3. Разработка рекомендаций по совершенствованию документирования учёта товара в филиале компании «тд интерторг»

3.1 Совершенствование документирования учёта движения товара на основе автоматизации

Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и предъявляет определённые требования к организации рабочих мест документоведов.

К основным преимуществам использования электронных документов можно отнести:

• Выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;

• Ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

• При рассылке по электронной почте они оперативно передаются на любые расстояния;

• Хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;

• Повышается эффективность работы с документами;

• Наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых;

• Снижение расхода бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу;

• Одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим;

• Одновременная рассылка документа сразу нескольким адресатам.¹

Компания «ТД Интерторг» является крупной торговой организацией, имеющей разветвленную систему филиалов на различных территориях, поэтому создание общей информационной базы является необходимым условием эффективного использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия.

С вступлением в силу закона об электронной подписи ², стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

В ходе анализа документооборота одного из филиалов «Народная 7ЯСемьЯ» показал, что приём и передача документации из главного офиса компании в её филиал осуществляется курьером водителем, причём также осуществляется документооборот между главным офисом и отдалёнными от Санкт-Петербурга филиалами, а это, безусловно, большая потеря времени на передачу и согласование информации. В связи с этим создание единой информационной базы посредством функционирования единой локальной вычислительной сети позволит сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота, функционирующая в локальной вычислительной сети, должна обеспечивать следующие функции:

• учёт и регистрация поступающей корреспонденции, для последующего направления корреспонденции на рассмотрение руководства соответствующего филиала или наоборот головного офиса компании;

• регистрация всей исходящей корреспонденции главного офиса и филиалов компании³;

• формирование дел в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• быстрый поиск необходимых документов.

Создание подобной информационной базы особенно облегчит процесс перемещения товаров внутри компании, т.е. между складами ООО «ТД Интерторг» и филиалами и непосредственно между филиалами (универсамами).

В настоящее время на рынке информационных технологий представлено больше множество интегрированных информационных систем, отвечающих различным запросам потребителей.

Безусловно, при выборе информационной системы необходимо учитывать потребности организации. Однако существует следующий ряд критериев, на которые нужно обратить первое внимание при выборе системы электронной документации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами компании, эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами⁴.

Также следует отметить, что применение систем электронной документации невозможно без применения современных средств защиты информации от преднамеренной порчи или кражи.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.