Глава II. Совершенствование организации эффективной деятельности секретаря-машинистки первой категории оао «Учалинский гок» Энергоцех

2.1. Анализ и оценка деятельности секретаря-машинистки первой категории оао «Учалинский гок» Энергоцех

Эффективность работы секретаря-машинистки 1 категории характеризуется результататом его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда. Эффективность труда секретаря-машинистки 1 категории во многом зависит от знаний, навыков, и его способностей 68. Многие специалисты пытались сформулировать перечень необходимых черт характера и качеств личности секретаря-машинистки. Например О. Энговатова в книге «500 советах секретарю» утверждает, что квалифицированному секретарю-машинистке необходим минимальный набор умений, сюда входят знания иностранного языка, владение компьютером, и знания основ делопроизводства. Но необходимо только при устройстве на работу секретаря-машинистки. А для того, чтобы остаться на этом рабочем месте или успешно продвинуться по карьерной лестнице необходимо:

Во-первых, работодатель учитывает психологические особенности работника, ведь секретарь – машинистка – это помощник руководителя, его лицо и лицо всего структурного подразделения. Ведь первый сотрудник структурного подразделения, с которым контактирует посетитель, – секретарь-машинистка, и от того, как секретарь-машинистка встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и об организации в целом. Посетители уносят за собой, то впечатление, которое произвел сам секретарь-машинистка. Если вы произвели плохое впечатление на одного человека, то этот негатив об организации возникнет у нескольких человек.

Секретарь-машинистка сталкивается в течение всего дня с разными людьми, и кто-то приходит с позитивным настроением, а кто-то приносит негатив, от которого нужно всегда устоять и не падать духом. Зрелость и выдержка – это качество присуще только профессионалам, тем более в профессии секретаря-машинистки.

Следующее качество, которым должен обладать секретарь-машинистка, это умение вникать в любую суть дела, причем быстро. Также секретарь-машинистка должна обладать способностью самообучения, расширять свой кругозор, иметь коммуникабельный характер, который необходим для общения с посетителями и сотрудниками, к которым нужен каждому свой подход. Качества артистизма и чувство юмор, поможет секретарю-машинистке создать хорошую атмосферу на работе. При выборе кандидатуры секретаря-машинистки многие руководители обращают внимания на семейное благополучие, моральную устойчивость, состояние здоровья (вредные привычки). Так как секретарь-машинистка является правой рукой руководителя, то на нее возлагается запоминать и передавать ту информацию для своего начальника, которую он сможет заметить в коллективе. Тем самым она создает микроклимат, который образуется между сотрудниками, и такие качество, как злословие, склочничество, доносительство, интриганство должны отсутствовать в ней. Только деловые отношения, только выполнение своих должностных обязанностей, никакой предвзятости. Всем известно, что секретарь-машинистка имеет особенное положение в организации, и может возникнуть соблазн поднять свой престиж за счет конфиденциальной информацией, которой она обладает. Профессионал своего дела никогда не будет самоутверждаться за счет коллектива, выяснять какие-то вопросы, которые не входят в ее компетенцию, превышать свои полномочия. Секретарь-машинистка должна обладать хорошей памятью, дипломатичностью, сообразительностью и дисциплинированностью. Ей приходиться быстро и правильно запоминать информацию, знать всех сотрудников и основных и важных клиентов по имени отчеству. Секретарь-машинистка должна всегда хорошо выглядеть и иметь позитивное настроение. Быть всегда эмоционально уравновешенной, и держать язык за зубами, эти качества, которые ценит руководитель. Работая с руководителем в одной команде, необходимо понимать его с полуслова, не задавать много лишних вопросов, особенно в присутствии посторонних 69. Секретарь-машинистка в современном мире должна обладать качествами осведомленности, пунктуальности и организованности 70.

Умение держать себя в руках, а язык за зубами очень ценится руководителями. Работая с шефом в одной команде, нужно научиться читать между строк, не задавать лишних вопросов, особенно в присутствии посторонних69. По мнению М. Домниковой и Е. Приваловой современный секретарь должен обладать такими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность70.

