2.1. Вимоги до підготовки акту

АКТ – офіційний документ, складений для підтвердження встановлених фактів

В деяких випадках акт складається однією або декількома посадовими особами і не тільки фіксує установлені факти, але й вміщує висновки, рекомендації, пропозиції. У цих актах зазначаються документи, які визначають повноваження осіб, які складали акт.

В акт включаються тільки ті факти, які встановлення особами, які його підписали.

Акт звичайно складають у трьох примірниках. Перший з них скеровують до вищої організації, другий – керівнику організації, третій – підшивають до справи.

Акт звичайно оформлюють на бланку.

Він містить наступні реквізити:

• назва відомства чи організації;

• назва виду документа;

• дата;

• індекс;

• місце складання;

• гриф затвердження;

• заголовок до тексту;

• підстава;

• склад комісії;

• присутні;

• текст;

• відомість про кількість примірників акту, їх місцезнаходження;

• перелік додатків;

• підписи членів комісії і присутніх.

Текст акта складається з вступної та констатуючої частини.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта і особи, які склали акт та були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника установи або підрозділу, на основі розпорядчого документа.

В констатуючій частині акта викладаються сутність, характер, методи та строки проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки та пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці.

В кінці тексту розміщуються дані про кількість ідентичних екземплярів акта, місце їх знаходження або адресатах, котрим вони направлені.

Кількість примірників акта визначається нормативними документами або практичною необхідністю.

Акт підписують усі особи, які брали участь в його складанні, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його з зауваженням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акту. Невеликі за змістом зауваження можна привести нижче підписів осіб, які складали акт.

Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються у розпорядчій формі з зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт надасться керівнику, котрий розписується в тому, що він ознайомлений з його змістом.

Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Акти мають велику кількість різновидів залежно від їх призначення: акт ліквідації (суб'єкта), акт перевірки, акт приймання-передавання (при зміні керівництва, передавання матеріальних цінностей та ін.), акт інвентаризації, акт проведення випробувань, акт дегустації, акт приймання завершених об'єктів, акт знищення (наприклад справ) та багато ін.

Акт, як правило, складається комісією. Це може бути постійно діюча комісія або призначена за вказівкою керівництва.

Приступивши до роботи, члени комісії вивчають суть питання, законодавчо-нормативні акти, що його регулюють, а після цього приступають до встановлення фактичного стану справ для відображення його в акті.

В процесі перевірки, як правило, ведуться чорнові записи, що відображають кількісні характеристики.

Акт оформляється на загальному бланку. В ряді типових ситуацій використовуються типові трафаретні форми, в яких визначається зміст та порядок розміщення інформації з даного різновиду акта. Наприклад:

« Акт про результати ревізії кас «

Текст акта поділяється на частини. Вступна частина для всіх актів однакова. В ній вказується: основа для складання акта, особа, яка його склала, та, при необхідності, особи, що були присутні при його складанні. Слово ''Підстава'' починає текст акта та друкується від лівого поля.

Акт може бути складений за вказівкою керівника або суб'єкта на підставі розпорядчого документа (найчастіше наказу). Наприклад:

Підстава: наказ директора приватного « підприємства ''Лебідь'' від 17.08.05 № 09 ''Про « » проходження медичного огляду працівників підприємства ''. f/

Підстава: вказівка директора ЗАТ ''Бриз'' відук

Далі вказується склад комісії: прізвище та ініціали голови, потім прізвища та ініціали членів комісії в алфавітному порядку з переліком посад та назв суб'єктів (якщо члени комісії з інших суб'єктів). Після слів ''Були присутні'', надрукованих з нового рядка з нульового положення табулятора, подаються також в алфавітному порядку посади, ініціали та прізвища присутніх.

В констатуючій частині, яка починається з абзацу, викладаються цілі, завдання та суть проведеної роботи, її результати. Ця частина тексту акта може бути оформлена у вигляді таблиці, що дозволяє при невеликому обсязі забезпечити високий рівень інформативності тексту.

В деяких актах текст може мати третю частину - висновки комісії, пропозиції.

В кінці тексту, при необхідності, подаються відомості про кількість екземплярів та місце їх знаходження. Акт підписує голова та всі члени комісії, посади перед підписами не вказуються.

Як і будь-який документ, перед текстом акт має заголовок. Деякі різновиди актів потребують затвердження. Гриф затвердження оформляється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003. Після затвердження рекомендаційна частина акта набирає розпорядчу силу і є обов'язковою до виконання. Місце та дата складання акта повинні відповідати місцю та даті дії, яка актується.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор об‘єднання

Горбунов О.В.Горбунов

20.05.2003

Виконавчий комітет Кіровоградської ЗРАЗОК

міської ради

Управління видавництв, поліграфії

і книжкової торгівлі

Кіровоградське об‘єднання

книжкової торгівлі “КІРОВОГРАДКНИГА”

А К Т

18.05.2005 № 24

м.Кіровоград

Про перевірку схоронності

документів в об‘єднанні

Підстава: наказ генерального директора від 14.05.2005 № 102 “Про проведення громадського огляду схоронності документів в об‘єднанні”.

Складено комісією:

Голова - заступник генерального директора С.С.Левченко.

Члени комісії: інспектор відділу кадрів Г.К.Іванченко, начальник канцелярії В.М.Павлова, начальник господарського відділу О.Л.Драгун.

У період з 16 по 18 травня 2005 року комісія вивчила організацію і умови зберігання управлінських документів у апараті об‘єднання “Кіровоградкнига”.

У результаті перевірки комісією встановлено:

1. Документи зберігаються у структурних підрозділах.

2. Фактів загибелі, псування або незаконного знищення документів не виявлено.

3. Номенклатура справ щорічно узгоджується з архівним управлінням Кіровоградського міськвиконкому.

Комісія рекомендує виділити і обладнати спеціальне приміщення для архіву об‘єднання.

Складено у 2-х примірниках:

1-й прим. – об‘єднаному архіву управління видавництв, поліграфії і книжкової торгівлі;

2-й прим. – до справи № 1-17.

Голова комісії Левченко С.С.Левченко

Члени комісії: Іванченко Г.К.Іванченко

Павлова В.М.Павлова

Драгун О.Л.Драгун