628400, Г. Омск, ул. Мира, д.25, тел.[phone]

Исходящий № ______

Кому

Уважаемый ________!

<Тест письма>

Директор И.И. Иванов

Исполнитель <Фамилия И.О.>

Таблица 6.1

Стиль	Описание
Адрес фирмы	Стиль абзаца. Шрифт TimesNewRoman, размер 13, начертание – полужирный. Выравнивание по центру. Границы: сверху двойная, снизу одинарная линии.
Исходящий номер	Стиль символа. Шрифт Times NewRoman, размер 12. Цвет шрифта синий.
Адресат	Стиль абзаца. Шрифт TimesNewRoman, размер 13. Отступ абзаца слева 9 см, выравнивание по левому краю. Интервал перед абзацем 12 пт, после – 18 пт.
Обращение	Стиль абзаца. Шрифт Arial, размер 16, начертание - полужирный, курсив. Выравнивание по центру. Интервал перед абзацем 6 пт, интервал после – 12 пт.
Текст письма	Стиль абзаца. Шрифт TimesNewRoman, размер 13. Отступ первой строки 1 см, выравнивание по ширине. Междустрочный полуторный.
Подпись	Стиль абзаца. Шрифт TimesNewRoman, размер 13, цвет шрифта красный. Отступ абзаца слева и справа 2 см, выравнивание по центру. Междустрочный полуторный, интервал перед абзацем 18 пт, интервал после абзаца 12 пт.
Исполнитель	Разместить в нижнем колонтитуле. Стиль абзаца. Шрифт Times New Roman, размер 10. Отступ абзаца слева 2 см, выравнивание по левому краю.

Задание 2.

Создать электронную форму для ввода данных и сохранить в папке под именем «Бланк письма» как шаблон Word(пример см. ниже).

Заполнить бланк заказа от имени 5 разных организаций и сохранить файлы под именами «Заказ №1»… «Заказ №5».

Пример бланка заказа:

Организация:       Адрес:      

Товары, находящиеся на складе:

Заказ	Наименование товара	Количество
	Принтер HP 1200
	ПринтерOlivetti 920
	ПринтерHP 1100A
	ПринтерDJ 6L

Дополнительный заказ:

Наименование товара	Количество

Дата заказа: 07.09.2013(изменяется автоматически)

РЕЗУЛЬТАТЫ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

В папке «Лабораторная работа №6» должны присутствовать файлы:

• Бланк письма.dotx.

• Заказ.dotx

• Заказ №1.docx

• Заказ №2.docx

• Заказ №3.docx

Лабораторная работа № 7. Документы слияния

Цель работы – изучение правил организации рассылок документов с использованием операции слияния.

Работа производится самостоятельно, с использованием справочной системы MicrosoftWord.

Слияние – операция, с помощью которой можно создавать документы на бланках, почтовые наклейки, конверты и каталоги. Программа слияния помогает упорядочить сведения об адресе (данные), осуществить их слияние с общим документом, а затем напечатать или отправить по электронной почте окончательно настроенные документы.

Документ слияния состоит из поля основного неизменяемого текста и изменяемых полей, обеспечивающих индивидуальное обращение, сообщение индивидуальной информации и т.п.

Чтобы настроить содержимое документов слияния, используются поляслияния. При вставке данных полей восновной документони содержат индивидуальные записи, отображающие сведения, находящиеся висточнике данных.

Для вставки основных сведений о получателях Microsoft Word использует два следующих поля слияния:

• поле AddressBlock является прототипом для имени и адреса получателя;

• поле GreetingLine является прототипом для приветствия.

Для дальнейшей персонализации каждого документа в него могут быть включены дополнительные поля слияния. Например, необходимо отправить сообщение с уведомлением местным предпринимателям о включении их компаний в ежегодный городской справочник. Вместо того, чтобы вводить в каждое сообщение название компании, можно вставить поле «Компания». Например, «Ваша «Компания» выбрана для включения во второе издание нашего справочника...». При завершении слияния Microsoft Word вставит необходимое название организации в каждое письмо.

