Регистрация
Стандарт Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" определяет регистрацию как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения". Пока документ не зарегистрирован и не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Каждый документ должен регистрироваться один раз.
Регистрация производится путем занесения реквизитов документа в регистрационную форму (журнал, картотеку, компьютер), при этом создается база данных о документах организации. Вся дальнейшая работа с документами, а именно:
|
|
учет |
|
|
|
|
контроль за сроками исполнения |
|
|
|
|
информационно-справочная работа |
|
|
проводится в дальнейшем с помощью информационно-поисковой системы. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Она проводится для того, чтобы можно было в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Работа с входящими документами происходит по следующей схеме.
Схема работы с входящими документами
|
|
|
При регистрации входящего документа в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:
|
|
дата получения |
|
|
|
|
входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем |
|
|
|
|
дата документа |
|
|
|
|
регистрационный номер документа, присвоенный ему отправителем |
|
|
|
|
автор документа (организация или частное лицо) |
|
|
|
|
заголовок (о чем документ), |
|
|
|
|
резолюция |
|
|
|
|
срок исполнения |
|
|
|
|
исполнитель (кто с ним работает) |
|
|
|
|
ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения) |
|
|
|
|
номер дела (куда документ помещен после исполнения) |
|
|
При использовании компьютерной системы регистрации количество заполняемых полей формы может быть значительно больше
Не регистрируются документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения. К ним относятся:
|
|
сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня |
|
|
|
|
графики, наряды, заявки |
|
|
|
|
рекламные и поздравительные письма |
|
|
|
|
пригласительные билеты |
|
|
|
|
программы семинаров, совещаний и конференций |
|
|
|
|
прейскуранты, прайс-листы |
|
|
|
|
технические условия |
|
|
|
|
нормы и нормативы расхода материалов |
|
|
|
|
формы статистической отчетности |
|
|
|
|
печатные издания |
|
|
|
|
личная корреспонденция |
|
|
|
|
объяснительные записки |
|
|
На некоторых предприятиях создаются специальные перечни нерегистрируемых документов, утверждаемые руководителем.
Системы регистрации
Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и компьютерная. Журнальная система регистрации, введенная еще при Петре I, в настоящее время устарела и используется, в основном, при работе с конфиденциальными документами, а также при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков, когда применение такой системы предотвращает претензии со стороны граждан и возможные конфликтные ситуации.
Пример журнала учета конфиденциальных документов
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Карточная система регистрации свободна от недостатков, присущих журнальной системе, т.е. позволяет использовать для регистрации нескольких работников, не требует повторной регистрации в подразделениях, обеспечивает систематизизацию карточек и организацию поиска документов.