2.5. Ділова кореспонденція

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами та установами. На них припадає значна частина вхідної та вихідної документації.

Службовий лист – загальна назва різних за змістом документів, які виділяються у зв‘язку з особливим способом передачі тексту – пересилкою по пошті.

Існує багато видів службових листів:

• інформаційні;

• рекламні;

• запрошення;

• супровідні;

• повідомлення;

• нагадування;

• гарантійні;

• ініціативні;

• відповіді;

• прохання;

• та інші.

Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити в усному спілкуванні - очно чи телефоном.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і події слід висловлювати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно.

Службові листи надсилають аби спонукати адресата до дії, роз’яснити йому щось, переконати в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладення та змістовності тексту.

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата можна зазначати узагальнено.

Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків також зазначають в тексті.

Листи-запрошення - це таки службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах.

Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Починати ці листи можна такими зворотами:

• “Просимо взяти участь у ...”;

• “Запрошуємо ...”;

• “Запрошуємо Вас ...”;

• “Щиро запрошуємо Вас ...”

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.

Супровідні листи – це таки службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий. Тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А4.

Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами:

• “Надсилаємо ...”;

• “Направляємо...”:

• “Відправляємо ...” тощо.

У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, цінних паперів тощо.

Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій та ін. Текст таких листів починається словами, утвореними від слова “підтверджувати”.

Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки та направлення листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.

Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов’язань), проведення заходив і необхідність у наслідок цього вжити відповідних заходив. Тексти таких листів можуть складатись з 1 - 2 речень і починаються словами, утвореними вид дієслова “нагадувати”.

Гарантійні листи - це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось (наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення робочого місця тощо).

Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресата є на фірмовому бланку, необхідно продублювати їх у тексті.

Гарантійні листи підтверджують керівник і головний бухгалтер підприємства (організації, установи).

Ініціативні листи - це службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі, відповідь може бути позитивною чи негативною. У разі негативної відповіді (відмови) дається обґрунтування.

Ініціативні листи можуть направлятися від імені керівника, керівництва чи трудового колективу.

Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповіді на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне із них, незалежно від того, яка відповідь – позитивна чи негативна. Текст таких документів має бути чітким, конкретним, у разі відмови – обґрунтованим.

Рекомендаційні листи – видаються при клопотанні про посаду, влаштуванні на нову відповідальну роботу, подання на здобуття гранту. Такі листи подаються тими, хто добре знає особу, її професійні та людські якості, коло зацікавлень, наукові праці і має певний авторитет та визнання у своїй галузі.

Текст службового листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В останній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії тощо.

Залежно від призначення службового листа та від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різний.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину.

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Починати службові листи можна такими звертаннями:

“Шановний…!”

“Шановний пане…!”

“Шановні панове!” (використовуються, коли імена і прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Продовжують більшість листів такими словами та словосполученнями:

“У зв’язку з…”,

“Відповідно до…”,

“Як відомо, …”,

“Ймовірно…”,

“Прошу…” та інші.

Вживають також дієприслівникові звороти:

”Враховуючи…”,

“Незважаючи на…”,

“Розглянувши зауваження…” та інші.

Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на індекс та дату, вхідного документу), то в тексті документа його повторювати не слід.

Службовий лист оформлюють на бланку для службового листа (перевагу надають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампу адресата). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Реквізити службового листа:

• назва й адреса організації – відправника листа;

• номер листа;

• дата;

• назва й адреса одержувача листа;

• заголовок листа;

• номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді;

• текст;

• перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

• підпис керівника;

• віза виконання.

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить:

• емблему (якщо вона є);

• назву відомства;

• назву структурного підрозділу;

• адресу;

• номер листа;

• телеграфний шифр;

• номер розрахункового рахунку;

• трафаретизовані частини тексту.

• Телекс

Телекс – загальна назва різних за змістом документів, які виділяються у зв‘язку з особливим способом передачі – по абонентській телексній мережі. Інакше кажучи, телекс – це телеграма, яка посилається по телетайпу (телепринту) – апарату, який використовується для телеграфного зв‘язку.

Телефонний зв‘язок є абонентським, тому в ньому відсутні категорії та види текстів, як в телеграмах. Телекси відрізняються від телеграм використанням пунктуації – крапок, ком, різних видів шрифтів.

Телекс передається латинським шрифтом, для запису українських літер використовується таблиця кодів.

Обов‘язковими реквізитами телексу є: адресат; підпис; номер; найменування та адреса відправника. Вимоги до оформлення тексту аналогічні вимогам до оформлення та написання телеграм. Відрізняється телекс від телеграми змістом службового заголовка, де вказується інформація про адресат та відправника, а також час передачі повідомлення.

Значну частину службового заголовка телексу посідає автовідповідь, яка являє собою закодоване повідомлення, яке містить:

• маршрутний номер станції, який складається із набору цифр та букв;

• індивідуальний номер абонента;

• скорочену назву організації;

• скорочену назву країни.

Автовідповідь може складатися з двох розділів:

Автовідповідь абонента, що передає, і автовідповідь абонента, який приймає.

Друга частина службового заголовка може включати інші компоненти в залежності від практики, яка прийнята в тій чи іншій організації, країні.

Текст телексу викладається коротко та може починатися зі звертання. Використання комбінацій із цифр та літер допускається лише у заводських, торгівельних знаках та марках; нумерації будинків, квартир, вихідних номерах військових частин, пошти, номерах вагонів та інше.

Текст телексу не повинен починатися та закінчуватися цифрами, оскільки на початку тексту-відповіді зазначається індекс документа, на який дається відповідь, а в кінці тексту зазначається його вихідний номер.

У тексті телексу не використовуються складні, багатослівні речення, які характерні для ділових листів; вибираються найбільш короткі слова, увага надається нейтральній та конкретній діловій лексиці.

Останнє повідомлення телексу закінчується знаком “++”. Знак “+?” у кінці телексу означає очікування відповіді чи нового повідомлення – виключає необхідність набирати номер повторно.