- •Глава 1. Порядок работы с документами
- •Регистрация
- •Пример регистрационной карточки
- •Автоматизация контроля исполнения документов
- •Пример справки о документах
- •Информационно-справочная работа с документами
- •Контроль исполнения документов
- •Итоговый контроль
- •Пример номенклатуры дел
- •Составление заголовков дел
- •Хранение дел
- •Оформление дел архивного хранения
- •Пример заверительного листа
Составление заголовков дел
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко и однозначно отражать основное содержание документов, поскольку поиск нужных документов осуществляется именно по заголовку дела. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и т.д.), уточняюшие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, подлинности или копиях подшитых документов.
Термин "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, например, "Дело об открытии филиала в г. Нижний Новгород", "Дело о выделении средств на ремент школы №2".
Термин "документы" используется в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью. При этом в составе заголовка перечиляются в скобках основные виды документов, например, "Документы о строительстве второго учебного корпуса (сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ). Использование терминов "материалы" и "документальные материалы" ГОСТом не предусмотрено.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
название вида документов (приказы, протоколы, переписка и пр.) |
||||
краткое содержание (например, "Протоколы совета директоров") |
||||
период, к которому относятся документы |
||||
слово "копии", если дело сформировано из копий документов |
|
|
В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке. Если в деле содержится переписка с однородными корреспондентами, или корреспондентами, расположенными в одном регионе, их название указывается в обобщенном виде. Если корреспондентов много, в заголовке указывается только вопрос, который обсуждается в документах, например, "Переписка о проведении конференции по сетевому маркетингу". В заголовке дела, содержащего распорядительную документацию указывают вид документа, автора и год.
Пример номенклатуры дел
Требования к формированию дел
ГОСТ определяет формирование дела как групирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел предриятия. При формировании дел должны соблюдаться следующие требования:
в дело помещаются только правильно оформленные документы, работа по которым проведена |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
в дело подшиваются только подлинники документов или их заверенные копии |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
в одно дело подшиваются документы с одинаковым сроком хранения |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
в дело включается один экземпляр документа |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
в дело включаются как правило документы одного года, при ведении дела на протяжении нескольких лет, внутри него устанавливаются годовые разделители |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
документы внутри дела располагаются в обратной хронологической последовательности (по датам), в порядке нумерации или в алфавитном порядке |
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Индексация дел, т.е. присвоение им условных индексов, имеет большое практическое значение. В небольших организациях индекс дела является его порядковым номером в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. Если номенклатура дел строится для предприятия в целом, дела делятся на тематические разделы, например, организация управления, финансирование, учет и отчетность, работа с кадрами и пр., каждому из которых присваивается номер. При этом индексы дел включают номер раздела и номер дела, например, 3-02. Такой подход используется в приведенном нами примере.
Индекс
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Если номенклатура дел предприятия объединяет дела отдельных подразделений, индекс 04-02 может означать, что в номенклатуре дел подразделения, имеющего обозначение 04, дело располагается нод номером 02.