1.3. Економічний механізм формування виробничих запасів

Виробничі запаси займають особливе місце у складі майна і є найбільш важливою та значною частиною активів підприємства. Основним елементом оборотних коштів, що має ретельно плануватися, є запаси підприємства. Було б добре, якби підприємство могло купувати лише ті ресурси, які йому необхідні для поточного споживання, і могло одержувати їх саме в той час, коли вони потрібні. Проте в практичній діяльності підприємства дуже складно забезпечити такий ступінь координації різних його підрозділів, щоб матеріальні ресурси надходили на підприємство в той самий момент, коли вони мають бути включені у виробничий процес, і щоб виробничий цикл було завершено саме тоді, коли готова продукція має бути відправлена замовнику. З цієї причини виникає необхідність у плануванні запасів сировини, матеріалів тощо (виробничих запасів) і запасу готової продукції.

Незважаючи на те, що утримання запасів призводить до виникнення витрат на їх зберігання та відволікає оборотний капітал від продуктивного використання, підприємства вдаються до утримання запасів з таких причин:

- задоволення попиту клієнтів;

- уникнення зупинки виробничих потужностей;

- отримання переваг від знижок при купівлі матеріальних ресурсів;

- страхування проти майбутнього підвищення цін;

- необхідність балансування між витратами на замовлення та зберігання запасів;

- непевність у постачанні;

- невизначеність попиту.

Політика управління запасами може стати знаряддям у конкурентній боротьбі. Управління рівнями запасів необхідне для встановлення довгострокової конкурентної переваги підприємства. Рівні запасів впливають на якість, ціни, надурочний час, здатність реагувати на потреби споживачів та загальну прибутковість підприємства. Мета політики управління запасами - це мінімізація пов'язаних із запасами витрат. У разі, якщо запаси придбані з зовнішніх джерел, такі витрати складаються з витрат на замовлення та витрат на зберігання запасів. На початку діяльності підприємства необхідно визначити (пронормувати) всю величину оборотного капіталу - і того, що становитиме виробничий запас матеріальних ресурсів, і тієї частини, яка має залишатися на банківському рахунку з метою забезпечення можливості здійснення регулярних закупівель, поповнюючи виробничий запас протягом одного операційного циклу. Норматив оборотних коштів вказуватиме на величину необхідного оборотного капіталу, який не має відволікатися від основної діяльності підприємства. Пропорція, в якій оборотний капітал розподіляється між виробничими запасами і залишками грошей на банківському рахунку, залежить від економічної ситуації на ринку, умов постачання ресурсів на підприємстві тощо. Потреба в нормуванні залишків грошей на банківських рахунках виникає і потім, у процесі нормальної звичайної діяльності підприємства у зв'язку з необхідністю з певною періодичністю здійснювати закупівлю матеріальних ресурсів, своєчасно сплачувати заробітну плату, перераховувати податкові платежі тощо.

Методологічні основи формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси і розкриття її у фінансовій звітності регламентуються Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 «Запаси» [74].

Відповідно до зазначеного Положення під запасами розуміють активи, які:

• утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності;

• знаходяться в процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва;

• утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, а також управління підприємством.

Запаси визнаються активом, якщо існує вірогідність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов'язані з їх використанням, і їх вартість може бути достовірно визначена.

Одиницею бухгалтерського обліку запасів є їх назва або однорідна група (вид). Тому в подальшій класифікації групи запасів поділяються на підгрупи, а всередині них - на види, сорти, марки, типорозміри тощо. Класифікація запасів оформляється розробкою номенклатури-цінника, тобто систематизованим переліком матеріалів, що використовується підприємством, у якому кожному найменуванню, розміру і сорту присвоюється номенклатурний номер (шифр), а також вказуються одиниця виміру і ціна. У подальшому номенклатурний номер запасів вказується в усіх документах, якими оформляється їх рух, що запобігає випадкам пересортиці (тобто помилковому оприбуткуванню або списанню замість одних матеріалів іншими), а також є обов'язковою умовою при автоматизованій обробці інформації по обліку наявності, надходження і витрачання запасів. У цьому разі номенклатурний номер використовується як ознака (код), за яким можна визначити номер синтетичного рахунка, субрахунка, групу, найменування запасу, його сорт і розмір.

