Институт экономики и менеджмента

Кафедра управления качеством и документоведения

Дипломная работа

«Разработка мероприятий по созданию электронного архива в условиях кафедры УКиД ФГБОУ ВПО «СибГИУ»

Выполнил:

Студент гр. ЭД – 07 Посмитная П.А.

Руководитель:

Морин С.В.

Новокузнецк 2012

1

Цель дипломной работы – создание электронного архива на примере кафедры УКиД

Задачи

-провести сравнительный анализ систем электронного архива;

-описать мероприятия по внедрению системы электронного архива;

-ввести в базу электронного архива студенческие работы за период с 2007 по 2011 года

2

Перечень видов работ, подлежащих архивированию на кафедре УК и Д

Выпускные квалификационные работы Курсовые научно-исследовательские работы Курсовые работы

Отчеты по практике Документация кафедры (отчеты, программы,

документы по аккредитации и т.д.)

3

Критерии систем электронного архива

«Архив»	ДЕЛО	ЕВФРАТ	DOCUMENTUM
Списание в архив	+	+	+
Ведение архивов	+	+	-
электронных документов
Поиск по архиву	+	+	+
Ведение архивных	+	-	-
хранилищ электронных
образов документов
Ведение номенклатуры	+	+	-
дел
Ведение АРК документов	+	+	+
Присоединение файлов	+	+	-
Полное соответствие	+	-	-
стандартам архивного
фонда
Web-доступ	+	-	-

4

Процедура формирования архива

Техническое оснащение

Программное оснащение

Настройка системы

Выделенный сервер, сканер, внешний IP адрес

Сервер SQL, продукт «Архивное дело»

Установление прав пользователя, создание Фонда и фондообразователя,

заполнение справочников

	Ведение номенклатуры дел	Создание переходящих
		заголовков дел

Формирование дел

Оформление дел

Поиск дел и документов

Создание дел, отображение по различным признакам

Создание АРК дела с прикрепленными документами

Поиск в системе и через функцию «Читальный зал»

5

Создание фонда и фондообразователя

6

Создание справочников

7

Номенклатура дел и управление архивом

8

Формирование и оформление дел

9

Формирование и оформление дел

10