• Факсограма

Факсограма (телефакс, факс) – копія документа (письмового, графічного), яка отримується на паперовому носієві, передається по каналах факсимільного зв‘язку (за допомогою факсимільної апаратури).

Факсимільний зв‘язок має певні переваги: від дозволяє відправляти та отримувати графічну інформацію (нетекстову), що неможливо здійснити за допомогою телеграфу чи телексного зв‘язку.

Факсограма не може вважатися окремим видом документа, оскільки факсом можна передати будь-який документа на паперовому носієві, проте найчастіше факс використовується для передачі службових листів та різного виду інформаційних повідомлень.

Факсограма при дотриманні установлених процедур має юридичну силу, цим вона відрізняться від ксерокопії, яка потребує спеціального засвідчення.

• Телефонограма

Телефонограма – узагальнююча назва різних за змістом документів, які виділяються у зв‘язку з особливим способом передачі тексту, передається в усній формі по каналах телефонного зв‘язку та записується (друкується) тим, хто одержує документ.

Телефонограми використовуються для оперативної передачі інформаційних повідомлень службового характеру (повідомлення, запрошення та ін.).

Обов‘язковими реквізитами телефонограми є: вихідний реєстраційний номер телефонограми, що відправляється; найменування посади, прізвище, ім‘я, по батькові особи, яка відправляє телефонограму; підпис особи, яка приймає телефонограму; вхідний реєстраційний номер отриманої телефонограми.

У тексті телефонограми не повинно бути більше 50 слів, при цьому не слід вживати складні обороти та слова, які важко промовляти.

Телефонограми складаються в одному примірнику та підписуються керівником чи відповідальним виконавцем. Якщо телефонограма передається кільком адресатам, до неї додається список організацій та установ, до яких її відправляють, та номери телефонів, за якими вона має бути передана.

• Електронне повідомлення

Електронне повідомлення – документ, який передається електронною поштою по системі зв‘язку між ЕОМ, який отримують у вигляді відеограми на екрані монітора (телетекст) чи у вигляді копії на папері, надрукованої на принтері (машинограма).

Кожному абоненту електронної пошти виділяється індивідуальна “поштова скринька” (область пам‘яті ЕОМ), якій присвоюється код користувача. Обмін електронними повідомленнями здійснюється через ці поштові скриньки.

Електронне повідомлення складається з адреси (чи кількох адрес тих, хто отримує повідомлення); заголовка, який містить службову інформацію; тексту. Адреса в системі електронної пошти складається з імені електронної поштової скриньки (яке часто співпадає з реєстраційним іменем користувача) та домену, який описує місце (комп‘ютер, локальну систему), де ця електронна скринька знаходиться. Ім‘я та домен розділяються знаком “@”. Домен, в свою чергу, складається з кількох піддоменів, які розділяються крапками. Останній піддомен – це код країни з двох букв, або організації у межах країни.