Тема 3. Особенности документирования организационно-правовой и распорядительной деятельности предприятия.

3.1. Назначение и состав организацион­но-правовой документации

3.2. Составление и оформление основных организационно- правовых документов предприятия

3.3. Документы по подготовке совещания и конференции. Правила составления и оформления доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

3.4. Правила составления и оформления протоколов.

3.5. Классификация приказов. Процедура издания приказов, распоряжений и указаний. Особенности составления и оформления.

Чтобы усвоить данную тему, важно учесть, что в процессе управления предприятием возникает необходимость в документах, с помощью которых административные органы осуществляют руководство деятельностью во всех сферах деятельности. При этом одни документы отражают деятельность руководителей на правах единоначалия, другие работу коллегиальных органов.

Важно знать, что по назначению эти документы можно разделить на два вида:

1. организационные, нормативно-правовые (положение, уставы и т. п.);

2. распорядительные (постановления, распоряжения и т. п.);

При рассмотрении этих документов следует обратить особое внимание на требования, предъявляемые ГОСТом к оформлению и составлению документов. Нужно знать характеристику каждого вида документа, его юридическое обоснование, запомнить его реквизиты.

Вопросы для самопроверки

1. Как подразделяются ОРД?

2. Какие документы относятся к организационным?

3. Какие документы относятся к распорядительным?

Тема 4. Правила составления и оформления справочно-информационных документов.

4.1.Составление и оформление служебных, объяснительных и докладных записок.

4.2. Составление и оформление справок и актов

4.3. Виды делового письма.

4.4. Характеристики, назначение и структура делового письма. Язык делового письма. Распространенные фразы и выражения, используемые в деловых письмах.

4.5. Особенности оформления деловых писем с зарубежными партнерами и передаваемых по электронной почте

Чтобы разобраться в этой теме, следует знать, что справочно-информационная документация - наиболее массовый вид управленческой документации. Умение составлять их необходимо всем работникам управленческого аппарата. При рассмотрении этих документов следует обратить особое внимание на требования, предъявляемые ГОСТ к оформлению и составлению документов. Нужно знать характеристику любого справочно-информационного документа, запомнить его реквизиты, усвоить правила их написания.

Для того чтобы правильно писать деловые письма, необходимо овладеть четырьмя правилами:

1. они не должны быть чересчур длинными;

2. должны быть четкими и ясными;

3. отсутствие многосложных слов;

4. письма должны быть лаконичными

Вопросы для самопроверки

1. Какие документы относятся к справочно- информационным?

2. Как строится протокол? Что содержится в каждой его части?

3. Чет отличаются краткие протоколы от полных?

4. Для чего нужны выписки из протоколов?

5. Какой характер по содержанию могут носить телеграммы? Каковы правила составления телеграмм?

6. В чем отличие телеграммы от телефонограммы?

7. В чем сущность корреспонденции? Какие существуют виды корреспонденции?

8. В чем назначение инициативных писем, сопроводительных, рекламных, гарантийных?

9. Как составляются и оформляются служебные письма?