5.Функція «планування»:

Планування-це раціональне визначення того як людина збирається досягти поставлених перед собою цілей.

Планування робочого дня методом «Альпи»:передбачає щоденного плану у 5 етапів:

1.Складання завдань:

*задачі місячного і тижневого планів;

*задачі невиконані у попередній день;

*додаткові справи;

*задачі теміни виконання яких минають завтра;

2.Оцінка тривалості:

*навпроти кожної задачі проставляють час на її виконання і загальний час на виконання всього плану.

3.Резервування часу:

* з урахуванням правила «60 на 40» - це коли планом повинно бути охоплено не більше 60% робочого часу.

4. Прийняття рішень,щодо пріоритетів скорочень і передоручень:

*для цього необхідно:

-чітко встановлені пріоритети для задач дня;

-ретельно перевірити складений план витрат часу і скоротити його до мінімуму необхідного;

-розглянути кожну задачу,щодо можливості її передоручення.

5.Контроль і перенесення незробленого:

*перевагами письмового оформлення планів є:

-розвантаження памяті ;

-вища мотивація;

-велика концентрація на намічених задачах;

-можливість контролю результатів;

-підвищена чіткість задач.

6.Функція см «прийняття рішень»:

Процес ухвалення рішення відбувається в такій послідовності:

*чітко формулювання рішення стосовно обраної теми;

*визначається мета ухвалення рішення;

*визначаються наявні засоби;

*прораховуються імовірні втрати;

Прийоми встановлення пріоритетів в процесі прийняття рішень:

1.»Правило Паретто» 80на 20;

2.Аналіз АБВ: Найважливіші задачі А складають 15% від усієї кількості задач,а їх внесок удосягнення мети=65%. Важливі задачі Б скл.20% їх загальног числа і забез.20% у досягнення мети. Несуттєві задачі В кількісно складають 65% загального числа задач,а їх частка у вирішенні проблеми менше 15 %.

3.Прискорений аналіз задач за правилом Ейзенхауера:

*термінові і важливі справи виконувати особисто і негайно;

*термінові і менш важливі передоручити підлеглим;

*менш термінові і важливі можуть почекати;

*менш термінові і менш важливі аідкладають у «кошик для паперів».

7.Функція см «організація і реалізація»:

Робочий день, як правило, складається з трьох нерівнозначних частин, що мають свою специфіку: початок робочого дня, основна частина робочого дня, завершення робочого дня. Ефективна організація робочого дня означає, що людина підкоряє собі свою роботу і свій час і не допускає, щоб було навпаки.

Початок робочого дня. Робочий день необхідно починати з позитивним настроєм. Рекомендується починати роботу по можливості в один і той же час. І починати її з повторного огляду плану роботи, щоб скласти реальний план на майбутній день. Обов'язково треба погодити плани спільної роботи зі співробітниками і секретарем.

Хто все приймає так, як прийдеться, той не працює, а підкоряється роботі.

Починати з задач категорії "А" (у вхідній пошті рідко йдеться про справи, що мають вищий пріоритет).

До роботи приступати не гаючи часу - соціальні контакти (обговорення новин і подій) краще перенести на післяобідній час.

Ранком займатися складними і важливими справами - це гарантія того, що наприкінці дня принаймні найважливіші справи будуть зроблені чи хоча б початі.

Основна частина робочого дня. Основний робочий час повинен бути організованим з урахуванням зміни психологічної готовності і зміни індивідуального графіка працездатності. Працювати варто антициклічно - важливі задачі виконувати в першій половині дня.

Доцільно переглянути раніше встановлені терміни, що іноді приймаються беззастережно, і по можливості пристосувати встановлені напередодні терміни до сьогоднішнього плану й інтересів. Треба всіляко уникати дій і рішень, що викликають багаторазові переноси термінів, - прагнення займатися все новими і новими справами і проблемами призводить до ламання складеного плану і всього розпорядку дня.

Рішуче відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми - відволікання на обставини, які здаються терміновими, призводить до забування на якийсь час запланованих важливих задач. Оцінювати виникаючі несподівані проблеми рекомендується за допомогою наступних критеріїв:

- які втрати прийнятні, якщо відкласти рішення виниклої проблеми чи взагалі її не вирішувати?

- чи необхідна особиста участь у рішенні виниклої проблеми чи задачі?

- чи можна передоручити рішення проблеми, і якщо так, то кому?

Уникати імпульсивних незапланованих дій. Якщо виникла ідея чи отримана цікава інформація - зробити потрібні позначки і продовжувати працювати за планом.