Поля могут использоваться также для управления слиянием данных следующим образом:

• поля ASK и FILLIN выводят запрос, который заполняется при слиянии каждой записи данныхс основным документом. Ответы записываются в указанный документ на бланке, в контракт или в другой составной документ, полученный в результате слияния с записью данных;

• поля IF выводят сведения только при выполнении указанных условий. Например, поле IF можно использовать, чтобы уведомить клиентов из определенного района об открытии нового, более близкого к ним филиала;

• поля SET (установка закладки) позволяют присвоить текст, число и другие данные закладке. В итоговых составных документах эти сведения можно использовать несколько раз. Если эти сведения будут изменены, то достаточно будет изменить один раз поле SET, а не искать по всему тексту и изменять каждое вхождение.

Кроме того, при слиянии можно использовать поля MergeRec, MergeSeq, Next, NextIf и SkipIf.

Данные для документов слияния могут быть получены из источников данных практически любого типа, включая таблицу Word, список контактов Microsoft Outlook, электронную таблицу Excel, базу данных Microsoft Access или текстовый файл.

Для достижения успеха следует уметь выполнять действия:

• начать работу с мастером слияния

во вкладке Рассылкиленты инструментов выбрать команду «Начать слияние»; в открывшейся палитре выбрать Пошаговый мастер слияния; справа на экране появится панель задач Слияние

РассылкиНачать слияниеПошаговый мастер слияния…

Рис.42. Окно вкладки Рассылки и панель задач Слияние.

• создать основной документ письма (1 этап слияния)

во вкладке Рассылкиленты инструментов в разделе«Начать слияние»выбрать команду«Начать слияние»; в открывшейся палитре выбратьПисьмаи щелкнуть в нижней части панели по ссылке «Далее.Открытие документа»; на страницеВыбор документавыбрать одно из двух действий: создать новый документ или использовать уже существующий документ

Если нужный документ отображен на экране, установить переключатель Текущий документ.Чтобы создать новый документ на основе шаблона, установить переключательШаблон. В разделеШаблонщелкнуть по ссылкеВыбор шаблона. В диалоговом окнеВыбор шаблонанайти нужный шаблон, выделить его и щелкнуть по кнопке ОК. Для поиска ранее созданного документа установить переключательСуществующий документ. Затем щелкнуть по кнопкеОткрыть. Выбрать нужный файл в диалоговом окнеОткрытие документаи щелкнуть по кнопкеОткрыть.

РассылкиНачать слияниеПисьма

Далее. Открытие документаВыбор документа…

Рис. 43. Окно создания письма для рассылки.

• выбрать получателей письма (2 этап слияния)

в панели задач Слияние щелкнуть по ссылке Далее.Выбор получателей; на панелиВыбор получателейвыбрать способ получения списка получателей письма: ввести новый список, использовать имеющийся список или выбрать список получателей из адресной книги программыOutlook; в появившемся списке получателей снять флажки напротив получателей, которыене должныполучить письмо

доступ к панели выбора получателей возможен также из раздела Начать слияние вкладки Рассылки

РассылкиНачать слияниеВыбрать получателей…

Рис. 44. Панель «Выбрать получателей» вкладки Рассылки.

• ввести список получателей письма

при выборе команды «Ввести новый список»пользователю становится доступным диалоговое окно«Новый список адресов»; в открывшемся окне выбрать«Настройка столбцов»и задать параметры необходимых для работы столбцов формы (количество и название); ввести данные в поля списка, создавая новые записи

Примечание:

перемещения к следующему полю используйте клавишу Tab, а для перемещения к предыдущему – клавишиShift+Tab, также можно с помощью мыши

Рис. 45. Диалоговое окно «Новый список адресов».

