2.6. План

План робіт – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників та конкретних виконавців.

Під загальною назвою „план” об`єднається далеко не однакова за призначенням, тематикою, обсягом і практичним значенням інформація, починаючи від плану проведення одного заходу й закінчуючи планами роботи на тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік тощо.

Надзвичайно важливим для цього документа є рубрикація. Тобто, правильний поділ плану на співмірні частини; дотримання однотипного способу викладу всіх пунктів плану; точність і чіткість формулювань.

Плани робіт поділяють на наступні групи:

- перспективні (розраховані на кілька років);

- річні;

- піврічні;

- квартальні;

- місячні;

- тижневі;

- денні.

Плани робіт можуть мати як текстову форму, так і табличну. У практичному користуванні більш зручною вважається таблична форма.

Основними реквізитами плану робіт є: гриф затвердження (плани робіт можуть бути затверджені безпосередньо керівником установи, а можуть затверджуватися розпорядчим документом керівника установи); назва виду документа із зазначенням періоду, на який його складено (наприклад, план роботи головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області на ІІ півріччя 2005 року); назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується (наприклад, план роботи на вересень 2005 року Вєтрова Василя Васильовича, головного спеціаліста управління справами головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області); номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання; відмітка про виконання (даний реквізит є обов’язковим, який проставляється після виконання заходу, що зазначений у плані робіт).

Службові плани робіт підписуються посадовими особами, що відповідають за їх виконання та затверджуються керівником установи; індивідуальні плани робіт підписуються особою, що їх складає та затверджуються безпосереднім керівником (наприклад, план складено головним спеціалістом організаційного відділу – підпис цього спеціаліста, а затвердження керівником організаційного відділу).

2.7. Звіт

Звіт – це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого тощо .

Звіт – це документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, доручення, підготовку або проведення заходів; адресований вищій установі чи посадовій особі .

Звіт - це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи .

На нашу думку звіт – це вид управлінського документа, який містить узагальнену інформацію про результати проведеного аналізу (дослідження) діяльності за яким-небудь напрямком (тематичним чи за визначений проміжок часу).

Якщо розглянути цей вид документа у документаційному аспекті, то можна визначити наступні реквізити, що йому притаманні. До обов`язкових реквізитів звіту можна віднести:

• найменування виду документа;

• назва установи чи структурного підрозділу, що складав звіт;

• текст;

• підписи;

• дата.

Окремі види звітів мають додаткові реквізити, такі як погодження чи затвердження.

Залежно від характеру проведеного дослідження звіти можуть бути як простими, так і складними. Розрізняють також статистичні, текстові та змішані звіти.

Змішана форма звіту – це текс до якого включені статистичні таблиці. Статистичні звіти мають у своєму складі табличні форми, до яких зводять статистичні періодичні дані, що відображають ступінь виконання завдань, доручень за якийсь визначений проміжок часу.

Звіти складаються відповідно до напрямків проведення чи виконання роботи: щомісяця, щокварталу тощо. Вони можуть бути як періодичними, так і разовими чи постійними.

У звіті про цілковите або часткове проведення якоїсь роботи необхідно вказати причини, що сприяли неповному проведенню даної роботи, пропозиції подальшої роботи із зазначенням того, що можна зробити самостійно, а в чому потрібна допомога інших структурних підрозділів. Звіт має інформувати відповідно до ситуації, наскільки досягнуто результату, яка вірогідність того, що відбудеться позитивний результат, чому проблему не вирішено зовсім, які заходи необхідно вжити тощо.

Іноді у звітах, невиконання поставлених завдань, пояснюється недоліками в роботі інших співробітників чи структурних підрозділів. І ось тут, керівник повинен створити такий механізм, який дав би змогу встановлювати справжні причини невиконання завдань, забезпечував би відповідальність конкретних працівників за наслідками їхньої діяльності.

1