Дж. Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональных секретарей роли секретаря как «координационного центра» любой организации, выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам71:

Деловые качества:

1. Профессиональные навыки секретарской работы

Высокая квалификация в области стенографии, машинописи, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи

2. Опыт организаторской работы

Высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов

3. Эффективность, надежность, ответственность

Готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся операций. Умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение

4. Самостоятельность, инициатива

Инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения

5. Тактичность, дипломатичность

Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях

6. Пунктуальность

Для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний

7. Лояльность, преданность работе

Это основные качества для создания идеальных отношений с руководителем

8. Предвидение

Умение предупредить желания своего руководителя экономит время и в значительной мере освобождает его от необходимости детально планировать свою работу

Личные качества

1. Внешний вид

Опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки

2. Особенности характера

Любезность и внимание, как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора

3. Отзывчивость, умение адаптироваться

Готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок

4. Интересы

Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя

5. Вежливость

Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.

Для того чтобы определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной, может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации.

1 этап

Описание должности, в том числе рабочего места - всесторонняя информация о требованиях, нагрузках и содержании работы72.

Общая характеристика	Цель работы Основные задачи (6-7), Функции и обязанности. Технологии выполнения.
Показатели ответственности:	Материальная Финансовая За результаты работы За сотрудников
Условия труда	Эргономические (температура, освещенность, вредные воздействия) Экономические Социальные

Анализ должности секретаря-машинистки позволяет сформулировать требования, предъявляемые содержанием работы к следующим параметрам: состояние здоровья (острота знания, слух, мышечная нагрузка и т.д.), знания, опыт, навыки.

2 этап

Описание характера работы, т.е. фиксация данных о типе выполняемых операций, формах организации труда.

Тип совместной деятельности	совместно-взаимодействующий совместно-последовательный совместно творческий совместно-индивидуальный
Тип выполняемых операций	творческие логические технические
Форма организации труда совмещение профессий	совмещение функций индивидуальная коллективная

Анализ характера работы секретаря-машинистки позволяет сформировать требования, предъявляемые характером работы к следующим параметрам: тип личности, черты характера, способности.

Описание параметров, которыми должна обладать личность для успешного выполнения работы, закрепляется в личностной спецификации.

3 этап

Составление профессиограммы – портрета «идеального» сотрудника на должность секретаря конкретной организации.

Профессиограмма – ранговый перечень профессионально-значимых и личностных качеств человека, необходимых для эффективной работы на рабочем месте (в должности). При приеме секретаря на работу целесообразно определить степень его соответствия «эталону» секретаря организации, закрепленному в профессиограмме7374 (табл.).

Таблица. Профессиограмма секретаря-референта

Наименование профессии	секретарь-референт
Доминирующий способ мышления	адаптация – анализ
Область базовых знаний № 1и их уровень	Делопроизводство и архивоведение, уровень 3, высокий (теоретический)
Область базовых знаний №2 и их уровень	Канцелярская работа с использованием оргтехники, уровень 2, средний (практическое использование знаний)
Профессиональная область	социальная (общественная) сфера
Межличностное взаимодействие	частое по типу «лицом к лицу»
Доминирующий интерес	конвенциональный
Дополнительный интерес	социальный
Условия работы	в помещении, сидячий

В результате из вышесказанного получается, что существует множество точек зрения, предъявляемых требований к секретарю-машинистке, на все эти требования рекомендательный характер, то есть общий. Деловые и личностные качества, перечисленные выше, не даются секретарю-машинистке в готовом виде, для этого нужно из-за дня в день стараться над собой, настойчиво и ответственно подготавливаться к работе на эту должность.

Все требования и специфика рабочего места предъявляемая секретарю-машинистке, нами был произведен анализ деятельности секретаря-машинистки первой категории Энергоцеха ОАО «Учалинский ГОК», при помощи опросов, личных бесед, наблюдений, а также при изучении нормативных документов организации.

Основные функции секретаря-машинистки первой категории Энергоцеха ОАО «Учалинский ГОК» зафиксированы в должностной инструкции.

Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводство – составление номенклатуры дел75.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых в Энергоцехе ОАО «Учалинский ГОК» с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации (участков). В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документа (приказ);

- краткое содержание;

- дата (период), к которому относятся документы дела;

- слова «копии», если дело сформировано из копий документов.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.

По окончании календарного года секретарь в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь-машинистка, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, сканер, факс-модем, и копировальный аппарат 76. Секретарь-машинстка максимально использует имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда. Следует отметить, что секретарь-машинистка имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники. Поэтому они размещаются таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря-машинистки, так как полная ответственность возлагается именно на нее, также как вся аппаратура, находящаяся в этом кабинете.

