2. 4. Информационное обеспечение задачи « Моделирование системы корпоративного обслуживания клиентов коммерческого банка»
Рассмотрев математическую модель задачи «Моделирование системы корпоративного обслуживания клиентов коммерческого банка» перейдем к информационному обеспечению задачи.
Основные требования к информационному обеспечению - это полнота, объективность, оперативность получения и анализа информации.
В целом информационное обеспечение KANBAWZA Банка представляет собой совокупность информационных взаимосвязей форм входных и выходных документов. Для получения выходных документов на основе входных необходимо определить основные потоки информации.
Перед созданием информационного обеспечения следует проанализировать первичную информацию, используемую для решения задачи «Моделирование системы корпоративного обслуживания клиентов коммерческого банка» и рассмотреть выходную информацию, получаемую в результате решения этой задачи.
2.4.1. Информационные потоки задачи « Моделирование системы корпоративного обслуживания клиентов коммерческого банка»
Построение схемы информационных потоков, позволяющих выявить объем информации и провести её детальный анализ, обеспечивает исключение дублирующей и неиспользованной информации, её классификацию и рациональное представление.
При разработке схем информационных потоков данной задачи следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. Важно, чтобы к каждому исполнителю поступала только та информация, которая используется.
Также важную роль в обработке информации играют:
Способы регистрации информации, её накопления и передачи;
Систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме;
Производство новой числовой, графической и иной информации.
Информация, которая является основной для решения задачи «Моделирование системы корпоративного обслуживания клиентов коммерческого банка» и помогает Руководителю Департамента управления и корпоративного развития персонала принять соответствующее решение указана в табл. 6.
Таблица 6
Описание входных и выходных информационных потоков задачи
«Моделирование системы корпоративного обслуживания клиентов коммерческого банка»
|
Обозначение |
Описание |
Периодичность |
|
1 |
2 |
3 |
|
I вх1 |
Сведения о персонале KANBAWZA |
По запросу |
|
Iвх2 |
Данные системы контроля рабочего времени |
По запросу |
|
Iвх3 |
Отчет о результатах анкетирования «Данные о бизнес-процессах» |
По запросу |
|
Iвых1 |
План оптимальной численности персонала |
По запросу |
На основе имеющегося в KANBAWZA документооборота можно определить потоки циркулирующей информации между решаемыми задачами.
Входной является информация необходимая для решения задачи, а выходной информацией является следствием её решения и направляется непосредственно к руководству Банка, которое заинтересовано в результате. Потоки входной и выходной информации представлены на рис.7.
2.4.2. Входные и выходные формы задачи « Моделирование системы корпоративного обслуживания клиентов коммерческого банка»
Работа с входными и выходными формами сводится к составлению таблиц исходных данных (входная информация), таблиц промежуточных результатов и составлению таблиц конечных результатов (выходная информация).
Рис. 7 Схема информационных потоков задачи «Моделирование системы корпоративного обслуживания клиентов коммерческого банка».
В подсистеме «Управление кадрами» АСУ, где будет решаться задача «Моделирование системы корпоративного обслуживания клиентов коммерческого банка» используется программное обеспечение (Рис.8). Оно позволяет организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки, на её основе получены входные формы, необходимые для решения задачи, которые являются общими для любого Управления, где будет проходить оптимизация бизнес-процессов.
Общие входные формы.
«Сведения о персонале KANBAWZA из БД предоставляются по запросу руководителю Департамента управления и корпоративного развития персонала и содержат ключевые данные обо всех сотрудниках Банка. Эта таблица несет в себе информацию входного потока Iвх1. Данные представлены в табл. 7.
Таблица 7
«Сведения о персонале KANBAWZA Банка
|
Сведения о сотрудниках Управления Документационного Обеспечения Административного Департамента KANBAWZA по состоянию на 25.05.2012г. | ||||||
|
Номер п/п |
ФИО сотрудника |
Табельный номер |
Прием |
Увольнение |
Должность |
Заработная плата ( тыс./Ks.) |
|
1 |
Сое мин ту |
92 |
01.05.2012 |
|
Начальник Почтового отдела |
35 |
|
2 |
Чжо ту |
93 |
01.03.2012 |
31.01.2012 |
Ведущий специалист |
25 |
|
3 |
Мое тан у |
94 |
01.05.2012 |
|
Ведущий специалист |
25 |
|
… |
… |
|
|
|
|
|
|
N |
Тун тун |
256 |
09.06.2012 |
31.03.2012 |
Специалист |
15 |
|
ПОДТВЕРЖДАЮ: Руководитель Департамента /_______________/ /________________/ Управления и Корпоративного (Ф.И.О.) (Подпись) развития персонала
Дата “____”____________20__г (число, месяц, год) | ||||||
Отчет о результатах анкетирования «Данные о бизнес-процессах в Управлении» собирается и обрабатывается сотрудниками Департамента управления и корпоративного развития персонала для каждого Управления (отдела) индивидуально. Отчет содержит информацию по длительности и частоте каждого процесса, запрашиваемого Управления и помогает получить необходимые данные для построения имитационного моделирования с целью получить трудоёмкость бизнес-процессов. Эта таблица несет в себе информацию входного потока Iвх3. Данные представлены в табл. 9.
