Итоговый контроль

По результатам итогового контроля - периодически составляется обобщенный отчет исполнения документов, который может быть выполнен, например, по следующей форме:

Исполнение документов за период с "____" ___________ 200__ г. по "___"_________________200__ г.
Подразделение\исполнитель	Всего	Выполнено						Не выполнено
		В срок	< 5 дней	> 5 дней	> 10	> 15	с переносом срока	Всего	С переносом срока
Колосова
Мартынова
Хоралов
Итого по подразделению

Вторая глава посвящена хранению документов.

Организация документооборота. Глава 2

В нашем курсе мы познакомимся с организацией документооборота - основными правилами, в соответствии с которыми происходит движение документов на предприятии - от составления проектов документов и их регистрации до подшивки в дело, передачи в архив и уничтожения.

Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. С помощью номенклатуры дел обеспечивается:

	группировка исполненных документов в дела
	определение срока хранения документов
	создания информационно-поисковой системы

Хотя существуют различные типовые и примерные номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою конкретную номенклатуру дел. Номенклатура дел составляется на предстоящий год в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января после утверждения руководителем.

Разработка номенклатуры дел включает в себя:

	определение круга документов для включения номенклатуру
	составление заголовков
	разработку порядка составления дел
	определение сроков хранения дел
	создание системы индексации и установление индексов дел
	оформление и удостоверение номенклатуры дел

Определение круга документов для включения в номенклатуру осуществляется на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации организацией своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, штатное расписание, справочные картотеки, документы временно действующих комиссий, номенклатуры дел за прошлые годы, документы, не оконченные делопроизводством, поступившие из других организаций и пр. Для небольшой организации номенклатура дел может включать в себя около 10 позиций. В компании с большим количеством работников, ведущей несколько видов деятельности, принимающей наличные и безналичные платежи номенклатура охватывает обычно несколько десятков дел.