Информационно-справочная работа с документами

Системы управления базами данных позволяют осуществлять поиск по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Например, поиск можно вести:

	по конкретному документу: где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения
	по содержанию: конкретный документ; группа документов
	по корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период
	по региону: стране; области; городу

При поиске документов можно задать параметры массива документов, в котором нужно вести поиск, например:

	категория документов (входящие, исходящие, внутренние, исполненные, неисполненные)
	вид документа (письмо, приказ, договор и т.п,)
	дата поступления или подписания документа или приблизительные хронологические рамки этого события
	регион (город, страна, область)
	организация (корреспондент/адресат)
	содержание (тема)

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. В этом случае поиск производится по задаваемым ключевым словам, при этом система просматривает не только регистрационные карточки, но и тексты самих документов, полученных по электронной почте, введенных путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, подготовленных с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля и информирование руководителя. Сроки исполнения документов могут определяться:

	законодательством, например, сроки исполнения обращений граждан
	вышестоящей организацией или коллегиальным органом (срок обычно указывается в документах)
	резолюцией руководителя
	внутренней инструкцией организации (при решении периодически повторяющихся вопросов)

Сроки исполнения документов определяются следующим образом:

	При отсутствии срока в документе и резолюции руководителя, срок устанавливается равным 1 месяцу
	Если в документе указан срок предоставления информации, при контроле учитывается этот срок
	По сроку, указанному в резолюции руководителя

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В этом случае поручение разбивается на этапы и контролируется выполнение каждого из них.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп "Контроль" или на левом поле буква К.

При карточной системе регистрации на каждый документ, находящийся под контролем, заводится контрольная карточка, эти нумеруют по срокам исполнения и располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. В компьютерной системе регистрации для осуществления контроля достаточно заполнить нужное поле регистрационной карточки.

Различают текущий, предупредительный и итоговый контроль.

Если в ходе исполнения документа выясняется невозможность его исполнения в срок, об этом докладывают тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указаниями вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения. Вопрос о переносе срока должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа, т.е. после выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документального подтверждения факта исполнения. Результат исполнения (например, направлен комплект документов, подписан договор, отправлено письмо) записывается в регистрационную карточку. Пример