Таблица 9
«Данные о бизнес-процессах»
|
Бизнес-процессы Отдела канцелярии УДО АД KANBAWZA | |||||||
|
Обозначение в имитационной модели |
Название бизнес-процессов Управления |
Сотрудники |
Время выполнения бизнес-процесса | ||||
|
Должность |
Количество |
Мин. |
Сред. |
Макс. | |||
|
А.1. |
Приём документов |
Специалист |
1 |
10 |
15 |
20 | |
|
А.6. |
Заполнение реестра приема-передачи документации |
90 |
120 |
150 | |||
|
А.5. |
Распределение документов по отделам Банка |
20 |
30 |
40 | |||
|
А.9. |
Передача документов на резолюцию руководству банка |
5 |
10 |
15 | |||
|
А.11. |
Передача документов исполнителю |
5 |
10 |
15 | |||
|
А.2. |
Проставление отметок о получении документации |
Ведущий специалист |
3 |
10 |
20 |
30 | |
|
А.3. |
Проверка правильности вложения и его целостности |
30 |
40 |
50 | |||
|
А.4. |
Сортировка документов |
15 |
20 |
25 | |||
|
А.13. |
Формирование электронного приложения |
5 |
10 |
15 | |||
|
А.14. |
Занесение данных в регистрационную форму |
10 |
15 |
20 | |||
|
А.15. |
Передача в отдел по работе с притензиями для формирования ответа |
15 |
20 |
25 | |||
|
А.7. |
Снятие с документа реквизитов |
Главный специалист |
6 |
10 |
15 |
20 | |
|
А.8. |
Постановка на контроль |
5 |
10 |
15 | |||
|
А.10. |
Внесение резолюции в регистрационную карточку |
5 |
10 |
15 | |||
|
А.12. |
Снятие с контроля |
5 |
10 |
15 | |||
Входная форма для моделирование системы корпоративного обслуживания клиентов коммерческого банка в отделе канцелярии УДО АД KANBAWZA
Для имитационного моделирования бизнес-процессов отдела канцелярии осуществляется сбор и обработка статистической информации с помощью используемого ими программного обеспечения.
Программа позволяет регистрировать и отслеживать местонахождение всех входящих и исходящих документов, получать статистические справки, на её основе получена входная форма необходимая для оптимизации бизнес-процессов в отделе канцелярии Управления Документационного Обеспечения Административного Департамента KANBAWZA. Данные представлены в табл.10.
Таблица 10
«Среднее количество обрабатываемых документов»
|
Вид документов |
Количество в сутки (шт) |
Интервал времени поступления (мин) |
|
1. Входящая корреспонденция |
170 |
120 |
|
2. Внутрибанковская документация |
800 |
30 |
|
3. Ошибочно полученная корреспонденция |
10 |
120 |
|
4. Документы с пометкой "Лично" |
8 |
60 |
|
5. Подлежащие регистрации |
90 |
120 |
|
6. Документы для постановки на контроль |
30 |
120 |
|
7. Исполненные документы |
40 |
180 |
|
8.Для формирования электронного приложения |
20 |
180 |
|
9. Документы, передаваемые в отделы Банка |
970 |
120 |
|
10.Ответные документы |
60 |
180 |
Выходные формы.
«План оптимальной численности персонала» представляет собой выходной документ, содержащий сведения о необходимом количестве сотрудников. Данная выходная форма поможет Банку перераспределить кадровые ресурсы таким образом, чтобы они использовались более эффективно. Он идёт непосредственно к Руководству Банка на рассмотрение. Эта таблица несет в себе информацию выходного потока Iвых1. Данные приведены в табл. 11.
Таблица 11
«План оптимальной численности персонала»
|
План оптимальной численности персонала в Управлении Документационного Обеспечения KANBAWZA На «01 июня» 20012г. | |||||||||
|
Показатели |
Должности (план) |
Рабочие места (факт) |
Всего текущее кол-во |
Всего необходимое кол-во | |||||
|
С высшим образованием |
Со средним специальным образованием |
С высшим образованием |
Со средним специальным образованием |
|
| ||||
|
Количество должностей, рабочих мест (всего) |
900 |
700 |
850 |
650 |
1500 |
1600 | |||
|
1.Численность специалистов |
0 |
500 |
0 |
450 |
450 |
500 | |||
|
2.Численность ведущих специалистов |
300 |
200 |
280 |
200 |
480 |
500 | |||
|
3.Численность главных специалистов |
450 |
0 |
430 |
0 |
430 |
450 | |||
|
4.Численность руководящего состава |
150 |
0 |
140 |
0 |
140 |
150 | |||
Также для решения поставленной задачи в головном офисе KANBAWZA и в его филиалах был проведен опрос касательно микроклимата в подразделениях. Полученные данные показали приоритетные направления работы Департамента управления и корпоративного развития персонала и сложившийся микроклимат в филиалах и других структурных подразделениях, позволяя тем самым сформулировать программы в области управления персоналом, отвечающие существующим потребностям.