2. Анализ документального оформления и учета движения товаров на примере ооо «тд интерторг»

2.1 Документооборот между филиалом и подразделениями. Движение документов из филиала в офис

Поступление документов от поставщика

Ввод информации в 1С

Скрепление документов в хронологическом порядке (от ранней даты к поздней) за 2-3 дня

Формирование документов по возврату и реализации

Размещение скрепленных пачек документов в папки

Оформление папок (наименование и номер универсама, интервал дат)

Регистрация передаваемых документов (папок) в РЕЕСТРЕ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ в универсаме

Передача документов от Ответственного сотрудника Курьеру-водителю

Подготовка документов других типов, размещение в папках

Рис. 1 Схема движения документов из филиала в офис компании

На рис. 1 предоставлена схема движения документов при поступлении их от поставщика, включающая следующие этапы:

1)Документы, сопровождающие поставку товара, водятся в базу 1С.

Один раз в два или три дня (перед приездом курьера) пачки документов скрепляются, при этом документы в ней располагаются в хронологическом порядке, т.е. снизу ранние, сверху – поступившее позднее. Следует так же помнить, что на каждый день создается новая папка.

2)Документы по возврату не смешиваются с документами поступления. Создается папка, предназначенная только для Возвратов, сроком до 7 дней.

Каждый день распечатывается реестр «Возвратов поставщику» и крепится к возвратам. Внизу каждого реестра подписывается - товаровед, заместитель директора, и ответственное лицо, отвечающее за эти документы, в нашем случае это Оператор ПК.

3)На лицевой стороне папок указывается тип документов («Товарные накладные» «Возвраты поставщику»), наименование и номер универсама, интервал дат, за который собраны документы.

4)Другие типы документов отправляются соответствующему адресату в папках, оформленных в соответствие с требованиями.

5)Ответственный работник универсама, в нашем случае Оператор ПК, регистрирует в «Реестре Приема - Передачи Документов» папки с документами, подготовленными для передачи в офис.

Доступ к подготовленным к отправке документам, находящимся в Месте хранения документов универсама производится в присутствие и под контролем ответственного лица универсама, а именно Оператора ПК.

6)Документы, подготовленные к отправке, передаются курьеру строго в соответствие с записями в реестре приема-передачи документов. Количество и тип документов должны соответствовать указанному в реестре. После сверки данных в реестре с имеющимися в наличие документами, ответственный работник универсама и курьер-водитель ставят свои подписи, подтверждая факт сдачи-приемки. Первый экземпляр реестра приема-передачи документов остается в универсаме у Оператора ПК, который подшивает его в папку для последующего хранения. Второй экземпляр реестра отправляется вместе с документами до места назначения и является основанием для приема документов.

Представим схему движения входящих документов филиала «Народная 7ЯСемьЯ» в виде оперограммы (рис. 2).

Технологическая операция	Исполнители	Директор магазина	Оператор ПК
1.Составление проекта/отчёта
2. Согласование
3. Внесение изменений
4.Печать
5. Считка
6. Передача на подпись
7 Подписание
8 Передача на регистрацию
9. Регистрация
10. Отправка

Рис. 2. Оперограмма движения исходящих документов филиала «Народная 7ЯСемьЯ»