16. Классификация деловых писем по функциональному, тематическому признаку, характеристика.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в базе их лежат разные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно поделить на две группы:

письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы обязаны постоянно содержать индекс того письма, которое явилось предпосылкой для переписки.

письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др.).

По тематическому признаку проводится условное различение меж деловой и коммерческой корреспонденцией.

Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:

письмо-запрос;

ответ на запрос;

письмо-извещение;

письмо-предложение (оферта);

письмо-ответ на предложение;

письмо-подтверждение заказа;

письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.;

письмо-рекламация;

письмо-ответ на рекламацию и др.

17. Понятие текст. Структура и композиция текста делового документа.

Определение текста подразумевает не менее 2-х предложений, а длина текста не имеет значение. Считается, что вся человеческая культура и есть один огромный текст, который постоянно удлиняется.

Понятно, что текст — это упорядоченный набор слов, предназначенный для того, чтобы выразить некий смысл. Текст — в общем плане связная и полная последовательность символов. ТЕКСТ - это письменное сообщение, объективированное в виде письменного документа, состоящее из ряда высказываний, объединённых разными типами лексической, грамматической и логической связи, имеющее определённый моральный характер, прагматическую установку и соответственно литературно обработанное.

При составлении проекта документа особое внимание стоит уделить его композиции.

Композиция - это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической и стилистической грамотностью от человека, работающего в сфере делопроизводства, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный с точки зрения языка и стиля документ трудно воспринимается только потому, что в нем нет логики в сочетании частей.Оченьважен внешний вид официального документа. И естественно, что текст без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов и графических выделений будет являться «слепым» и трудно воспринимаемым. Эти средства, если использовать их разумно, могут сделать «читаемым», доступным даже самый сложный текст.

Текст должен содержать целесообразное количество информации, не следует загромождать документ деталями. Выделять и подчеркивать следует главное. Как уже было отмечено, этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. При печатании обращение выравнивается по центру.