Пример регистрационной карточки

Сегодня эта система, появившаяся в начале ХХ века, уступает место компьютерным системам регистрации.

В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных. Такая система регистрации позволяет:

		регистрировать документы на различных рабочих местах
	объединять сведения о документах в единой базе данных организации
		организовывать информационно-справочную работу с документами
	организовывать контроль за исполнением документов

Количество заполняемых полей регистрационной карточки может варьироваться в зависимости от типа регистрируемых документов. Для осуществления в дальнейшем поиска документов целесообразно внести в базу данных как можно больше сведений о документе и организации - авторе документа. При этом одновременно с базой данных о документах создается база данных о предприятиях. В большинстве компьютерных программ регистрации для ввода данных используется аналог регистрационной карточки, включающий такие основные сведения:

дата

регистрационный номер

наименование корреспондента

дата документа

номер документа

краткое содержание

автор резолюции

текст резолюции

наименование исполнителей

	срок исполнения (когда документ должен быть
	ход исполнения
	дата фактического исполнения документа
	номер дела (в которое подшит исполненный

исполнен)

документ)

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

		количество листов в документе
		название структурного подразделения
		количество листов приложений
		вид документа (приказ, акт, договор и т.п.)
Заполнение регистрационных карточек

При регистрации документы делятся на несколько категорий, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

	входящие документы
	исходящие документы
	внутренние документы
	контракты коммерческие
	документы, имеющие гриф ограничения доступа

Пример учетной карточки входящего документа

Количество категорий документов может быть расширено. Например, сюда может быть включена картотека предприятий, с которыми сотрудничает данная организация. Для внесения данных в базу может использоваться, например, такая карточка

Карточка, для внесения данных в базу

Заполнение регистрационных карточек

Для сокращения объема ручного ввода и облегчения процесса регистрации в таких системах используются раскрывающиеся списки, содержащие, например, виды регистрируемых документов, перечень возможных корреспондентов, список руководящих работников организации (позиция "Автор резолюции", фамилии возможных исполнителей документов, перечень подразделений, номер дела. Так, например, выглядит неполный перечень видов документов. в системе регистрации Центра информационных технологий СИТ. В полном виде этот перечень содержит 41 позицию.

Для удобства простановки дат в регистрационной карточке часто используют интерактивный календарь.

В конечном итоге вручную заполняются очень немногие поля электронной регистрационной карточки, например, содержание документа и резолюция руководителя.

Перечень видов документов

Нумерация документов

При регистрации документов в каждой из категорий должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов обычно используется порядковая нумерация, ведущаяся от 1. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер 45/1-5 состоит из порядкового номера (45) и номера дела (1-5). Номер документа может содержать также условное обозначение (код) должностного лица или направления деятельности, например, номер 45-НП содержит порядковый номер 45 и инициалы автора - Николай Петров), а номер 67-ТО\2-6 - порядковый номер (67), обозначение торгового отдела (ТО) и номер дела (2-6)