Мінімізація витрат на зберігання запасів сприяє замовленню малих партій, тим часом як мінімізація витрат на замовлення сприяє замовленню партій більших обсягів. Необхідність збалансування цих двох наборів витрат з метою мінімізувати сукупні витрати на зберігання та замовлення є однією з причин, чому підприємства зберігають запаси в умовах визначеного попиту на продукцію. Невизначеність попиту є іншою причиною зберігання запасів. Навіть якщо витрати на замовлення були б незначними, підприємства зберігали б запаси через витрати дефіциту. Якщо попит на продукцію більший, ніж очікувалося, то запаси можуть слугувати буфером, надаючи підприємствам можливість виконувати замовлення в строк з метою задоволення потреб клієнтів. Крім того, зберігають запаси і через невизначеність у постачанні (запізненні поставок, зриви тощо). Більші за оптимальні запаси можуть зберігатися у зв'язку з можливістю отримання знижок на матеріальні ресурси або уникнення підвищення цін.

В основу формування ефективної політики управління запасами має бути покладений принцип забезпечення мінімальних (оптимальних) "витрат на запаси", що призводить до вивільнення певної величини коштів підприємства з можливістю альтернативного їх використання і, як наслідок, зростання фінансових результатів і підвищення рівня конкурентоспроможності підприємства. Таким чином загальний ефект від вивільнення капіталу можна оцінити як сума альтернативної вигоди й економії витрат на зберігання запасів.

Кожне конкретне підприємство, керуючись науковими принципами ефективної політики управління запасами, планує обсяг своїх запасів, виходячи із власних традицій постачання матеріальних ресурсів, договорів з постачальниками, потреб та вимог споживачів продукції тощо.

Підрозділ логістики має визначити величину партій сировини і матеріалів, а виробничий відділ - обсяги одночасно виробленої продукції (величину партії готової продукції). Запаси є свого роду буферами між закупівлею і власне виробництвом (виробничі запаси), між виробництвом і реалізацією - запаси готової продукції. Основною функцією управління виробничим процесом є забезпечення наявності готової продукції до того моменту, коли вона повинна бути поставлена замовнику.

Процедура планування потреби підприємства в оборотних коштах є індивідуальною для кожного суб'єкта господарювання. Будь-яке підприємство проводить політику управління запасами, базуючись на певній моделі управління запасами.

Науковій економічній думці відомі такі моделі управління запасами, як традиційна модель, система управління запасами "саме вчасно" та модель управління запасами на базі використання теорії обмежень. Слід творчо і виважено підходити до вибору моделей управління запасами для конкретного підприємства, виходячи з особливостей організації управління і технологічного процесу на підприємстві. Проте більшість підприємств використовують традиційний підхід (традиційну модель), враховуючи конкретну економічну ситуацію в країні, на ринку та практику господарювання попередніх періодів.

За умов традиційного підходу в процесі нормування оборотних коштів у запасах розраховують норму і норматив.

Норма обчислюється за кожним елементом нормованих оборотних коштів і вимірюється у днях, відсотках від обсягу продукції або інших величинах. Це залежить від того, норму яких елементів оборотних коштів визначають.

Норматив розраховується у вартісному вираженні й відображає вартість оптимальної кількості запасів, які мають бути на підприємстві. Величина нормативу оборотних коштів вказує на суму оборотного капіталу підприємства, яка відволікається з обороту на створення запасів.

Для визначення норми виробничих запасів (сировини, матеріалів тощо) розраховують норму транспортного, підготовчого, поточного, підготовчого і страхового запасів.