2.2. Рекомендации по повышению эффективности работы секретаря-машинистки первой категории оао «Учалинский гок» Энергоцех

Для повышения эффективности работы секретаря-машинистки первой категории ОАО «Учалинский ГОК» необходимо усовершенствовать настоящую должностную инструкцию, регламентирующую ее труд.

Должностная инструкция – документ, который описывает деятельность работников. С одной стороны, ни какая бумага не сможет описать все тонкости работы сотрудника. А если посмотреть с другой стороны, то при отсутствии должностной инструкции, люди будут сами по себе, и никто не кому не будет не чего должен. Так что истина находиться, где-то по середине78.

Должностная инструкция – нормативный документ, где разъясняется порядок взаимоотношений между работником и работодателем, более точно. Хотя в Трудовом кодексе, о должностной инструкции не чего не содержится, но тем не менее она является важным документом в организации. Главная функция должностной инструкции - упорядочение работы кадрового отдела и всего предприятия в целом. Инструкция описывает права и обязанности сотрудников, которые способствуют организации и структурированию всего персонала, при этом каждый сотрудник предприятия четко представлять и знает свои полномочия, возможности и степень ответственности перед организацией. Без должностной инструкции не обойтись и в случае набора новых работников. Для руководителя должностная инструкция является выгодным условием, нежели ее отсутствия. При отсутствии документа, который регламентирует отношения с работниками, работодатель не сможет:

Во-первых, давать обоснованный отказ в приеме на работу, в соответствии с законом;

Во-вторых, дать объективную оценку трудовых способностей нового работника, который принят на испытательный срок;

В-третьих, с умом распределять трудовые обязанности между сотрудниками;

В-четвертых, произвести перевод работников на другие должности, в том числе временно.

Должностную инструкцию можно назвать «гарантом» для руководителя, в том случае, когда произойдет спор между работником и руководителем. При отсутствии должностной инструкции, хотя это не является нарушением трудового законодательства, это может привести к такому решению или действию работодателя, которое вызывает недовольство со стороны работников, и в суде это может быть оспорено, но не в пользу работодателя79.

Процесс написания должностной инструкции не сложный. Для начала необходимо составить перечень задач, который должен выполнять сотрудник, примерно 25-30 должностных обязанностей, затем их пересматривают и сокращают, в результате записывают 10-12 обязанностей.

Составление должностной инструкции не регулируется на законодательном уровне в Российской Федерации. Работодатель самостоятельно может решать вопросы по содержанию, оформлению и корректировки документа80. В результате должностная инструкция может быть как отдельный документ, так и приложение к трудовому договору.

Согласно рекомендациям Роструда81, за основу для разработки должностных инструкций следует принимать квалификационные характеристики, прописанные в Едином квалификационном справочнике должностей. В результате в инструкции должны быть отражены следующие данные: квалификационные требования, функции, обязанности, права и ответственность сотрудника.

Структуру должностной инструкции

Общее положения

Обязанности (функции)

Поощрения

Ответственность

Взаимоотношения и связь по должности