2.6. Створення форм для заповнювання в Microsoft Word

Щоб створити форми для перегляду й заповнювання в Microsoft Word, виконайте деякі з таких дій.

1.Створіть шаблон:

2. Розробіть нову форму або використайте існуючу як зразок.

  Форма може містити поля, елементи керування, таблиці, вкладені таблиці та написи.

3. У меню Вигляд виберіть пункт Панелі інструментів і поставте прапорець біля пункту Форми. Буде відкрито панель інструментів Форми.

4. Додайте поля форми для написів, прапорців і розкривних списків:

- У документі клацніть кнопкою миші місце, в яке потрібно вставити поле форми.

- Виконайте одну з таких дій.

1) Додавання текстового поля:

2) Додавання прапорця поруч із незалежним параметром

3) Додавання поля з розкривним списком можливих відповідей:

1. У разі потреби змініть вигляд полів. Виконайте одну з таких дій.

1. Видалення або зміна порядку елементів у розкривному списку

1. Двічі клацніть кнопкою миші поле форми, яке потрібно змінити.

2. Виконайте будь-яку з цих дій і натисніть кнопку ОК.

• Щоб видалити елемент, виділіть його в полі Список, а потім натисніть кнопку Видалити.

• Щоб перемістити елемент, виділіть його в полі Список, а потім натисніть кнопку зі стрілкою у групі Порядок.

2. Зміна формату вмісту поля форми

1. Виділіть поле форми, яке потрібно відформатувати.

2. У меню Формат виберіть команду Шрифт.

3. Виберіть потрібні параметри.

3. Відображання або видалення тіні

• На панелі інструментів Форми натисніть кнопку Затінення полів форми .

   Затінення полів форми дає змогу легко знаходити на екрані поля, які потрібно заповнити, однак на друк це затінення не виводиться.

2. Установіть або змініть властивості поля форми.

Інструкції

1. Двічі клацніть поле форми, яке потрібно змінити.

2. Змініть потрібні параметри та натисніть кнопку ОК.

1. Додайте до форми довідку й автоматизуйте роботу з формою. Виконайте одну з таких дій.

Додавання тексту довідки до елемента керування форми

1. Двічі клацніть поле форми, до якого потрібно додати текст довідки.

2. Натисніть кнопку Текст довідки.

3. Щоб відобразити текст довідки в рядку стану, відкрийте вкладку Рядок стану, виберіть варіант Текст довідки та введіть текст у полі.

Щоб текст довідки відображався у вікні повідомлення при натисненні клавіші F1, відкрийте вкладку Клавіша F1, виберіть варіант Текст довідки та введіть текст у полі.

Автоматизація роботи з формою

1. Створіть потрібні макроси і збережіть їх у шаблоні форми.

Якщо потрібні макроси містяться в іншому шаблоні, скопіюйте їх у шаблон форми.

бЕЗПЕКА  Додаючи макроси до форми, будьте уважні. Макроси можуть становити загрозу безпеці. Рекомендовано використовувати макроси лише з надійних джерел.

2. Двічі клацніть поле форми, якому потрібно призначити макрос.

3. Щоб макрос виконувався за умови переміщування вказівника в поле форми, виберіть потрібний макрос у полі при вході.

Щоб макрос виконувався, коли вказівник виходить за межі поля форми, виберіть потрібний макрос у полі при виході.

   Якщо макроси, які мають виконуватися при вході й виході, зберігаються в шаблоні Normal.dot, а потім використовуються у формі для інших шаблонів, то ці макроси можуть бути недоступні користувачам. Макроси, які використовуються у формі, слід зберігати в її шаблоні.

4.2.2.Установіть захист форми. Заповнювати форму неможливо, поки вона захищена. Word пропонує декілька типів захисту. Виконайте одну з таких дій.

Захист форми під час її розробки та зміни

• На панелі інструментів Форми натисніть кнопку Захист форми 

Можна відновити початкові значення полів форми вручну, натиснувши кнопку Очистити поля форми на панелі інструментів Форми.

Установіть захист електронної форми від її зміни користувачами

У разі захисту документа описаним нижче методом усі дані у полях форми відновлюють свої початкові значення.

1. У меню Сервіс виберіть команду Установити захист.

2. В області завдань Установити захист у групі Обмеження редагування установіть прапорець Дозволити лише вказаний спосіб редагування документа, а потім виберіть Ввід даних у поля форм у списку обмежень на редагування.