• сохранить список адресов

после завершения создания списка адресов, щелкнуть по кнопке ОК (Закрыть);в появившемся окне«Сохранение списка адресов»ввести имя файла в полеИмя файлаи щелкнуть по кнопкеСохранить; после сохранения списка адресов появится диалоговое окноПолучатели слияния; проверить введенный список получателей письма

• использовать существующий список получателей письма

при выборе команды «Использовать существующий список» пользователю становится доступным диалоговое окно«Выбор источника данных», в котором отображается содержание папки«Источники данных»; в открывшемся окне указать нужный список адресов и щелкнуть по кнопкеОткрыть; появится диалоговое окноПолучатели слияния

РассылкиИспользовать существующий список

Выбор источника данных…

Рис. 46. Окно «Выбор источника данных» операционной системы.

• редактировать записи в источнике данных

на вкладке Рассылки выбрать команду Изменить список получателей; в списке Источник данных выбрать нужный источник и щелкнуть по кнопке Изменить элемент

РассылкиИзменить список получателей

Источник данныхИзменить элемент…

• создать письмо (4 этап)

поместить курсор в то место основного документа, куда необходимо добавить поле слияния, и щелкнуть по ссылке, соответствующей типу этого поля слияния (блок адреса, строка приветствия, почтовая марка, другие элементы); в появившемся окне задать параметры (объекты) поля слияния и подтвердить вставку, нажав на кнопку ОК; щелкнуть на ссылкуДалее.Просмотр писем

Рис. 47. Опции панели «Создание письма» панели «Слияние» и документ с вставленными полями слияния.

• вставить в основной документ поле слияния

в вкладке Рассылка в разделеСоставление документавыбрать командуВставить поле слияния;в появившемся меню выбрать вставляемое поле; задать его параметры в появившемся окне и нажать на кнопку ОК

РассылкиИзменить список получателей

Источник данныхИзменить элемент…

Рис. 48. Добавление полей слияния в документ.

• задать параметры блока адреса

в диалоговом окне Вставка блока адреса снять (установить) флажок для данных, которые не должны (должны) быть включены в адресный блок это поле; подтвердить выбор, нажав на кнопку ОК

Рис. 49. Диалоговое окно «Вставка блока адреса».

• задать параметры блока Строка приветствия

в диалоговом окне Вставка строки приветствия выбрать из раскрывающегося списка нужный формат строки приветствия; определить строку приветствия для неверно заданных имен получателей; подтвердить выбор, нажав на кнопку ОК

Рис. 50. Диалоговое окно «Вставка строки приветствия».

• просмотреть письмо (5 этап)

после нажатияна ссылкуДалее.Просмотр писемокнаСлияниепользователю доступен режим предварительного просмотра документа слияния: просмотреть полученные документы можно используя кнопки перемещения панелиПросмотр писем;панель позволяет также изменить список получателей

Рис. 51. Предварительный просмотр документа слияния.

• завершить слияние (6 этап)

после нажатияна ссылкуДалее.Завершение слиянияокнаСлияниепользователь может отправить полученный документ на печать, сохранить как отдельный документ, а также изменить часть писем

• создать конверты и наклейки

процесс создания конвертов и наклеек аналогичен процессу создания писем

Задание 1.

Организовать рассылку приглашений на собеседование по приему на работу (на бланке фирмы, разработанном в предыдущей лабораторной работе) не менее чем 10 претендентам.

Задание 2.

Организовать рассылку поздравительных открыток (размер бумаги 97 см) к предстоящему празднику партнерам вашей фирмы (не менее 15 адресатов):

• нарисовать в Paintрисунок;

• используя подпункт меню Специальная вставка, вставить рисунок в документ Word;

• на второй (внутренней) стороне открытки вставить поздравительный текст; обеспечить автоматическое изменение обращения, имени и адреса получателя.

РЕЗУЛЬТАТЫ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

В папке «Лабораторная работа №7» должны присутствовать файлы:

• Основной документ приглашения.docx

• Данные 1.docx

• Приглашения.docx

• Основной документ открытки.docx

• Данные 2.docx

• Открытки.docx