Прием документов из офиса
Схема приема документов в филиале компании из главного офиса представлена на рис. 3.
Прием документов от Курьера-водителя
Регистрация принятых документов (папок)
Направление документов непосредственно адресату
Рис. 3 Схема приёма документов из офиса в филиале компании
1)Прием документов от курьера-водителя осуществляет, ответственный работник универсама, Оператор ПК. Прием производится по количеству, типу и наименованию папок с документами в соответствие с реестром приема-передачи. Оператор ПК проверяет фактическое наличие документов, а также прочерки « - » и знаки «Z» в полях реестра оставленных пустыми и заверяет своей подписью и подписью курьера-водителя.
2) При отсутствие реестра приема – передачи документов ответственный работник универсама самостоятельно оформляет реестр приема-передачи документов и регистрирует поступившие папки.
3) Заключительным этапом приемки документов является направление пришедшей документации непосредственно адресату.
Также схему движения входящих документов филиала «Народная 7ЯСемьЯ» удобно представить в виде оперограммы – рис.4.
|
Технологическая операция |
Оператор ПК |
Директор магазина |
Исполнители |
|
1.Прием документов |
|
|
|
|
2. Вскрытие |
|
|
|
|
3. Сортировка |
|
|
|
|
4.Регистрация |
|
|
|
|
5.Передача на рассмотрение руководству |
|
|
|
|
6.Рассмотрение руководством |
|
|
|
|
7.Получение от руководства рассмотренных документов |
|
|
|
|
8.Фиксация резолюции |
|
|
|
|
9. Постановка на контроль |
|
|
|
|
10. Передача исполнителю |
|
|
|
|
11. Исполнение |
|
|
|
|
12. Подшивка в дело |
|
|
|
- движение документов, поступающих на имя директора
- движение нерегистрируемых документов
Рис. 4. Оперограмма движения входящих документов филиала «Народная 7ЯСемьЯ»
2.2 Инвентаризация
Инвентаризация – это проверка наличия и состояния материальных ценностей.
Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в жизни организации вообще трудно переоценить. Данные инвентаризации являются важнейшей составляющей функционирования организации, потому что тяжело представить себе слаженную работу предприятия, если оно не располагает сведениями о том, какими товарно-материальными ценностями обладает. Для того инвентаризация и проводится, чтобы ежегодно предоставлять данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей, а также для сравнения их с данными бухгалтерского учета, чтобы впоследствии узнать, расходовались ли они, остались ли неизменными или же были обнаружены факты хищения.
Инвентаризация дает представление о располагаемых ресурсах предприятия. Именно благодаря ей и данным бухгалтерского учета организация может планировать и координировать свои действия в определенных направлениях. При отсутствии этих данных, организация работает вяло, не может планировать свою работу на долгосрочную перспективу.
Функции инвентаризации и их содержание
|
Наименование функции |
Содержание функции |
|
1. Информационная |
Дает необходимую информацию о наличии и движении ценностей в организации |
|
2. Санитарная |
Помогает списать ненужные или испорченные ценности |
|
3.Контрольно-ревизионная |
Выявляет недостачи, излишки, пересортицу ценностей, на основании чего выявляются виновники. |
|
4. Административная |
Накладывает штраф или вычитает из заработной платы сумму недостач у материально ответственного лица |
|
5.Методико-корректирующая |
На основе выявленных ошибок в ходе проведения инвентаризации, разрабатываются методы их исправления и недопущения в будущем |
В нашей сети существуют два вида инвентаризаций:
Инвентаризация по графику.
Внеплановая инвентаризация
При плановой инвентаризации директор заранее назначает комиссию, состоящую из сотрудников магазина, которые будут принимать участие в переучете. Для универсамов «Народная 7ЯСемья» количество сотрудников составляет 14 человек с учетом ночной смены, включая заместителя директора магазина и одного грузчика из аутсорсинговой компании.
Если внеплановая инвентаризация, то в магазине остаются сотрудники ночной смены, а также директор или заместитель директора.
При инвентаризации комиссия должна в присутствии материально-ответственных лиц проверить фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем пересчета, перемеривания или перевешивания. При хранении товарно-материальных ценностей на разных складах с одним материально-ответственным лицом инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. В рамках одного склада пересчет ценностей проводится в порядке их расположения в помещении хранения.
Результаты инвентаризации заносятся в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием количества, вида, группы, артикула и прочих необходимых характеристик. В случае обнаружения расхождений и неточностей в наименовании или основных характеристиках товарно-материальных ценностей в описи указываются правильные сведения.
Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.
Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально ответственного лица.
Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, должны приходоваться после инвентаризации по реестру или товарному отчету. Во время инвентаризации эти ценности заносятся в отдельную опись, которая называется «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма, а на приходном документе делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи. В случае, если в следствие производственной необходимости происходит отпуска ценностей во время проведения инвентаризации, отпущенные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации.
На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы составляются соответствующие акты. А именно «Заявка на брак».
В «Заявку на брак» заносится как брак, заявленный на возврат поставщику, так и не возвращаемый брак, имеющийся в магазине. Затем «Заявка на брак» отправляется в отдел информации на имя Руководителя группы по предотвращению потерь.