3. Щоб захистити деякі частини форми, натисніть кнопку Вибір розділів, а потім зніміть прапорці для розділів, захищати які непотрібно.

Щоб захистити лише деякі частини форми, потрібно розбити її на розділи. Щоб створити розриви розділів, виберіть команду Розрив у меню Вставка.

4. Натисніть кнопку Так, увімкнути захист.

5. Введіть пароль для захисту форми в полі Пароль (необов'язковий) та підтвердіть його. Лише ті користувачі, які знають пароль, зможуть зняти захист і змінити форму. Користувачі, які пароля не знають, як і раніше, зможуть лише вводити дані в поля форми.

5. Збережіть форму, а потім розповсюдьте її так само, як і будь-який інший документ, який надсилається на перевірку.

Поради

• Крім того, форму можна створити за допомогою одного зі зразків форм-прикладів. Такі форми-приклади можна знайти на веб-вузлі Microsoft Office Online.

Висновок.

Перш за все, потрібно зупинити увагу на елементі інтерфейсу Microsoft Office Fluent. Даний елемент, анонсований у версії 2007 року, зазнав ряд змін в напрямку спрощення роботи в області пошуку, і використання всього набору можливостей програмного пакету, і збереження звичного порядку в робочій області.

Входить до складу інтерфейсу Fluent стрічка - дозволяє оптимізувати роботу Word 2010. За допомогою стрічки значно прискорюється доступ до основних команд Word, додавання та налаштування даних команд. Є можливість налаштування самої стрічки, створення вкладок і груп з найбільш часто використовуваними програмами.

Також в списку оновлень слід згадати і Microsoft Office Backstage, який є частиною інтерфейсу користувача і доповнює стрічку. Подання Backstage є на вкладці «Файл». Дане уявлення допомагає знаходити найбільш використовувані функції управління файлами документів Word. У ньому можна створювати файли і зберігати їх, а також налаштовувати параметри файлів.

Розробниками офісного пакету були також внесені зміни в області спільного редагування документів, графічних і текстових ефектів і форматів нумерації. У Word 2010 організована повнофункціональна підтримка документів Office Word 2007 і 2003.

При отриманні файлів з ​​небезпечних джерел, таких як інтернет або вкладення електронної пошти, у новому Word 2010 проводиться їх перевірка, а також реалізована можливість перегляду контенту в режимі безпечного перегляду. Правда, при використанні даного режиму, функції редагування документів відключаються. Для внесення змін в такий файл слід натиснути «Дозволити редагування».

У новій версії Word 2010 поліпшені засоби редагування і передбачений набір засобів «Робота з малюнками», за допомогою якого ви зможете створювати більш привабливі документи. У цей набір включено: параметри художніх ефектів, параметри налаштування і розмітки малюнка, а також видалення фону.

До значних змін у новому Word 2010 можна віднести і налаштовувану розмітку XML на основі форматів XML. Розмітка, що міститься у файлах DOCX, DOCM, DOTX, DOTM або XML більше не підтримується, хоча ці файли можна відкрити в Word 2010 за умови видалення користувацької розмітки XML.

У Word 2010 передбачені різні способи вставки контенту з інших додатків, зокрема: збереження вихідного форматування і його об'єднання, збереження тільки тексту і використання кінцевої теми.

Інтерфейс навігації по контенту був також значно перероблений. Тепер, замість схеми документа працює область навігації по заголовкам, сторінкам і об'єктам. У користувачів з'явилася можливість бачити заголовки документів, їх розташування відносно один одного і поточне положення в документі.

У списку змін слід вказати на об'єднання вікна попереднього перегляду і вікна «Друк»

Також скасовано розширення можливостей при збереженні файлів у форматі RTF - нові функції і можливості втрачаються при збереженні RTF-документа в Word 2010.

Суттєво змінилося і подання документів в додатку. Тепер на вкладці «Вид» ви знайдете: розмітка сторінки, веб-документ, режим читання, чернетка і структура документа.

При відкритті документів в Word 2010 доступні три режими: «Word 2010», «Режим сумісності з Word 2007» та «Режим сумісності з Word 97-2003». При цьому існує можливість перетворення документа у формат Word 2010.

При збереженні документа у форматі Word 97-2003 формули перетворюються в малюнки, недоступні для редагування, а графічні елементи SmartArt будуть перетворені в статичні зображення.