть прапорець Елемент керування вмістом не можна видалити. Це дозволить змінювати вміст елемента керування, але сам елемент управління не можна буде видалити з шаблону або створеного з його допомогою документа.

- Встановіть прапорець Вміст не можна редагувати. Це дозволить видалити елемент керування, але редагувати вміст в елементі управління буде заборонено.

Ці параметри можна використовувати для захисту тексту, якщо він включений в шаблон. Наприклад, якщо часто додається відмова від відповідальності, захист гарантує незмінність тексту і в той же час дозволяє видалити відмова від відповідальності в документах, де він не потрібен.

2.5.2. Призначення пароля для шаблону

Щоб призначити документу пароль, що дозволяє видаляти захист тільки знаючим його користувачам, виконайте такі дії.

1.Відкрийте шаблон, якому потрібно призначити пароль.

2.На вкладці Рецензування у групі Захистити виберіть команду Захистити документ.

3.У розділі Увімкнути захист натисніть кнопку Так, увімкнути захист.

Введіть пароль у полі Новий пароль (необов'язково), а потім підтвердьте його.