Рабочее место секретаря-машинистки I категории Энергоцеха организовано с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к её оборудованию и оснащению, что является нужным условием высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня77.

Ячейкой организации трудового процесса является рабочее место секретаря-машинистки I категории. Так как секретарь-машинистка является лицом подразделения, то и его рабочее место является показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря-машинистки Энергоцеха обеспечивает наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, что соответствует требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря-машинистки в приемной размещается рядом с кабинетами начальником и заместителем начальника, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы можно было видеть всех входящих. В помещении находятся лишь те предметы, которые требуются секретарю и иным сотрудникам в процессе работы. Мебель для гостей находится в зале, отлично просматриваемым секретарем-машинисткой, удобна для размещения в помещении. Огромную часть рабочего времени секретарь-машинистка работает сидя, а это утомляет, поэтому он имеет возможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу для письма, работы за компьютером, чтения. Принципиальной является внутренняя организация отделений стола секретаря. Ящики просто, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик приспособлен для вертикального хранения материалов, в других ящиках имеются особые приспособления – для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. На рабочем и в ящиках стола всегда порядок. Секретарь-машинистка I категории Энергоцеха имеет возможность при необходимости говорить со своим управляющим по неотложным делам. Работа начальника и заместителя начальника Энергоцеха отлично согласована с работой их секретаря-машинистки, все трое имеют один план. Длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, очень различны у начальника и его заместителя. Именно поэтому между секретарем-машинисткой и руководителями существует договоренность о времени звонков.

Условно обязанности секретаря-машинистки I категории энергоцеха ОАО «Учалинский ГОК» можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся технические функции по обеспечению управляющего, подготовка заседаний и совещаний, организация приема гостей, подготовка командировок, планирование собственной работы. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на документов компьютере. Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подготовки секретаря-машинистки I категории и отработанную систему документационного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности секретаря-машинистки I категории Энергоцеха ОАО «Учалинский ГОК» показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующие недостатки:

1. В настоящее время информационная сеть устарела, хотя несколько лет назад она была на высоком уровне, а сейчас ее необходимо расширять. Локальная сеть не может связываться со всеми структурными управления, хотя ОАО «Учалинский ГОК» имеет большие масштабы, для этого необходимы дополнительное размножения документов, их необходимо отправить на рассылку, затем обработать полученный результат, весь этот процесс занимает много времени, и за счет подготовки документов, при этом тратиться расходный материал (бумага, ксероксный и компьютерный картридж).

2. Отсутствует база документов. В процессе всей деятельности Энергоцеха, да и всего ОАО «Учалинского ГОК» накопилось множество документов. Закона очень часто переписываются, изменяются, дополняются, и в свою очередь все изменения и дополнения требуются вносить в документы ОАО «Учалинский ГОК». Отсутствие базы документов несет неудобства, при создании новых документов.

Оценив деятельность секретаря-машинистки I категории Энергоцеха ОАО «Учалинский ГОК», по Дж. Харрисону, путем наблюдения, опросов и личной беседы, сделаны следующие выводы: Профессиональные навыки и самоорганизация находятся на высоком уровне, так как опыт работы составляет выше 10 лет, имеет соответствующее высшее образование. Секретарь-машинистка готова к любым задачам, в основном это повторяющиеся операции. Она надежно и эффективно добивается положительных результатов. Секретарь-машинистка может самостоятельно принять какое-либо решения без руководителя, если оно не так важно, при решении серьезных задач секретарь-машинистка советуется с руководителем по телефону, если его нет на месте. Секретарь-машинистка тактично подходит ко всем посетителям, не важно, руководитель это или простой рабочий. Пунктуальность секретаря-машинистки, также на высоком уровне, за все время наблюдений все документы были представлены в срок, организованы встречи, посещены совещания, и не когда не опаздывала на работу и уходила во время. Секретарь-машинистка предана своим руководителям, ведь команда держаться более 10 лет. Секретарь-машинистка всегда опрятно одета, короткая стрижка, деловой стиль одежды, легкий макияж, тонкий аромат духом. Любезно, вежливо и внимательно обращается с посетителями и во время телефонных разговоров. Имеет чувство юмору и может поддержать в трудный момент. Легко переключается с одного вида работы на другой. Если кому-то нужна помощь, всегда поможет и выручит.