- •1. Понятия «деловое общение», «деловая переписка», «деловое письмо».
- •2. Понятие письмо. Письмо в Древнерусском государстве.
- •3. Письмо Петровской Эпохи.
- •4. Письмо в советскую эпоху.
- •5. Появление первых письмокнижов . Их роль и значен6ие для деловой переписки.
- •6. Документы, регламентирующие деловую переписку.
- •7. Деловое письмо как документ.
- •8. Виды документов, входящих в систему информационно-справочной документации, их краткая характеристика.
- •9. Место делового письма в системе информационно-справочной документации
- •10. Структура делового письма.
- •11. Реквизиты делового письма.
- •12. Задачи, функции, признаки делового письма.
- •13. Деловая переписка и ее виды.
- •3. Согласие, Отказ, разъяснение
- •5. Гарантийные письма - содержит в себе подтверждения определённых обязательств или условий и адресуется отдельной организации или учреждению.
- •6. Письма-претензии, письма-рекламации - претензии к стороне соглашения, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков;
- •7. Письма по вопросам участия в выставках, ярмарках.
- •8. Приглашения, визиты - содержит приглашение на какое-то мероприятие;
- •14. Понятие коммерческой, частной, служебной переписки.
- •15. Требования стандартов деловой переписки и правила оформления корреспонденции.
- •16. Классификация деловых писем по функциональному, тематическому признаку, характеристика.
- •17. Понятие текст. Структура и композиция текста делового документа.
- •18. Требования к языку и стилю делового письма.
- •19. Официально деловой стиль. Общие требования к тексту делового письма.
- •20. Понятия «языковая формула», «клише».
- •21. Наиболее распространенные языковые формулы в текстах деловых писем
- •22. Этикет делового письма. Основные правила этикета деловых документов
- •23. Особенности делового общения в различных странах.
- •24. Роль и значение электронных средств в обществе. Электронная почта как средство передачи информации.
- •25. Отличительные особенности электронной деловой переписки от традиционного почтового отправления. Недостатки и преимущества электронной деловой переписки.
- •26. Правила ведения деловой переписки по e-mail.
15. Требования стандартов деловой переписки и правила оформления корреспонденции.
Стиль официальной переписки может изменяться в зависимости от языка и традиций различных стран, однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной практикой и условностями.Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии.
Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
• юридическую силу письма;
• качественное и своевременное составление и исполнение письма;
• организацию оперативного поиска писем.
Протокольные требования к официальной переписке, целью которых является оказание адресату знаков уважения, на которые, он имеет право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строятся на принципах равенства, уважения и взаимной корректности.
Любой документ, содержит несколько обязательных позиций:
Обращение — указывает официальный и почетный титул адресата: «Уважаемый………..». Комплимент — это выражение вежливости, которым заканчивается письмо. Эти выражения меняются в зависимости от характера переписки: «С глубоким уважением….».
Подпись — подпись удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа.
Дата — должна включать день месяца, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.
Адрес — полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера и воспроизводятся на конверте.
При оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил:
1. Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.
В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "продолжение следует" Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами,
Служебные письма печатаются на машинке, ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Сам текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала. Абзац с крайней строки — 5 интервалов, а обращение к адресату пишется без абзаца.
Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т.д. Какие-либо пометки допустимы на 2-м или 3-м экземпляре письма, который остается "в деле".
В тексте не допускаются подчистки, исправления.
Конверты должны быть соответствующего размера. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) принято использовать только по назначению.
Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются.
Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать.
Если вы посылаете поздравительные открытки, следует помнить о том, что ставить одну подпись принято лишь на официальном поздравлений. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.
На телеграфный запрос необходимо дать ответ до истечения 3-х дней. На письмо — до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.