2.6. Удосконалення обліково-аналітичного процесу та контролю формування виробничих запасів підприємства

Говорячи про удосконалення обліку виробничих запасів треба зазначити, що зміни необхідні насамперед у частині підвищення оперативності інформаційного управління виробничими запасами підприємства. Одним напрямком вирішення даних проблемних питань є запровадження на підприємстві інформаційних технологій обробки економічної інформації.

Удосконалення обліково-аналітичного забезпечення управління виробничими запасами передбачає:

- узагальнення теоретико-методичних основ обліку, аналізу і контролю виробничих запасів, визначення їх суті та класифікації;

- удосконалення методико-організаційних основ фінансового та управлінського обліку виробничих запасів, а також їх контролю;

- проектування системи економічного аналізу та контролю ефективності використання виробничих запасів;

- розробка системи автоматизації обліково-аналітичних робіт в управлінні виробничими запасами.

Методи дослідження ґрунтуються на діалектичному методі наукового пізнання, який охоплює загальнонаукові та методичні прийоми дослідження економічних процесів, а також емпіричні прийоми обліку та контролю виробничих запасів. Можна застосовувати такі методичні прийоми як аналіз і синтез; абстрагування (для визначення чинників що впливають на поведінку запасів); документалістики (для встановлення достовірності досліджуваної інформації, удосконалення документообігу; розрахунково-аналітичні прийоми (при побудові таблиць та проведення розрахунків); узагальнення та реалізація результатів (при формуванні висновків та пропозицій); інформаційних технологій ПЕОМ; та інші методичні прийоми.

Для обробки документів на сучасному етапі організації обчислювального процесу бухгалтера використовують базу даних (СУБД). Найпоширенішими в них є: СУБД Paradox, СУБД MS Access; СУБД MS Fox Pro; Табличний процесор MS Excel; програма 1С - бухгалтерія.

Організація автоматизованого складського обліку дозволить розв’язати наступні завдання обліку:

- контроль за виконанням договірних зобов’язань за кожним постачальником;

- відхилення фактичних матеріально-виробничих запасів від нормативних;

- спостереження за рухом матеріально-виробничих запасів за місцями зберігання і споживання.

Комп’ютеризація обліку виробничих запасів дозволить вирішити проблему аналітичного обліку. Якщо при застосуванні паперових форм обліку збільшення рівнів деталізації аналітичного обліку та переліку об’єктів аналітики вимагає збільшення кількості облікових працівників, то при застосуванні комп’ютерної техніки можна ефективно вести аналітичний облік з будь-яким рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об’єктів. Реєстрація операцій в хронологічному і системному порядку в розрізі синтетичних та аналітичних рахунків, яка раніше здійснювалась окремо, поєднується в одному робочому процесі. При цьому контроль за тотожністю даних аналітичного та синтетичного обліку забезпечується автоматично. При паперових формах обліку операції накопичення даних в облікових реєстрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими реєстрами потребують великих затрат живої праці та завжди пов’язані з помилками. При застосуванні комп’ютерів ці операції виконуються без участі людини. Все це дозволить зменшити обсяг роботи бухгалтерів підприємств, що в свою чергу дозволить зменшити помилки та розбіжності між фінансовим та податковим обліками, а також зменшити затрати на ведення обліку на підприємствах.

Крім того, удосконалення бухгалтерського обліку виробничих запасів нерозривно пов’язане з вирішенням таких проблем, як:

- обґрунтування понятійного апарату щодо визначення поняття "виробничі запаси";

- визначення і використання облікової інформації для цілей оперативного управління і контролю;

- удосконалення методів оцінювання;

- організація поточного контролю за наявністю та рухом виробничих запасів;

- методики ведення бухгалтерського обліку та здійснення контролю виробничих запасів в умовах його автоматизації і комп’ютеризації та розробки і впровадження програмного забезпечення з використанням ЕОМ.

Основними завданнями удосконалення обліку виробничих запасів є:

- уточнення класифікації та методики оцінки виробничих запасів;

- визначення передумови раціональної організації обліку виробничих запасів на підприємствах;

- обґрунтування системи обліку матеріальних витрат на освоєння нової техніки і технології виробництва;

- уточнення об’єктів, суб’єктів та методики внутрішньогосподарського контролю виробничих запасів, критерії і ознаки їх класифікації;

- обґрунтування більш раціональних методів проведення інвентаризації виробничих запасів в умовах автоматизації, використання вимірювальної техніки і комп’ютерної технології.

Але дослідження показують, що оцінка виробничих запасів в умовах ринкової економіки значно ускладнилась. Порівняння різних методів оцінювання виробничих запасів при їх вибутті дає підстави обґрунтувати такі аспекти:

- найменш ризикованим і найпростішим для використання є середньозважений метод оцінки запасів, але при цьому ускладнюється система розрахунків і послаблюється контроль за правильністю списання матеріалів на витрати виробництва;

- самою логічною і обґрунтованою можна вважати оцінку матеріалів методом ФІФО. Це пояснюється тим, що на практиці в більшості випадків доцільніше витрачати спочатку ті запаси, які надійшли раніше (інакше вони можуть просто зіпсуватися, що призведе до фактичних збитків підприємства);

- при відносно стабільній економічній ситуації вибір методу оцінки виробничих запасів при їх вибутті не має особливого значення. Вибір методу суттєво впливає при змінах цін на матеріальні цінності. У всіх випадках, чим швидше виробничі запаси, що надійшли, відпускаються у виробництво, тим меншою буде різниця в їх оцінці при застосуванні того чи іншого способу;

- підприємство повинне будувати свою господарську і облікову політику таким чином, щоб запаси матеріалів на складах підприємства були обґрунтовано мінімальними. В цих умовах можна уникнути особливих складностей, пов’язаних з оцінкою вибуття запасів;

- у всіх випадках недоліки можуть бути в умовах будь якого із способів оцінки запасів.

Таким чином, в умовах нинішньої економічної ситуації, що постійно змінюється необхідно враховувати позитивні і негативні наслідки використання кожного конкретного методу оцінки виробничих запасів, що є важливим показником обґрунтування собівартості продукції та розрахунку виробничих витрат. Аналіз застосування різних методів оцінки запасів показує, що при кожному з них можна одержати різні суми відхилення первинної вартості виробничих запасів при їх надходженні від оцінки, за якою вони списуються на виробництво.